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Como responsable de TI, debe tener en cuenta estas consideraciones a la hora de evaluar las necesidades de conferencias híbridas:
Los entornos de trabajo híbridos -en los que algunos empleados trabajan en una oficina y otros lo hacen desde sus casas u otros lugares remotos- son cada vez más habituales. Según un estudio de PwC, el 72% de los ejecutivos estadounidenses tiene previsto invertir en herramientas de colaboración virtual, y el 57% de ellos, en salas de conferencias con conectividad virtual mejorada.
Para maximizar el valor de estas inversiones, los responsables de TI deben seguir las mejores prácticas para diseñar y administrar la configuración adecuada de las salas de conferencias híbridas. Esto es lo que los profesionales de TI deben saber sobre la creación y el mantenimiento de salas de conferencias y espacios de reunión para organizaciones con entornos de trabajo híbridos.
Los responsables de TI deben asegurarse de que entienden los requisitos de su organización antes de decidirse por la solución de conferencias adecuada.
Por ejemplo, una sala de conferencias o un espacio de reunión puede requerir una solución de sala de reuniones totalmente integrada con procesadores de conferencias y terminales, así como altavoces y funciones de cancelación de eco. Esto permite a los participantes en reuniones remotas oír y ser oídos, lo que facilita que todos los implicados se entiendan. Muchas organizaciones están creando espacios de trabajo flexibles que pueden adaptarse a diversos escenarios de colaboración. Es conveniente conocer las soluciones disponibles para salas de reuniones, de modo que puedan desplegarse con rapidez para garantizar que un anuncio público o una reunión del comité de dirección se desarrollen sin contratiempos.
Es probable que los empleados y los equipos utilicen plataformas de comunicaciones unificadas populares como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Una solución de colaboración híbrida debe integrarse con dichas plataformas, permitiendo a la organización la máxima flexibilidad para conectarse con partes interesadas externas, incluidos socios comerciales y clientes, independientemente de su plataforma preferida.
Un entorno de trabajo híbrido requiere una configuración adecuada de la sala de conferencias con las herramientas, los sistemas y las estrategias adecuadas para lograr el éxito.
La iluminación es igual de importante dondequiera que se encuentren los participantes. En el caso de los colaboradores remotos, una buena iluminación facilita que los compañeros de la oficina vean a sus colegas remotos durante las videollamadas, lo que facilita aún más la comunicación.
Cualquier solución de conferencia híbr ida debe ser capaz de crecer a medida que una organización se expande y sus requisitos se hacen más complejos. Los requisitos de red, como un ancho de banda adecuado y calidad de servicio (QoS), también son esenciales a medida que despega la colaboración híbrida.
Una organización puede disponer de la tecnología de conferencias más avanzada y seguir teniendo problemas para colaborar eficazmente en un entorno híbrido si los directivos y empleados no saben qué pueden hacer las herramientas o no entienden cómo utilizarlas en su trabajo diario. Teniendo esto en cuenta, los responsables de TI que ofrezcan formación sobre herramientas de conferencia adaptada a las necesidades de su organización reducirán el número de solicitudes de asistencia técnica en el futuro.
Por ejemplo, los responsables de equipos híbridos deben aprender a dirigir reuniones de equipo compuestas por personal presencial y remoto, así como con clientes o usuarios. Las oficinas regionales pueden tener requisitos específicos de colaboración para involucrar a sus colegas de la oficina principal. Los asistentes ejecutivos también pueden necesitar formación específica para su función, de modo que puedan asistir a reuniones en las que participen altos directivos o clientes ubicados tanto en las oficinas centrales como en entornos remotos.
Todos los empleados deben tener los mismos conocimientos básicos sobre lo que puede hacer la tecnología de conferencias y cómo permite las reuniones híbridas. En consecuencia, es una buena idea ofrecer formación de refresco periódicamente o bajo demanda, y proporcionar hojas de trucos que los empleados puedan consultar. Incorpore también la formación en tecnología de conferencias a la orientación de los nuevos empleados.
La planificación a largo plazo también es fundamental para el éxito de la configuración de una sala de conferencias híbrida. Si una organización sólo presupuesta teniendo en cuenta las necesidades a corto plazo, es posible que tenga que replantearse la solución de conferencias antes de lo esperado. Los responsables de TI deben evaluar el coste de por vida de la solución de conferencias y planificar su administración continua. Un análisis presupuestario de este tipo suele incluir partidas para licencias de usuario en todas las oficinas y espacios de trabajo remotos, licencias necesarias para operar soluciones de conferencia en espacios de reunión específicos y cualquier actualización de hardware necesaria para los equipos y accesorios de conferencia en oficinas o entornos de trabajo remotos.
También hay que tener en cuenta el tiempo que necesita el personal informático para mantener y actualizar los sistemas de conferencias, además del software de análisis necesario para solucionar problemas y optimizar el rendimiento de las conferencias. Las soluciones que ofrecen gestión remota facilitan el seguimiento y la gestión del estado del sistema, así como la implementación remota de actualizaciones de software para una mayor eficiencia.
También puede haber costes asociados a las sesiones de formación para empleados existentes y nuevos, así como a la formación específica de administrador para los miembros del equipo de TI. A medida que más empleados y equipos adoptan la solución de conferencias, TI debe presupuestar recursos de red para soportar experiencias de conferencias híbridas sin problemas en todas las ubicaciones.
Según el estudio de PwC, más del 60% de los ejecutivos esperan un aumento del gasto en herramientas de colaboración virtual y formación de directivos. Los responsables de TI deben prepararse para los entornos de reuniones híbridos evaluando los requisitos de colaboración virtual de sus organizaciones, formando a los empleados en el uso de las tecnologías de conferencia y planificando de forma proactiva el mantenimiento y la administración a largo plazo de una solución de colaboración híbrida. Con la preparación adecuada, los profesionales de TI pueden marcar el camino para el éxito del entorno de trabajo híbrido de una organización.
