Las grandes compras de tecnología pueden provocar fatiga ante grandes decisiones. Es un hecho fundamental en la vida de TI, aplicable tanto a servidores, plataformas de software como servicio (SaaS) como a las soluciones de conferencia que impulsan las interacciones más importantes de una empresa. Al seleccionar opciones de videoconferencia, la primera decisión importante probablemente se reduzca a una de estas dos opciones:
- Soluciones de videoconferencia integradas , que permiten un nivel más profundo de personalización y diseño específico al integrarse con la sala en la que se utilizan.
- Soluciones no integradas , que suelen funcionar de inmediato, con poca o ninguna necesidad de modificar el espacio circundante. Una solución no integrada competente también se integra con múltiples tipos de hardware de consumo y las soluciones que se ejecutan en ellos. Conocida como "Trae tu propia reunión" (BYOM), esta solución permite a los equipos sincronizarse y ser vistos y escuchados sin importar la combinación de dispositivos que utilicen.
Videoconferencia no integrada: sencilla y rápida
Las soluciones no integradas no necesitan conectarse a salas de reuniones específicas y suelen requerir menos componentes que una configuración integrada. Por lo tanto, suelen ser más económicas que una solución integrada.
Una configuración "no integrada" puede abarcar una amplia gama de posibles espacios de comunicación. Una startup con un presupuesto limitado que dedica una sala mediana a conferencias y la equipa con un dispositivo de conferencias todo en uno trabaja en un espacio no integrado. Lo mismo ocurre con una empresa que utiliza herramientas no integradas para convertir oficinas secundarias en espacios híbridos o salas de reuniones temporales o permanentes .
Debido a que son más livianas, las soluciones de videoconferencia no integradas también son ideales para empresas con necesidades de instalaciones cambiantes día a día. VB1 El dispositivo de conferencias USB todo en uno VB-S, conectado a un monitor sobre un carrito, ofrece audio y video de alta calidad en cualquier sala. Esta es una forma de implementar las barras de video, que ofrecen opciones versátiles (como dispositivo fijo o solución móvil), una de las razones por las que la barra de conferencias destaca en una amplia variedad de espacios.
En general, estos factores hacen que las soluciones de conferencias no integradas sean ideales para pequeñas y medianas empresas con presupuestos limitados, así como para aquellas que necesitan comunicación a nivel de conferencia en múltiples espacios sin hardware dedicado en cada uno. Por otro lado, una mentalidad de diseño que facilita el uso de dispositivos personales (BYOM) garantiza que más usuarios puedan conectarse e interactuar desde los dispositivos que ya utilizan (y la plataforma de reuniones preferida de su empresa). Esto ofrece una solución integral para conferencias más completas y de mayor calidad, y permite a las empresas con hardware existente ampliar sus capacidades de comunicación sin gastar de más.
Videoconferencia integrada: diseñada específicamente y potente
Una sala de reuniones totalmente integrada se diseña según las necesidades de la empresa y los requisitos técnicos del espacio físico. Además, permite a las empresas integrar mejor la estética del espacio, ya que el hardware se adapta a las características únicas de la sala y a su diseño. Al estar integrado en el hardware, las empresas pueden tener un control más preciso sobre un espacio con necesidades específicas para conferencias.
Mientras que una sala no integrada puede consistir en poco más que un centro de conferencias, una pantalla de video y una cámara, las herramientas de conferencia integradas pueden consistir en:
- Una solución de audio de techo integrada , que utiliza una tecnología superior de cancelación de eco que combina Bose Professional altavoces, micrófono Sennheiser TeamConnect Techo 2, ControlSpace Procesador EX-440C y un PowerSpace Amplificador P2600A para maximizar la calidad del audio y permitir que todos en la sala (o en un entorno remoto) se comuniquen libremente y con claridad.
- Un altavoz principal y altavoces satélite , que se colocan para adaptarse al entorno acústico natural de la sala y garantizar un excelente sonido sin importar cómo se distribuyan los equipos.
- Procesadores y amplificadores de señales, que admiten la comunicación mediante VoIP y PTSN e interfaz con micrófonos de escritorio.
Estos se instalan de forma permanente en las habitaciones y, al igual que ocurre con las soluciones no integradas como la VB1 y VB-S, permiten una mejor colaboración mediante una comunicación más natural. Menos dispositivos en paredes o mesas ofrecen a las personas la libertad de concentrarse en el trabajo, la flexibilidad de sentarse o estar de pie en cualquier lugar de la sala y la confianza de que escucharán y serán escuchados con claridad. En resumen: existen soluciones de conferencias integradas para espacios de comunicación dedicados y destacan por ofrecer ventajas estéticas y funcionales gracias a sus numerosas herramientas integradas.
Considerar necesidades tecnológicas específicas
Más allá del presupuesto, hay preguntas que toda empresa y gerente de TI debería plantearse antes de adquirir una importante tecnología de conferencias. Como mínimo, explorar estas respuestas proporcionará una perspectiva más completa de los espacios de trabajo y las tecnologías necesarias para aprovecharlos al máximo.
¿Cómo usarán las personas el espacio? Parece obvio, pero sea lo más específico posible. Cuanto más sepa ahora, mejor preparado estará para tomar decisiones cuando llegue el momento. Cada sala tiene funciones diferentes, y el área donde se reúnen las personas requerirá un enfoque diferente al de una sala de juntas de un alto ejecutivo.
¿Cuántos medios necesitarán los empleados para comunicarse? ¿Qué plataforma se utilizará? Al analizar una sala de juntas de altos ejecutivos, considere todas las herramientas de comunicación y las diversas plataformas que los ejecutivos y sus socios podrían preferir usar en sus reuniones: VoIP, red telefónica pública conmutada (PTSN), etc. Saber qué sistema necesitará para una interfaz eficaz es un factor clave en la decisión de compra.
¿Hay margen para combinar? Dado que cada equipo y espacio tiene necesidades de comunicación diferentes, conviene considerar un enfoque híbrido: herramientas de conferencia dedicadas e integradas para los espacios que las necesitan, y alternativas no integradas para salas con configuraciones más flexibles.
¿Cómo serán las necesidades futuras? Es imposible anticipar con total precisión, pero alinear las necesidades futuras previstas con una hoja de ruta tecnológica puede ser útil para identificar herramientas útiles ahora y en el futuro. Esta consideración influye en todo, desde la elaboración de presupuestos básicos hasta el valor que la solución aportará dentro de unos años.
Siguiendo esa línea de pensamiento, puede valer la pena contactar a un distribuidor o consultor para obtener una comprensión más completa de las necesidades del negocio y las herramientas disponibles para ayudar a satisfacerlas.
Encontrar la solución correcta
Como se mencionó anteriormente, analizar la decisión de adquirir tecnologías para videoconferencias es muy importante, y requiere que los encargados de TI tomen una serie de decisiones sobre los espacios designados, las funciones específicas que necesitan los equipos y las herramientas definitivas necesarias para abordar ambos.
Comience por decidir si la empresa necesita un sistema integrado o no integrado. A partir de ahí, haga un inventario de las necesidades, los resultados esperados y los beneficios que la empresa necesita mejorar. Una toma de decisiones rigurosa es especialmente gratificante en áreas como las TI, donde la información fiable y precisa se traduce en un mejor retorno de la inversión (ROI) y mayor flexibilidad tecnológica en el futuro.
Las soluciones de conferencias actuales deben aprovechar una variedad de espacios únicos, cada uno con sus propias necesidades de tecnología de audio y sonido.