Les investissements importants dans les technologies peuvent engendrer une véritable lassitude décisionnelle. C'est un fait incontournable du secteur informatique, qu'il s'agisse de serveurs, de plateformes SaaS ou de solutions de visioconférence essentielles aux interactions les plus importantes d'une entreprise. Au moment de choisir une solution de visioconférence, le premier choix majeur se résumera probablement à deux options :
- Les solutions de vidéoconférence intégrées permettent un niveau de personnalisation plus poussé et une conception sur mesure en s'intégrant parfaitement à la pièce dans laquelle elles sont utilisées.
- Les solutions non intégrées fonctionnent généralement « prêtes à l’emploi », sans nécessiter ou presque aucune modification de l’espace environnant. Une solution non intégrée performante est également compatible avec différents types de matériel grand public et les logiciels qui y sont installés. Souvent désignée par l’expression « Apportez votre propre matériel de réunion » (BYOM), cette approche permet aux équipes de se synchroniser et d’être visibles et audibles, quel que soit le matériel utilisé.
Vidéoconférence non intégrée : simple et rapide
Les solutions non intégrées n'ont pas besoin d'être connectées à des salles de réunion spécifiques et nécessitent généralement moins d'éléments mobiles qu'une installation intégrée. Par conséquent, elles coûtent généralement moins cher que leurs équivalents intégrés.
Une configuration « non intégrée » peut couvrir un large éventail d'espaces de communication potentiels. Une start-up disposant d'un budget limité qui aménage une salle de taille moyenne pour les visioconférences et l'équipe d' un système de visioconférence tout-en-un fonctionne dans un espace non intégré. Il en va de même pour une entreprise qui utilise des outils non intégrés pour transformer des bureaux annexes en espaces hybrides ou en salles de réunion informelles, temporaires ou permanentes .
Du fait de leur conception plus légère, les solutions de visioconférence non intégrées sont également idéales pour les entreprises dont les besoins en infrastructures évoluent au quotidien. VB1 Le système de visioconférence USB tout-en-un VB-S, fixé à un moniteur sur un chariot mobile, offre une qualité audio et vidéo optimale dans n'importe quelle salle. C'est l'une des solutions de déploiement possibles pour les barres vidéo, qui proposent une grande flexibilité (installation fixe ou solution mobile) — une des raisons pour lesquelles ces barres de conférence s'adaptent à une grande variété d'espaces.
Globalement, ces facteurs font des solutions de visioconférence non intégrées une option idéale pour les PME aux budgets limités, ainsi que pour celles qui ont besoin d'une communication de niveau conférence dans plusieurs espaces sans matériel dédié dans chacun d'eux. Une conception favorisant le BYOM (Bring Your Own Device) permet par ailleurs à un plus grand nombre d'utilisateurs de se connecter et d'interagir depuis leurs appareils habituels (et la plateforme de réunion de votre entreprise). Ces solutions offrent une solution clé en main pour des visioconférences plus complètes et de meilleure qualité, et permettent aux entreprises disposant déjà de matériel d'étendre leurs capacités de communication sans dépenses excessives.
Vidéoconférence intégrée : conçue à cet effet et performante
Une salle de réunion entièrement intégrée est conçue sur mesure pour répondre aux besoins de l'entreprise et aux exigences techniques de l'espace. Elle permet également aux entreprises de mieux prendre en compte l'esthétique du lieu, puisque le matériel est intégré en fonction des caractéristiques et du style de la salle. Cette intégration au matériel offre aux entreprises un contrôle plus précis de l'espace dédié aux conférences.
Alors qu'une salle non intégrée peut se limiter à un hub de conférence, un écran vidéo et une caméra, les outils de conférence intégrés peuvent comprendre :
- Une solution audio intégrée au plafond , qui utilise une technologie d'annulation d'écho supérieure combinant Bose Professional enceintes , microphone Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, ControlSpace processeur EX-440C et un PowerSpace L'amplificateur P2600A permet d'optimiser la qualité audio et de permettre à toutes les personnes présentes dans la pièce — ou à distance — de communiquer librement et avec clarté.
- Une enceinte principale et enceintes satellites , placées de manière à s'adapter à l'environnement acoustique naturel de la pièce et à garantir un son optimal quelle que soit la répartition des équipes.
- processeurs et amplificateurs de signaux, qui prennent en charge la communication via VoIP et PTSN et s'interfacent avec les microphones de bureau.
Ces éléments sont installés de façon permanente dans les pièces et, comme pour les solutions non intégrées telles que les VB1 VB-S favorise une meilleure collaboration grâce à une communication plus naturelle. La réduction du nombre d'appareils fixés aux murs ou sur les tables permet aux utilisateurs de se concentrer sur leur travail, de s'asseoir ou de se tenir debout où ils le souhaitent dans la pièce, et d'avoir l'assurance d'être entendus et entendus clairement. En d'autres termes : des solutions de visioconférence intégrées existent pour les espaces de communication dédiés et offrent d'excellents avantages esthétiques et fonctionnels grâce à de nombreux outils intégrés.
Définir précisément les exigences technologiques
Au-delà du budget, tout responsable informatique et d'entreprise devrait se poser certaines questions avant d'investir dans une solution de visioconférence performante. À tout le moins, les réponses à ces questions permettront d'avoir une vision plus complète des espaces de travail et des technologies nécessaires pour les optimiser.
Comment cet espace sera-t-il utilisé ? Cela paraît évident, mais soyez aussi précis que possible. Plus vous en saurez maintenant, mieux vous serez préparé à prendre des décisions le moment venu. Chaque pièce a sa propre fonction, et un espace de réunion informel nécessitera une approche différente d'une salle de conseil pour les dirigeants.
De combien de moyens de communication les employés auront-ils besoin ? Quelle plateforme sera utilisée ? Prenons l’exemple d’une salle de réunion de direction : il faut tenir compte de tous les outils de communication et des différentes plateformes que les cadres et leurs partenaires pourraient privilégier lors de leurs réunions : VoIP, réseau téléphonique public commuté (RTPC), etc. Savoir avec quelle interface le système devra s’interfacer est un élément déterminant dans la décision d’achat.
Est-il possible de combiner différentes solutions ? Étant donné que les besoins en communication varient selon les équipes et les espaces, une approche hybride peut s’avérer judicieuse : des outils de visioconférence dédiés et intégrés pour les espaces qui en ont besoin, et des alternatives non intégrées pour les salles à la configuration plus flexible.
Quels seront les besoins futurs ? Il est impossible de les anticiper avec une précision absolue, mais aligner ces besoins sur une feuille de route technologique peut s’avérer utile pour identifier les outils qui pourront aider dès maintenant et à l’avenir – un élément à prendre en compte pour tout, de la budgétisation de base à la valeur ajoutée que la solution apportera dans plusieurs années.
Dans cette optique, il peut être judicieux de contacter un revendeur ou un consultant afin de mieux comprendre les besoins de l'entreprise et les outils disponibles pour y répondre.
Trouver la solution idéale
Comme nous l’avons vu, l’achat d’un système de conférence est une décision de poids qui met les responsables informatiques face à de nombreux choix, dictés par les caractéristiques des espaces de réunion, les fonctionnalités exigées par les collaborateurs, et les meilleurs équipements disponibles en fonction de ces critères.
Commencez par déterminer si l'entreprise a besoin d'un système intégré ou non intégré. Ensuite, dressez un inventaire des besoins, des résultats attendus et des avantages collatéraux que l'entreprise souhaite optimiser. Une prise de décision rigoureuse est particulièrement profitable dans des domaines comme l'informatique, où des informations fiables et précises permettent d'obtenir un meilleur retour sur investissement et une plus grande flexibilité technologique à l'avenir.
Les solutions de conférence actuelles doivent pouvoir exploiter une variété d'espaces uniques, chacun ayant ses propres besoins en matière de son et de technologie audio.