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Als IT-Leiter sollten Sie bei der Bewertung der Anforderungen an hybride Konferenzen die folgenden Überlegungen berücksichtigen:
Hybride Arbeitsumgebungen, in denen einige Mitarbeiter in einem Büro und andere von zu Hause oder anderen entfernten Standorten aus arbeiten, sind immer alltäglicher. Laut einer Studie von PwC planen 72 % der US-Führungskräfte, in Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu investieren, und 57 % von ihnen planen, in Konferenzräume mit verbesserter virtueller Konnektivität zu investieren.
Um den Wert dieser Investitionen zu maximieren, sollten IT-Führungskräfte Best Practices für die Gestaltung und Verwaltung des richtigen hybriden Konferenzraums befolgen. Hier erfahren Sie, was IT-Experten über die Einrichtung und Wartung von Konferenzräumen und Huddle Spaces für Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen wissen müssen.
IT-Führungskräfte sollten sicherstellen, dass sie die Anforderungen ihres Unternehmens verstehen, bevor sie sich für die richtige Konferenzlösung entscheiden.
Beispielsweise kann ein dedizierter Konferenzraum oder Huddle Space eine vollständig integrierte Besprechungsraumlösung mit Konferenzprozessoren und Endpunkten sowie Lautsprechern und Echounterdrückungsfunktionen erfordern. Dadurch können Remote-Meeting-Teilnehmer hören und gehört werden, was es für alle Beteiligten einfacher macht, sich gegenseitig zu verstehen. Viele Unternehmen erstellen flexible Arbeitsbereiche, die für eine Vielzahl von Zusammenarbeitsszenarien angepasst werden können. Es ist von Vorteil, mit den verfügbaren Lösungen für Besprechungsräume vertraut zu sein, damit sie schnell bereitgestellt werden können, um sicherzustellen, dass eine zeitkritische öffentliche Ankündigung oder Vorstandssitzung reibungslos verläuft.
Mitarbeiter und Teams verwenden wahrscheinlich beliebte Unified Communications-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Eine hybride Kollaborationslösung sollte sich in solche Plattformen integrieren lassen und dem Unternehmen maximale Flexibilität bei der Verbindung mit externen Stakeholdern wie Geschäftspartnern und Kunden ermöglichen, unabhängig von deren bevorzugter Plattform.
Eine hybride Arbeitsumgebung erfordert die richtige Einrichtung von Konferenzräumen mit den richtigen Tools, Systemen und Strategien für den Erfolg.
Die Beleuchtung ist überall dort wichtig, wo sich die Teilnehmer befinden. Für Remote-Mitarbeiter erleichtert eine gute Beleuchtung den Mitarbeitern im Büro die Möglichkeit, ihre Remote-Kollegen während Videoanrufen zu sehen, was die Kommunikation noch weiter erleichtert.
Jede hybride Konferenzlösung sollte in der Lage sein, zu wachsen, wenn ein Unternehmen expandiert und seine Anforderungen komplexer werden. Netzwerkanforderungen, einschließlich angemessener Bandbreite und Quality of Service (QoS), sind ebenfalls wichtig, wenn die hybride Zusammenarbeit im Vordergrund steht.
Ein Unternehmen könnte über die modernste Konferenztechnologie verfügen und dennoch Schwierigkeiten haben, in einer hybriden Umgebung effektiv zusammenzuarbeiten, wenn Manager und Mitarbeiter nicht wissen, was die Tools können, oder nicht verstehen, wie sie sie in ihrer täglichen Arbeit einsetzen sollen. Vor diesem Hintergrund werden IT-Führungskräfte, die Schulungen zu Konferenztools anbieten, die auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnitten sind, die Anzahl der Helpdesk-Anfragen reduzieren.
Zum Beispiel sollten Manager hybrider Teams lernen, wie man Teambesprechungen durchführt, die sich aus persönlichen und Remote-Mitarbeitern sowie mit Kunden oder Klienten zusammensetzen. Regionalbüros können spezifische Anforderungen an die Zusammenarbeit haben, um ihre Kollegen in der Zentrale einzubinden. Assistenten der Geschäftsleitung benötigen möglicherweise auch eine rollenspezifische Schulung, damit sie Meetings mit der Geschäftsleitung oder Kunden sowohl vor Ort als auch in Remote-Umgebungen unterstützen können.
Alle Mitarbeiter sollten über das gleiche Grundwissen verfügen, wenn es darum geht, was Konferenztechnologie leisten kann und wie sie hybride Meetings ermöglicht. Dementsprechend ist es eine gute Idee, regelmäßig oder auf Abruf Auffrischungsschulungen anzubieten und Spickzettel bereitzustellen, auf die sich die Mitarbeiter beziehen können. Integrieren Sie auch Schulungen zur Konferenztechnologie in die Orientierung neuer Mitarbeiter.
Auch die langfristige Planung ist entscheidend für den Erfolg eines hybriden Konferenzraums. Wenn ein Unternehmen nur kurzfristige Anforderungen berücksichtigt, muss es die Konferenzlösung möglicherweise früher als erwartet überdenken. IT-Führungskräfte sollten die Lebenszykluskosten der Konferenzlösung bewerten und die laufende Verwaltung planen. Eine solche Budgetanalyse umfasst in der Regel Einzelposten für Benutzerlizenzen an allen Bürostandorten und Remote-Arbeitsbereichen, Lizenzen, die für den Betrieb von Konferenzlösungen in bestimmten Besprechungsräumen erforderlich sind, und alle Hardware-Upgrades, die für Konferenzgeräte und Zubehör in Büros oder Remote-Arbeitsumgebungen erforderlich sind.
Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die das IT-Personal für die Wartung und Aktualisierung der Konferenzsysteme benötigt, sowie die Analysesoftware, die zur Fehlerbehebung und Optimierung der Konferenzleistung erforderlich ist. Lösungen, die Remote-Management bieten, ermöglichen eine einfachere Verfolgung und Verwaltung des Systemzustands sowie die Remote-Bereitstellung von Software-Updates für mehr Effizienz.
Es können auch Kosten für Schulungen für bestehende und neue Mitarbeiter sowie für administratorspezifische Schulungen für IT-Teammitglieder anfallen. Da immer mehr Mitarbeiter und Teams die Konferenzlösung einsetzen, sollte die IT ein Budget für Netzwerkressourcen einplanen, um reibungslose hybride Konferenzerlebnisse an allen Standorten zu unterstützen.
Laut der PwC-Studie erwarten über 60 % der Führungskräfte höhere Ausgaben für virtuelle Kollaborationstools und Managerschulungen. IT-Führungskräfte sollten sich auf hybride Besprechungsumgebungen vorbereiten, indem sie die Anforderungen ihres Unternehmens an die virtuelle Zusammenarbeit bewerten, Mitarbeiter in der Verwendung von Konferenztechnologien schulen und proaktiv die langfristige Wartung und Verwaltung einer hybriden Kollaborationslösung planen. Mit der richtigen Vorbereitung können IT-Experten den Weg für eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung eines Unternehmens ebnen.
