大規模なテクノロジー購入は、大きな決断疲れを引き起こす可能性があります。これはIT業界の基本的な事実であり、サーバー、SaaS（Software as a Service）プラットフォーム、あるいはビジネスにおける最も重要なやり取りを支える会議ソリューションなど、あらゆるものに当てはまります。ビデオ会議のオプションを選ぶ際、最初の大きな選択肢はおそらく次の2つのいずれかになるでしょう。
- 統合されたビデオ会議ソリューションは、使用する部屋と連動して、より詳細なカスタマイズと専用設計を可能にします。
- 非統合型ソリューションは、周囲の空間をほとんど、あるいは全く変更することなく、すぐに使える傾向があります。優れた非統合型ソリューションは、複数の種類のコンシューマー向けハードウェアや、それら上で動作するソリューションと連携、あるいはインターフェース化できます。BYOM（Bring Your Own Meeting）と呼ばれるこのソリューションは、チームが持ち込むデバイスの種類に関わらず、同期を取り、互いの顔や声を聞き取ることを可能にします。
非統合型ビデオ会議：シンプルでスピーディー
非統合型ソリューションは特定の会議室に接続する必要がなく、統合型ソリューションよりも可動部品が少なくなる傾向があります。そのため、一般的に統合型ソリューションよりもコストが低くなります。
「非統合型」のセットアップは、多様なコミュニケーションスペースを網羅できます。予算が限られたスタートアップ企業が、中規模の会議室を会議専用にし、オールインワンの会議デバイスを導入するケースは、非統合型のスペースで業務を行っています。同様に、非統合型ツールを用いてサイドオフィスをハイブリッドスペースや臨時／恒久的なハドルルームに変える企業も、非統合型のスペースで業務を行っています。
より軽量で、統合されていないビデオ会議ソリューションは、日々変化する施設のニーズを持つ企業にも最適です。 VB1 あるいは、キャスター付きカートのモニターに接続されたVB-SオールインワンUSB会議デバイスを利用すれば、どんな部屋でも高品質なオーディオとビデオを楽しめます。これはビデオバーデバイスの導入方法の一つで、常設設備としてもモバイルソリューションとしても多様な導入オプションを提供します。これが、会議バーが多様な空間で優れたパフォーマンスを発揮する理由の一つです。
これらの要因により、非統合型会議ソリューションは、予算が限られている中小企業や、各スペースに専用ハードウェアを設置せずに複数のスペースで会議レベルのコミュニケーションを必要とする企業に最適です。また、BYOM（持ち込み機器）を考慮した設計により、より多くのユーザーが既存のデバイス（および社内で選択した会議プラットフォーム）から接続し、参加できるようになります。これらのソリューションは、より充実した高品質な会議へのターンキーパスを提供すると同時に、既存のハードウェアを保有する企業が過剰な支出をすることなくコミュニケーション機能を拡張する方法も提供します。
統合型ビデオ会議：専用設計で強力
完全統合型会議室は、ビジネスニーズと物理的な空間の技術的要件に合わせて構築されます。また、ハードウェアが部屋の固有の特性と構造を考慮して統合されているため、企業は空間の美観をより適切に考慮できます。ハードウェアに組み込まれているため、企業は会議専用のスペースをよりきめ細かく管理できます。
統合されていない部屋は、会議ハブ、ビデオ ディスプレイ、カメラのみで構成される場合がありますが、統合された会議ツールは次のようなもので構成される場合があります。
- Bose Professional スピーカー、ゼンハイザー TeamConnect Ceiling 2 マイク、ControlSpace EX-440C プロセッサー、PowerSpace P2600A アンプを組み合わせた、優れたエコーキャンセリング技術を採用した音声統合型会議システムです 。
- A プライマリ・スピーカー および サテライト・スピーカー部屋の自然な音響環境に合わせて配置され、チームがどのように配置されても素晴らしいサウンドを保証します。
- VoIP および PTSN 経由の通信をサポートし、デスク マイクとのインターフェイスを備えた信号プロセッサおよびアンプ。
これらは部屋に恒久的に設置されており、 VB1 VB-Sは、より自然なコミュニケーションを通して、より良いコラボレーションを実現します。壁やテーブルに設置するデバイスを減らすことで、人々は仕事に集中できる自由が得られ、部屋のどこに座ったり立ったりしても自由になり、自分の声も相手の声も明瞭に聞き取れるという安心感が得られます。簡単に言えば、統合型会議ソリューションは専用のコミュニケーションスペースに存在し、多数の統合ツールを通じて美観と機能の両面で優れたメリットを提供します。
特定のテクノロジーのニーズを考慮する
予算以外にも、すべての企業やITマネージャーが、大規模な会議テクノロジーの購入に先立ち、自問すべき質問がいくつかあります。少なくとも、これらの質問への答えを検討することで、ワークスペースとその活用に必要なテクノロジーについて、より包括的な視点が得られるでしょう。
人々はそのスペースをどのように使うのでしょうか？当たり前のことのように聞こえますが、できるだけ具体的に考えてください。今、より詳しく知っておくほど、いざという時に的確な判断を下せるようになります。部屋によって機能は異なり、人々が集まるエリアには、経営幹部の役員会議室とは異なるアプローチが必要になります。
従業員はいくつの媒体でコミュニケーションを取る必要があるでしょうか？どのようなプラットフォームが使用されるでしょうか？経営幹部レベルの役員会議室では、幹部とそのパートナーが会議で好んで使用する可能性のあるすべてのコミュニケーションツールと様々なプラットフォーム（VoIP、公衆交換電話網（PTSN）など）を検討する必要があります。システムが適切に連携するために必要なものを把握することは、購入を決定する上で重要な指針となります。
組み合わせる余地はありますか？チームやスペースによってコミュニケーションニーズは異なるため、ハイブリッドアプローチを検討する価値があるかもしれません。つまり、必要なスペースには専用の統合型会議ツールを導入し、より柔軟なセットアップが必要な部屋には統合されていない代替ツールを使用するというアプローチです。
将来のニーズはどのようなものになるでしょうか？ 100%の精度で予測することは不可能ですが、予想される将来のニーズをテクノロジーロードマップに照らし合わせることで、現在そして将来に役立つツールを詳細に検討するのに役立ちます。これは、基本的な予算編成から、ソリューションが数年後に提供する価値まで、あらゆることに関係する考慮事項です。
この考え方に従うと、ビジネス ニーズとそれを満たすために利用できるツールをより深く理解するために、ディーラーまたはコンサルタントに問い合わせる価値があるかもしれません。
最適なソリューションを選ぶ
上記のように、ビデオ会議テクノロジーの導入には重要な決断が伴います。その意思決定をするためにはまず、会議室の用途、使用するチームの要望、その両方を満たすツールは何かといったことを検討する必要があります。
まず、ビジネスに統合システムが必要か、それとも非統合システムが必要かを判断します。そこから、ビジネスが強化すべきニーズ、期待される成果、そしてプラスの副次的メリットを洗い出します。徹底した意思決定は、ITのような分野では特に効果的です。確かな正確な情報に基づくことで、より高いROIと将来の技術的柔軟性が実現できるからです。
今日の会議ソリューションでは、それぞれ独自のサウンドとオーディオ技術のニーズを持つさまざまな独自のスペースを活用する必要があります。