57 % der US-Führungskräfte planen, in Konferenzräume mit verbesserter virtueller Anbindung zu investieren.
Als IT-Leiter sollten Sie bei der Beurteilung der Anforderungen an hybride Konferenzlösungen folgende Aspekte berücksichtigen:
- UC-Integration
- Schulung von Führungskräften und Mitarbeitern
- Laufende Verwaltungs- und Wartungskosten
- Einzigartige Räume und ihre Anforderungen
- Netzwerkleistung
Hybride Arbeitsumgebungen – in denen einige Mitarbeiter im Büro und andere von zu Hause oder anderen externen Standorten aus arbeiten – werden immer üblicher. Laut einer Studie von PwC planen 72 % der US-amerikanischen Führungskräfte, in Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu investieren, und 57 % von ihnen planen, in Konferenzräume mit verbesserter virtueller Anbindung zu investieren.
Um den Nutzen dieser Investitionen zu maximieren, sollten IT-Verantwortliche Best Practices für die Konzeption und Verwaltung geeigneter hybrider Konferenzräume anwenden. Hier erfahren IT-Experten, was sie über die Einrichtung und Wartung von Konferenzräumen und Besprechungsbereichen für Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen wissen müssen.
Anforderungen an hybride Konferenzen bewerten
IT-Verantwortliche sollten sicherstellen, dass sie die Anforderungen ihrer Organisation verstehen, bevor sie sich für die richtige Konferenzlösung entscheiden.
Beispielsweise kann ein separater Konferenzraum oder eine Besprechungsecke eine vollständig integrierte Besprechungsraumlösung mit Konferenzprozessoren und Endgeräten sowie Lautsprechern und Echounterdrückung erfordern. So können sich alle Teilnehmer an entfernten Besprechungen hören und gehört werden, was die Verständigung für alle Beteiligten erleichtert. Viele Organisationen schaffen flexible Arbeitsbereiche, die sich an verschiedene Kollaborationsszenarien anpassen lassen. Es ist von Vorteil, die verfügbaren Besprechungsraumlösungen zu kennen, um sie schnell einsetzen zu können und so einen reibungslosen Ablauf einer zeitkritischen öffentlichen Bekanntmachung oder einer Ausschusssitzung zu gewährleisten.
Mitarbeiter und Teams nutzen wahrscheinlich gängige Unified-Communications-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Eine hybride Kollaborationslösung sollte sich in diese Plattformen integrieren lassen und dem Unternehmen maximale Flexibilität bei der Kommunikation mit externen Stakeholdern, einschließlich Geschäftspartnern und Kunden, ermöglichen – unabhängig von deren bevorzugter Plattform.
Für den Erfolg einer hybriden Arbeitsumgebung ist eine geeignete Konferenzraumausstattung mit den richtigen Werkzeugen, Systemen und Strategien erforderlich.
Die Beleuchtung ist unabhängig vom Standort der Teilnehmer gleichermaßen wichtig. Für Remote-Teilnehmer erleichtert eine gute Beleuchtung den Kollegen im Büro, ihre Remote-Kollegen während Videokonferenzen zu sehen, was die Kommunikation zusätzlich fördert.
Jede hybride Konferenzlösung sollte mit dem Wachstum eines Unternehmens und dessen zunehmend komplexen Anforderungen skalierbar sein. Netzwerkanforderungen, einschließlich ausreichender Bandbreite und Dienstgüte (QoS), sind ebenfalls unerlässlich und müssen bei der zunehmenden Verbreitung hybrider Zusammenarbeit unbedingt berücksichtigt werden.
Schulen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter in Konferenztechnologie
Selbst mit modernster Konferenztechnik kann ein Unternehmen Schwierigkeiten haben, in einer hybriden Arbeitsumgebung effektiv zusammenzuarbeiten, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende die Funktionen der Tools nicht kennen oder deren Anwendung im Arbeitsalltag nicht beherrschen. Daher können IT-Verantwortliche, die Schulungen zu Konferenztools anbieten, die auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnitten sind, die Anzahl der Supportanfragen zukünftig reduzieren.
Beispielsweise sollten Führungskräfte von Hybridteams lernen, wie sie Teammeetings mit Mitarbeitern vor Ort und im Homeoffice sowie mit Kunden oder Klienten durchführen. Regionalbüros haben möglicherweise spezifische Anforderungen an die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen im Hauptsitz. Auch Assistenten der Geschäftsleitung benötigen unter Umständen rollenspezifische Schulungen, um Meetings mit der Geschäftsleitung oder Kunden – sowohl vor Ort als auch remote – zu unterstützen.
Alle Mitarbeitenden sollten über die gleichen Grundkenntnisse im Umgang mit Konferenztechnik und deren Anwendungsmöglichkeiten für hybride Meetings verfügen. Daher empfiehlt es sich, regelmäßig oder bedarfsorientiert Auffrischungsschulungen anzubieten und den Mitarbeitenden Kurzanleitungen zur Verfügung zu stellen. Integrieren Sie die Schulung zur Konferenztechnik außerdem in die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Plan für die laufende Verwaltung und Instandhaltung
Eine langfristige Planung ist für den Erfolg eines hybriden Konferenzraumkonzepts unerlässlich. Budgetiert ein Unternehmen nur für kurzfristige Anforderungen, muss es die Konferenzlösung möglicherweise früher als erwartet überdenken. IT-Verantwortliche sollten die Gesamtkosten der Konferenzlösung über die gesamte Lebensdauer ermitteln und deren laufende Administration einplanen. Eine solche Budgetanalyse umfasst typischerweise die Kosten für Benutzerlizenzen an allen Standorten und im Homeoffice, die Lizenzen für den Betrieb der Konferenzlösungen in den jeweiligen Besprechungsräumen sowie alle notwendigen Hardware-Upgrades für Konferenzgeräte und Zubehör in Büros oder im Homeoffice.
Berücksichtigen Sie außerdem den Zeitaufwand des IT-Personals für die Wartung und Aktualisierung der Konferenzsysteme sowie für jegliche Analysesoftware, die zur Fehlerbehebung und Optimierung der Konferenzleistung benötigt wird. Lösungen mit Fernverwaltung ermöglichen eine einfachere Überwachung und Verwaltung des Systemzustands sowie die effiziente Bereitstellung von Software-Updates aus der Ferne.
Es können auch Kosten für Schulungen bestehender und neuer Mitarbeiter sowie für Administratorenschulungen für IT-Teammitglieder anfallen. Mit zunehmender Nutzung der Konferenzlösung durch Mitarbeiter und Teams sollte die IT-Abteilung Netzwerkressourcen einplanen, um reibungslose hybride Konferenzerlebnisse an allen Standorten zu gewährleisten.
Ein erfolgreiches hybrides Arbeitsumfeld schaffen
Laut einer Studie von PwC erwarten über 60 % der Führungskräfte höhere Ausgaben für virtuelle Kollaborationstools und Managementschulungen. IT-Verantwortliche sollten sich auf hybride Meeting-Umgebungen vorbereiten, indem sie den Bedarf ihrer Organisation an virtueller Zusammenarbeit ermitteln, Mitarbeitende im Umgang mit Konferenztechnologien schulen und die langfristige Wartung und Administration einer hybriden Kollaborationslösung proaktiv planen. Mit der richtigen Vorbereitung können IT-Experten den Weg für eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung in ihrem Unternehmen ebnen.