El 57% de los ejecutivos estadounidenses planean invertir en salas de conferencias con conectividad virtual mejorada.
Como líder de TI, debe tener en cuenta estas consideraciones al evaluar las necesidades de conferencias híbridas:
- Integración de UC
- Capacitación de gerentes y empleados
- Costos continuos de administración y mantenimiento
- Espacios singulares y sus requerimientos
- Rendimiento de la red
Los entornos de trabajo híbridos, en los que algunos empleados trabajan en una oficina y otros desde sus casas u otras ubicaciones remotas, son cada vez más comunes. Según un estudio de PwC , el 72 % de los ejecutivos estadounidenses planea invertir en herramientas de colaboración virtual y el 57 % planea invertir en salas de conferencias con conectividad virtual mejorada.
Para maximizar el valor de estas inversiones, los líderes de TI deben seguir las mejores prácticas para diseñar y administrar la configuración adecuada de una sala de conferencias híbrida. A continuación, se presenta lo que los profesionales de TI deben saber sobre el establecimiento y el mantenimiento de salas de conferencias y espacios de reunión para organizaciones con entornos de trabajo híbridos.
Evaluar los requisitos de las conferencias híbridas
Los líderes de TI deben asegurarse de comprender los requisitos de su organización antes de decidirse por la solución de conferencias adecuada.
Por ejemplo, una sala de conferencias o un espacio de reunión dedicado pueden requerir una solución de sala de reuniones totalmente integrada con procesadores y terminales de conferencia, además de altavoces y cancelación de eco. Esto permite que los participantes remotos se escuchen y sean escuchados, facilitando la comprensión mutua. Muchas organizaciones están creando espacios de trabajo flexibles que se adaptan a diversos escenarios de colaboración. Es conveniente familiarizarse con las soluciones de salas de reuniones disponibles para que puedan implementarse rápidamente y garantizar que un anuncio público urgente o una reunión de un comité de la junta directiva se desarrolle sin problemas.
Es probable que los empleados y equipos utilicen plataformas de comunicaciones unificadas populares como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Una solución de colaboración híbrida debe integrarse con dichas plataformas, lo que permite a la organización la máxima flexibilidad para conectar con las partes interesadas externas, como socios comerciales y clientes, independientemente de su plataforma preferida.
Un entorno de trabajo híbrido requiere una configuración adecuada de la sala de conferencias con las herramientas, los sistemas y las estrategias adecuados para alcanzar el éxito.
La iluminación es igualmente importante dondequiera que se encuentren los participantes. Para quienes colaboran a distancia, una buena iluminación facilita que los compañeros de oficina vean a sus colegas remotos durante las videollamadas, lo que facilita aún más la comunicación.
Cualquier solución de conferencias híbridas debe ser capaz de crecer a medida que una organización se expande y sus requisitos se vuelven más complejos. Los requisitos de red, incluyendo un ancho de banda adecuado y la calidad de servicio (QoS), también son esenciales a la hora de considerar el auge de la colaboración híbrida.
Capacitar a gerentes y empleados sobre tecnología de conferencias
Una organización podría contar con la tecnología de conferencias más avanzada disponible y aun así tener dificultades para colaborar eficazmente en un entorno híbrido si los gerentes y empleados desconocen las funciones de las herramientas o no comprenden cómo usarlas en su trabajo diario. Teniendo esto en cuenta, los líderes de TI que ofrecen capacitación sobre herramientas de conferencias adaptadas a las necesidades de su organización reducirán el número de solicitudes de soporte técnico en el futuro.
Por ejemplo, los gerentes de equipos híbridos deben aprender a dirigir reuniones de equipo con personal presencial y remoto, así como con clientes. Las oficinas regionales pueden tener requisitos específicos de colaboración para interactuar con sus colegas en la oficina principal. Los asistentes ejecutivos también pueden necesitar capacitación específica para su puesto para poder asistir en reuniones con la alta dirección o clientes, tanto en las instalaciones como en entornos remotos.
Todos los empleados deben tener los mismos conocimientos básicos sobre las funciones de la tecnología de conferencias y cómo facilita las reuniones híbridas. Por lo tanto, conviene ofrecer cursos de actualización periódicamente o a demanda, y proporcionar guías prácticas que los empleados puedan consultar. Incorpore también la formación en tecnología de conferencias en la orientación para nuevos empleados.
Plan de administración y mantenimiento continuo
La planificación a largo plazo también es fundamental para el éxito de una configuración de sala de conferencias híbrida. Si una organización solo calcula su presupuesto teniendo en cuenta las necesidades a corto plazo, podría tener que replantear la solución de conferencias antes de lo previsto. Los responsables de TI deben evaluar el coste de la solución de conferencias durante su vida útil y planificar su administración continua. Este análisis presupuestario suele incluir partidas para licencias de usuario en todas las oficinas y espacios de trabajo remotos, licencias necesarias para operar las soluciones de conferencias en espacios de reunión específicos y cualquier actualización de hardware necesaria para los equipos y accesorios de conferencias en oficinas o entornos de trabajo remotos.
Además, considere el tiempo que el personal de TI dedica al mantenimiento y la actualización de los sistemas de conferencias, además del software de análisis necesario para solucionar problemas y optimizar el rendimiento de las conferencias. Las soluciones que ofrecen administración remota facilitan el seguimiento y la gestión del estado del sistema, así como la implementación remota de actualizaciones de software para una mayor eficiencia.
También pueden existir costos asociados con las sesiones de capacitación para empleados nuevos y existentes, así como con la capacitación específica para administradores de TI. A medida que más empleados y equipos adoptan la solución de conferencias, el departamento de TI debe presupuestar recursos de red para facilitar experiencias de conferencias híbridas fluidas en todas las ubicaciones.
Cree un entorno de trabajo híbrido exitoso
Según un estudio de PwC , más del 60 % de los ejecutivos prevén un aumento en el gasto en herramientas de colaboración virtual y la formación de gerentes. Los líderes de TI deben prepararse para entornos de reuniones híbridos evaluando las necesidades de colaboración virtual de sus organizaciones, capacitando a los empleados en el uso de las tecnologías de conferencia y planificando proactivamente el mantenimiento y la administración a largo plazo de una solución de colaboración híbrida. Con la preparación adecuada, los profesionales de TI pueden liderar el camino hacia un entorno de trabajo híbrido exitoso en una organización.