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Las grandes compras de tecnología pueden provocar fatiga en la toma de decisiones. Es un hecho básico en la vida de las TI y se aplica tanto a los servidores como a las plataformas de software como servicio (SaaS) o a las soluciones de conferencia que impulsan las interacciones más importantes de una empresa. Al seleccionar opciones de videoconferencia, la primera elección importante probablemente se reducirá a una de dos opciones:
Las soluciones no integradas no necesitan conectarse con salas de reuniones específicas y suelen requerir menos piezas móviles que una configuración integrada. Como resultado, suelen costar menos que las soluciones integradas.
Una configuración "no integrada" puede abarcar un amplio número de espacios de comunicación potenciales. Una startup con un presupuesto limitado que dedique una sala mediana a conferencias y la equipe con un dispositivo de conferencias todo en uno funciona en un espacio no integrado. Lo mismo puede decirse de una empresa que utilice herramientas no integradas para convertir oficinas auxiliares en espacios híbridos o salas de reuniones temporales o permanentes.
Al ser más ligeras, las soluciones de videoconferencia no integradas también son ideales para empresas con necesidades de instalaciones cambiantes en el día a día. Un dispositivo de videoconferencia USB todo en uno VB1 o VB-S conectado a un monitor en un carro rodante lleva audio y vídeo de primera calidad a cualquier sala. Esta es una de las formas de desplegar los dispositivos de la videobarra, que ofrece opciones de despliegue versátiles (como accesorio permanente o como solución móvil), una de las razones por las que la barra de conferencias destaca en espacios tan diversos.
En general, estos factores hacen que las soluciones de conferencia no integradas sean ideales para pequeñas y medianas empresas con presupuestos limitados, así como para aquellas que necesiten una comunicación a nivel de conferencia en varios espacios sin hardware dedicado en cada uno de ellos. Por su parte, un diseño BYOM garantiza que más usuarios puedan conectarse y participar desde los dispositivos que ya utilizan (y desde la plataforma de reuniones de su empresa). De este modo, las empresas que ya disponen de hardware pueden aumentar sus capacidades de comunicación sin gastar más de la cuenta.
Una sala de reuniones totalmente integrada se adapta a las necesidades de la empresa y a los requisitos técnicos del espacio físico. También permite a las empresas tener más en cuenta la estética del espacio, ya que el hardware se integra teniendo en cuenta las cualidades y el diseño exclusivos de la sala. Al estar integrados en el hardware, las empresas pueden tener un mayor control de un espacio con necesidades de conferencia específicas.
Mientras que una sala no integrada puede consistir en poco más que un centro de conferencias, una pantalla de vídeo y una cámara, las herramientas de conferencia integradas pueden consistir en:
Se instalan de forma permanente en las salas y, al igual que las soluciones no integradas como VB1 y VB-S, permiten una mejor colaboración gracias a una comunicación más natural. Un menor número de dispositivos en paredes o mesas da a los usuarios la libertad de centrarse en el trabajo, la flexibilidad de sentarse o estar de pie en cualquier lugar de la sala y la confianza de que oirán y serán oídos con claridad. Dicho de un modo más sencillo: existen soluciones de conferencia integradas para espacios de comunicación dedicados, que destacan por ofrecer ventajas estéticas y funcionales a través de numerosas herramientas integradas.
Más allá del presupuesto, hay preguntas que todos los responsables empresariales y de TI deberían plantearse antes de realizar una compra importante de tecnología de conferencias. Como mínimo, explorar estas respuestas proporcionará una perspectiva más completa de los espacios de trabajo y las tecnologías necesarias para sacarles el máximo partido.
¿Cómo utilizará la gente el espacio? Parece obvio, pero sea lo más concreto posible. Cuanto más sepa ahora, mejor preparado estará para tomar decisiones cuando llegue el momento. Las distintas salas tienen funciones diferentes, y la zona en la que se reúnen las personas requerirá un planteamiento diferente al de la sala de juntas de una C-suite.
¿En cuántos medios tendrán que comunicarse los empleados? ¿Qué plataforma se utilizará? Si pensamos en una sala de juntas de la C-suite, hay que considerar todas las herramientas de comunicación y las distintas plataformas que los ejecutivos y sus colaboradores pueden preferir utilizar en sus reuniones: VoIP, red telefónica pública conmutada (RTPC), etc. Saber lo que el sistema necesitará para interactuar con éxito es un importante punto de orientación en la decisión de compra.
¿Hay espacio para mezclar y combinar? Dado que los distintos equipos y espacios tienen necesidades de comunicación diferentes, puede merecer la pena plantearse un enfoque híbrido: Herramientas de conferencia dedicadas e integradas para los espacios que lo necesiten, con alternativas no integradas utilizadas en salas con fines de configuración más flexibles.
¿Cómo serán las necesidades futuras? Es imposible anticiparse con una precisión del 100%, pero alinear cualquier necesidad futura prevista con una hoja de ruta tecnológica puede ser útil para profundizar en las herramientas que pueden ayudar ahora y en el futuro, una consideración que influye en todo, desde la presupuestación básica hasta el valor que la solución proporcionará dentro de unos años.
Siguiendo esta línea de pensamiento, puede que merezca la pena ponerse en contacto con un distribuidor o consultor para que le ayude a comprender mejor las necesidades de la empresa y las herramientas disponibles para satisfacerlas.
Como se mencionó anteriormente, analizar la decisión de adquirir tecnologías para videoconferencias es muy importante, y requiere que los encargados de TI tomen una serie de decisiones sobre los espacios designados, las funciones específicas que necesitan los equipos y las herramientas definitivas necesarias para abordar ambos.
Empiece por decidir si la empresa necesita un sistema integrado o un sistema no integrado. A partir de ahí, haga un inventario de las necesidades, los resultados esperados y los beneficios secundarios positivos que la empresa necesita potenciar. Una toma de decisiones minuciosa es especialmente gratificante en campos como las TI, donde una información fiable y precisa se traduce en un mejor retorno de la inversión y flexibilidad tecnológica en el futuro.
Las soluciones de conferencia de hoy en día deben hacer uso de una variedad de espacios únicos, cada uno con sus propias necesidades de sonido y tecnología de audio.
