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Les achats importants de technologie peuvent entraîner une lassitude à l'égard des décisions importantes. Il s'agit d'un fait fondamental de la vie informatique, qui s'applique aussi bien aux serveurs qu'aux plates-formes SaaS (Software-as-a-Service) ou aux solutions de visioconférence qui alimentent les interactions les plus importantes d'une entreprise. Lors de la sélection des options de vidéoconférence, le premier choix majeur se résumera probablement à l'une des deux options suivantes :
Les solutions non intégrées n'ont pas besoin d'être connectées à des salles de réunion spécifiques et ont tendance à nécessiter moins de pièces mobiles qu'une installation intégrée. Par conséquent, elles coûtent généralement moins cher que les solutions intégrées.
Une configuration "non intégrée" peut couvrir un grand nombre d'espaces de communication potentiels. Une startup disposant d'un budget limité qui consacre une salle de taille moyenne à la conférence et l'équipe d'un dispositif de conférence tout-en-un dispose d'un espace non intégré. Il en va de même pour une entreprise qui utilise des outils non intégrés pour transformer des bureaux annexes en espaces hybrides ou en salles de réunion temporaires/permanentes.
Parce qu'elles sont plus légères, les solutions de vidéoconférence non intégrées sont également idéales pour les entreprises dont les besoins quotidiens en matière d'installations évoluent. Un dispositif de conférence USB tout-en-un ( VB1 ou VB-S) fixé à un moniteur sur un chariot roulant permet d'offrir un son et une image de qualité supérieure dans n'importe quelle pièce. C'est l'une des façons de déployer les dispositifs du vidéobar, qui offre des options de déploiement polyvalentes (en tant qu'installation permanente ou solution mobile) - l'une des raisons pour lesquelles le bar de conférence excelle dans une gamme d'espaces aussi diversifiée.
Dans l'ensemble, ces facteurs font que les solutions de conférence non intégrées conviennent parfaitement aux petites et moyennes entreprises dont les budgets sont limités, ainsi qu'à celles qui peuvent avoir besoin d'une communication de niveau conférence dans plusieurs espaces sans disposer d'un matériel dédié dans chaque espace. Par ailleurs, une conception adaptée au BYOM permet à un plus grand nombre d'utilisateurs de se connecter et de s'engager à partir des appareils qu'ils utilisent déjà (et de la plateforme de réunion choisie par votre entreprise). Ces solutions constituent à la fois une voie clé en main vers des conférences plus complètes et de meilleure qualité, et un moyen pour les entreprises disposant de matériel existant d'accroître leurs capacités de communication sans dépenser trop.
Une salle de réunion entièrement intégrée est construite en fonction des besoins de l'entreprise et des exigences techniques de l'espace physique. Elle permet également aux entreprises de mieux prendre en compte l'esthétique de l'espace, puisque le matériel est intégré en tenant compte des qualités et de la construction uniques de la salle. Étant donné qu'ils sont intégrés au matériel, les entreprises peuvent exercer un contrôle plus granulaire sur un espace ayant des besoins spécifiques en matière de conférence.
Alors qu'une salle non intégrée peut se limiter à un centre de conférence, un écran vidéo et une caméra, les outils de conférence intégrés peuvent comprendre les éléments suivants
Ils sont installés de manière permanente dans les salles et, comme les solutions non intégrées telles que VB1 et VB-S, permettent une meilleure collaboration grâce à une communication plus naturelle. La réduction du nombre d'appareils sur les murs ou les tablettes permet aux personnes de se concentrer sur leur travail, de s'asseoir ou de se tenir debout n'importe où dans la pièce et d'être sûres d'entendre et d'être entendues clairement. En d'autres termes, il existe des solutions de conférence intégrées pour les espaces de communication dédiés, qui offrent des avantages esthétiques et fonctionnels grâce à de nombreux outils intégrés.
Au-delà du budget, il y a des questions que toute entreprise et tout responsable informatique devraient se poser avant d'effectuer un achat important de technologie de conférence. Au minimum, l'exploration de ces réponses fournira une perspective plus complète des espaces de travail et des technologies nécessaires pour en tirer le meilleur parti.
Comment les gens utiliseront-ils l'espace ? Cela semble évident, mais soyez aussi précis que possible. Plus vous en saurez maintenant, mieux vous serez armé pour prendre des décisions le moment venu. Les différentes pièces ont des fonctions différentes, et l'espace où les gens se réunissent nécessitera une approche différente de celle de la salle de conférence d'une suite C.
Combien de supports les employés devront-ils utiliser pour communiquer ? Quelle plateforme sera utilisée ? Dans une salle de réunion de la suite C, pensez à tous les outils de communication et aux différentes plates-formes que les dirigeants et leurs partenaires peuvent préférer utiliser lors de leurs réunions : VoIP, réseau téléphonique public commuté (RTPC), etc. Savoir ce dont le système aura besoin pour s'interfacer avec succès est un point de repère majeur dans la décision d'achat.
Est-il possible de mélanger et d'assortir ? Parce que les besoins en communication varient selon les équipes et les espaces, il peut être intéressant d'envisager une approche hybride : Des outils de conférence dédiés et intégrés pour les espaces qui en ont besoin, et des solutions non intégrées pour les salles dont la configuration est plus flexible.
À quoi ressembleront les besoins futurs ? Il est impossible d'anticiper avec une précision de 100 %, mais l'alignement de tout besoin futur anticipé sur une feuille de route technologique peut être utile pour identifier les outils qui peuvent aider aujourd'hui et à l'avenir - une considération qui joue un rôle dans tous les domaines, de la budgétisation de base à la valeur que la solution apportera dans les années à venir.
Dans cette optique, il peut être intéressant de contacter un revendeur ou un consultant pour mieux comprendre les besoins de l'entreprise et les outils disponibles pour y répondre.
Comme nous l’avons vu, l’achat d’un système de conférence est une décision de poids qui met les responsables informatiques face à de nombreux choix, dictés par les caractéristiques des espaces de réunion, les fonctionnalités exigées par les collaborateurs, et les meilleurs équipements disponibles en fonction de ces critères.
Commencez par déterminer si l'entreprise a besoin d'un système intégré ou d'un système non intégré. À partir de là, faites l'inventaire des besoins, des résultats escomptés et des avantages secondaires positifs que l'entreprise doit améliorer. Une prise de décision approfondie est particulièrement gratifiante dans des domaines tels que l'informatique, où des informations sûres et précises se traduisent par un meilleur retour sur investissement et une plus grande flexibilité technologique à l'avenir.
Les solutions de conférence d'aujourd'hui doivent utiliser une variété d'espaces uniques - chacun avec ses propres besoins en matière de son et de technologie audio.
