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En tant que responsable informatique, vous devez tenir compte de ces considérations lors de l'évaluation des besoins en matière de conférences hybrides :
Les environnements de travail hybrides - dans lesquels certains employés travaillent dans un bureau et d'autres depuis leur domicile ou d'autres lieux éloignés - sont de plus en plus courants. Selon une étude de PwC, 72 % des cadres américains prévoient d'investir dans des outils de collaboration virtuelle, et 57 % d'entre eux prévoient d'investir dans des salles de conférence dotées d'une connectivité virtuelle améliorée.
Pour maximiser la valeur de ces investissements, les responsables informatiques doivent suivre les meilleures pratiques pour concevoir et administrer la bonne configuration des salles de conférence hybrides. Voici ce que les professionnels de l'informatique doivent savoir sur la mise en place et l'entretien de salles de conférence et d'espaces de rencontre pour les organisations dotées d'environnements de travail hybrides.
Les responsables informatiques doivent s'assurer de bien comprendre les besoins de leur organisation avant de choisir la bonne solution de conférence.
Par exemple, une salle de conférence dédiée ou un espace de réunion peut nécessiter une solution de salle de réunion entièrement intégrée avec processeurs et des terminaux de conférence, ainsi que enceintes et des capacités de suppression de l'écho. Cela permet aux participants à une réunion à distance d'entendre et d'être entendus, ce qui facilite la compréhension mutuelle. De nombreuses organisations créent des espaces de travail flexibles qui peuvent être adaptés à divers scénarios de collaboration. Il est utile de connaître les solutions disponibles en matière de salles de réunion afin de pouvoir les déployer rapidement et de s'assurer qu'une annonce publique urgente ou une réunion du comité de direction se déroule sans accroc.
Les employés et les équipes utilisent probablement des plateformes de communications unifiées populaires telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Une solution de collaboration hybride doit s'intégrer à ces plateformes, ce qui permet à l'organisation de bénéficier d'une flexibilité maximale pour communiquer avec les parties prenantes externes, y compris les partenaires commerciaux et les clients, quelle que soit leur plateforme préférée.
Un environnement de travail hybride nécessite l'installation d'une salle de conférence appropriée avec les outils, systèmes et stratégies adéquats pour réussir.
L'éclairage est tout aussi important, quel que soit l'endroit où se trouvent les participants. Pour les collaborateurs à distance, un bon éclairage permet aux collègues du bureau de voir plus facilement leurs collègues à distance pendant les appels vidéo, ce qui facilite encore la communication.
Toute solution de conférence hybride doit pouvoir évoluer au fur et à mesure que l'organisation se développe et que ses besoins deviennent plus complexes. Les exigences en matière de réseau, y compris une bande passante adéquate et la qualité de service (QoS), sont également essentielles à garder à l'esprit lorsque la collaboration hybride prend son essor.
Une organisation peut disposer de la technologie de conférence la plus moderne qui soit, mais avoir du mal à collaborer efficacement dans un environnement hybride si les responsables et les employés ne savent pas ce que les outils peuvent faire ou ne comprennent pas comment les utiliser dans le cadre de leur travail quotidien. Dans cette optique, les responsables informatiques qui proposent une formation aux outils de conférence adaptée aux besoins de leur organisation réduiront le nombre de demandes d'assistance à l'avenir.
Par exemple, les responsables d'équipes hybrides doivent apprendre à organiser des réunions d'équipe composées de personnel en personne et à distance, ainsi qu'avec des clients. Les bureaux régionaux peuvent avoir des exigences spécifiques en matière de collaboration avec leurs collègues du bureau principal. Les assistants de direction peuvent également avoir besoin d'une formation spécifique à leur rôle afin de pouvoir participer à des réunions impliquant des cadres supérieurs ou des clients situés à la fois sur place et à distance.
Tous les employés devraient avoir les mêmes connaissances de base en ce qui concerne les possibilités offertes par la technologie de conférence et la manière dont elle permet d'organiser des réunions hybrides. C'est pourquoi il est judicieux de proposer des formations de remise à niveau périodiques ou à la demande, et de fournir aux employés des antisèches auxquelles ils peuvent se référer. Incorporez également la formation à la technologie de conférence dans l'orientation des nouveaux employés.
La planification à long terme est également essentielle à la réussite d'une configuration de salle de conférence hybride. Si une organisation n'établit son budget qu'en fonction d'exigences à court terme, elle devra peut-être repenser sa solution de conférence plus tôt que prévu. Les responsables informatiques doivent évaluer le coût du cycle de vie de la solution de conférence et planifier son administration permanente. Une telle analyse budgétaire comprend généralement des postes pour les licences d'utilisation dans tous les bureaux et espaces de travail à distance, les licences requises pour exploiter les solutions de conférence dans des espaces de réunion spécifiques et toutes les mises à niveau matérielles nécessaires pour les équipements et accessoires de conférence dans les bureaux ou les environnements de travail à distance.
Il faut également tenir compte du temps que le personnel informatique doit consacrer à la maintenance et à la mise à jour des systèmes de conférence, ainsi que des logiciels d'analyse nécessaires au dépannage et à l'optimisation des performances des conférences. Les solutions de gestion à distance facilitent le suivi et la gestion de l'état du système, ainsi que le déploiement à distance des mises à jour logicielles pour plus d'efficacité.
Des coûts peuvent également être associés à des sessions de formation pour les employés actuels et nouveaux, ainsi qu'à une formation spécifique à l'administration pour les membres de l'équipe informatique. Au fur et à mesure que les employés et les équipes adoptent la solution de conférence, le service informatique doit prévoir un budget pour les ressources de réseau afin d'assurer des expériences de conférence hybride fluides sur tous les sites.
Selon l'étude de PwC, plus de 60 % des dirigeants prévoient une augmentation des dépenses pour les outils de collaboration virtuelle et la formation des cadres. Les responsables informatiques doivent se préparer aux environnements de réunion hybrides en évaluant les besoins de leur organisation en matière de collaboration virtuelle, en formant les employés à l'utilisation des technologies de conférence et en planifiant de manière proactive la maintenance et l'administration à long terme d'une solution de collaboration hybride. Avec une bonne préparation, les professionnels de l'informatique peuvent ouvrir la voie à un environnement de travail hybride réussi.
