Große Technologieinvestitionen können zu Entscheidungsmüdigkeit führen. Das ist eine grundlegende Tatsache im IT-Bereich und gilt unabhängig davon, ob es sich um Server, Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen oder Konferenzlösungen handelt, die die wichtigsten Geschäftskommunikationen ermöglichen. Bei der Auswahl von Videokonferenzoptionen wird die erste wichtige Entscheidung wahrscheinlich auf eine von zwei Möglichkeiten hinauslaufen:
- Integrierte Videokonferenzlösungen , die durch die Integration in den jeweiligen Raum eine höhere Anpassungsfähigkeit und ein maßgeschneidertes Design ermöglichen.
- Nicht integrierte Lösungen funktionieren in der Regel sofort und erfordern kaum oder gar keine Anpassungen der Umgebung. Eine leistungsfähige nicht integrierte Lösung ist zudem mit verschiedenen Arten von Endgeräten und den darauf laufenden Anwendungen kompatibel. Diese Lösung, oft als „Bring Your Own Meeting“ (BYOM) bezeichnet, ermöglicht es Teams, sich unabhängig von den verwendeten Geräten abzustimmen und gesehen und gehört zu werden.
Nicht integrierte Videokonferenzen: Einfach und schnell
Nicht integrierte Lösungen benötigen keine Verbindung zu bestimmten Besprechungsräumen und kommen in der Regel mit weniger Komponenten aus als integrierte Systeme. Daher sind sie üblicherweise kostengünstiger.
Ein „nicht-integriertes“ Setup kann eine Vielzahl potenzieller Kommunikationsräume abdecken. Ein Startup mit begrenztem Budget, das einen mittelgroßen Raum für Konferenzen reserviert und mit einem All-in-One-Konferenzsystem ausstattet, arbeitet in einem solchen nicht-integrierten Raum. Dasselbe gilt für Unternehmen, die mit nicht-integrierten Tools Nebenbüros in Hybridräume oder temporäre/permanente Besprechungsräume umwandeln.
Da sie leichter sind, eignen sich nicht integrierte Videokonferenzlösungen auch ideal für Unternehmen mit wechselnden täglichen Anforderungen an die Infrastruktur. VB1 Oder das VB-S All-in-One-USB-Konferenzsystem, das an einem Monitor auf einem Rollwagen befestigt ist, bringt erstklassige Audio- und Videoqualität in jeden Raum. Dies ist eine Möglichkeit, die Videobar-Geräte einzusetzen, die vielseitige Einsatzoptionen bieten (als Festinstallation oder mobile Lösung) – einer der Gründe, warum die Konferenzbar in so unterschiedlichen Umgebungen so gut funktioniert.
Insgesamt machen diese Faktoren nicht-integrierte Konferenzlösungen zu einer idealen Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenztem Budget sowie für solche, die Konferenzkommunikation in mehreren Räumlichkeiten benötigen, ohne in jedem Raum dedizierte Hardware zu benötigen. Ein BYOM-freundliches Designkonzept ermöglicht es zudem mehr Nutzern, sich mit ihren gewohnten Geräten (und der Meeting-Plattform Ihres Unternehmens) zu verbinden und zu beteiligen. Diese Lösungen bieten sowohl einen unkomplizierten Weg zu umfassenderen und qualitativ hochwertigeren Konferenzen als auch die Möglichkeit für Unternehmen mit vorhandener Hardware, ihre Kommunikationskapazitäten kostengünstig zu erweitern.
Integrierte Videokonferenzen: Zweckmäßig entwickelt und leistungsstark
Ein vollständig integrierter Besprechungsraum wird exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die technischen Anforderungen der Räumlichkeiten zugeschnitten. Da die Hardware optimal auf die individuellen Eigenschaften und die Architektur des Raumes abgestimmt ist, können Unternehmen auch die Ästhetik des Raumes besser berücksichtigen. Dank dieser Integration in die Hardware erhalten Unternehmen eine präzise Steuerung des Raumes mit seinen speziellen Konferenzanforderungen.
Während ein nicht integrierter Raum im Wesentlichen aus einer Konferenzzentrale, einem Videodisplay und einer Kamera bestehen kann, können integrierte Konferenzsysteme Folgendes umfassen:
- Eine integrierte Deckenaudiolösung , die überlegene Echounterdrückungstechnologie kombiniert Bose Professional Lautsprecher, Sennheiser TeamConnect Deckenmikrofon 2, ControlSpace EX-440C-Prozessor und ein PowerSpace Der P2600A-Verstärker maximiert die Audioqualität und ermöglicht es allen Anwesenden im Raum – oder auch in einer entfernten Umgebung –, frei und klar zu kommunizieren.
- Ein Hauptlautsprecher und Satellitenlautsprecher , die so positioniert sind, dass sie der natürlichen Akustik des Raumes entsprechen und unabhängig von der Verteilung der Teams für einen hervorragenden Klang sorgen.
- Signalprozessoren und Verstärker , die die Kommunikation über VoIP und PTS unterstützen und mit Tischmikrofonen verbunden werden können.
Diese werden fest in den Räumen installiert und sind, wie bei nicht integrierten Lösungen wie z. B. der VB1 VB-S und andere Technologien ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit durch natürlichere Kommunikation. Weniger Geräte an Wänden oder auf Tischen geben den Nutzern die Freiheit, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, die Flexibilität, im Raum zu sitzen oder zu stehen, und die Gewissheit, klar gehört und verstanden zu werden. Kurz gesagt: Integrierte Konferenzlösungen für dedizierte Kommunikationsräume bieten ästhetische und funktionale Vorteile durch zahlreiche integrierte Tools.
Spezifische Technologieanforderungen berücksichtigen
Abgesehen vom Budget sollten sich Geschäfts- und IT-Manager vor einer größeren Anschaffung von Konferenztechnik einige Fragen stellen. Die Auseinandersetzung mit diesen Fragen ermöglicht zumindest einen umfassenderen Überblick über die Arbeitsbereiche und die Technologien, die für deren optimale Nutzung erforderlich sind.
Wie werden die Leute den Raum nutzen? Das klingt selbstverständlich, aber seien Sie hier so konkret wie möglich. Je mehr Sie jetzt wissen, desto besser sind Sie gerüstet, um zum gegebenen Zeitpunkt Entscheidungen zu treffen. Verschiedene Räume haben unterschiedliche Funktionen, und der Bereich, in dem sich die Leute treffen, erfordert einen anderen Ansatz als der Sitzungssaal der Geschäftsleitung.
Über wie viele Kommunikationskanäle werden die Mitarbeiter kommunizieren müssen? Welche Plattform wird verwendet? Stellen Sie sich einen Sitzungssaal der Geschäftsleitung vor und berücksichtigen Sie alle Kommunikationsmittel und Plattformen, die Führungskräfte und ihre Partner für ihre Meetings bevorzugen könnten: VoIP, öffentliches Telefonnetz (PTSN) usw. Zu wissen, welche Schnittstellen das System für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt, ist ein wichtiger Entscheidungspunkt bei der Anschaffung.
Gibt es Spielraum für eine Kombination verschiedener Ansätze? Da unterschiedliche Teams und Räumlichkeiten unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse haben, könnte es sich lohnen, einen hybriden Ansatz in Betracht zu ziehen: Spezielle, integrierte Konferenztools für die Räume, die sie benötigen, und nicht integrierte Alternativen für Räume mit flexibleren Nutzungszwecken.
Wie werden zukünftige Bedürfnisse aussehen? Eine hundertprozentige Vorhersage ist unmöglich, aber die Abstimmung der erwarteten zukünftigen Bedürfnisse auf eine Technologie-Roadmap kann hilfreich sein, um die Werkzeuge einzugrenzen, die sowohl jetzt als auch in Zukunft nützlich sind – ein Aspekt, der in alle Bereiche einfließt, von der grundlegenden Budgetplanung bis hin zum Wert, den die Lösung in einigen Jahren bieten wird.
Folgt man dieser Denkweise, könnte es sich lohnen, einen Händler oder Berater zu kontaktieren, um ein umfassenderes Verständnis der geschäftlichen Bedürfnisse und der verfügbaren Instrumente zu erlangen, mit denen diese Bedürfnisse erfüllt werden können.
Die richtige Lösung finden
Wie bereits aufgeführt, ist der Erwerb von Videokonferenz-Technologie eine wichtige Entscheidung. Hierbei müssen IT-Manager eine Reihe von Aspekten für die vorgesehenen Räume berücksichtigen: die spezifischen Funktionen, die Teams benötigen, und die ultimativen Tools, die erforderlich sind, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.
Entscheiden Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen ein integriertes oder ein nicht integriertes System benötigt. Erstellen Sie anschließend eine Bestandsaufnahme der Bedürfnisse, der erwarteten Ergebnisse und der positiven Nebeneffekte, die Ihr Unternehmen optimieren möchte. Sorgfältige Entscheidungsfindung zahlt sich insbesondere in Bereichen wie der IT aus, wo verlässliche und präzise Informationen zu einem besseren ROI und größerer technologischer Flexibilität in der Zukunft führen.
Moderne Konferenzlösungen müssen eine Vielzahl einzigartiger Räume nutzen – jeder mit seinen eigenen, spezifischen Anforderungen an Ton- und Audiotechnik.