57 % des dirigeants américains prévoient d'investir dans des salles de conférence dotées d'une connectivité virtuelle améliorée.
En tant que responsable informatique, vous devez prendre en compte les éléments suivants lors de l'évaluation des besoins en matière de visioconférence hybride :
- Intégration des communications unifiées
- Formation des gestionnaires et des employés
- Frais administratifs et de maintenance courants
- Des espaces uniques et leurs exigences
- Performances du réseau
Les environnements de travail hybrides, où certains employés travaillent au bureau et d'autres à domicile ou à distance, se généralisent. Selon une étude de PwC , 72 % des dirigeants américains prévoient d'investir dans des outils de collaboration virtuelle et 57 % d'entre eux envisagent d'investir dans des salles de conférence dotées d'une connectivité virtuelle améliorée.
Pour optimiser ces investissements, les responsables informatiques doivent suivre les meilleures pratiques en matière de conception et de gestion des salles de conférence hybrides. Voici ce que les professionnels de l'informatique doivent savoir sur la mise en place et la maintenance des salles de conférence et des espaces de réunion informels pour les organisations ayant des environnements de travail hybrides.
Évaluer les besoins en matière de visioconférence hybride
Les responsables informatiques doivent s'assurer de bien comprendre les besoins de leur organisation avant de choisir la solution de visioconférence appropriée.
Par exemple, une salle de conférence dédiée ou un espace de réunion informel peut nécessiter une solution de salle de réunion entièrement intégrée avec système de visioconférence. processeurs et les points de terminaison ainsi que enceintes et des fonctionnalités d'annulation d'écho. Cela permet aux participants aux réunions à distance d'entendre et d'être entendus, facilitant ainsi la compréhension mutuelle. De nombreuses organisations créent des espaces de travail flexibles, adaptables à divers scénarios de collaboration. Il est judicieux de connaître les solutions disponibles pour les salles de réunion afin de pouvoir les déployer rapidement et garantir le bon déroulement d'une annonce publique urgente ou d'une réunion de conseil d'administration.
Les employés et les équipes utilisent probablement des plateformes de communication unifiées populaires telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Une solution de collaboration hybride doit s'intégrer à ces plateformes, offrant ainsi à l'organisation une flexibilité maximale pour communiquer avec ses parties prenantes externes, notamment ses partenaires commerciaux et ses clients, quelle que soit leur plateforme de prédilection.
Un environnement de travail hybride nécessite une configuration adéquate des salles de conférence, avec les outils, les systèmes et les stratégies appropriés pour assurer le succès.
L'éclairage est tout aussi important quel que soit l'endroit où se trouvent les participants. Pour les collaborateurs travaillant à distance, un bon éclairage permet aux collègues au bureau de mieux voir leurs collègues à distance lors des appels vidéo, facilitant ainsi la communication.
Toute solution de visioconférence hybride doit pouvoir évoluer au rythme de la croissance de l'organisation et de la complexification de ses besoins. Les exigences réseau, notamment une bande passante adéquate et une qualité de service (QoS), sont également des points essentiels à prendre en compte lors du déploiement de la collaboration hybride.
Former les gestionnaires et les employés aux technologies de conférence
Une organisation peut disposer des technologies de visioconférence les plus performantes et pourtant éprouver des difficultés à collaborer efficacement dans un environnement hybride si les managers et les employés ignorent les fonctionnalités de ces outils ou ne savent pas comment les intégrer à leur travail quotidien. C'est pourquoi les responsables informatiques qui proposent des formations aux outils de visioconférence adaptées aux besoins de leur organisation réduiront le nombre de demandes d'assistance technique à l'avenir.
Par exemple, les responsables d'équipes hybrides doivent apprendre à animer des réunions d'équipe composées de collaborateurs présents sur site et à distance, ainsi qu'avec des clients. Les bureaux régionaux peuvent avoir des exigences spécifiques en matière de collaboration pour impliquer leurs collègues du siège. Les assistants de direction peuvent également avoir besoin d'une formation adaptée à leur rôle afin de pouvoir assurer le bon déroulement des réunions avec la direction ou les clients, qu'ils soient sur site ou à distance.
Tous les employés devraient posséder les mêmes connaissances de base concernant les fonctionnalités des outils de visioconférence et leur rôle dans l'organisation de réunions hybrides. Il est donc judicieux de proposer des formations de rappel régulièrement ou à la demande, et de mettre à disposition des fiches récapitulatives. Intégrez également la formation aux outils de visioconférence lors de l'intégration des nouveaux employés.
Plan d'administration et d'entretien continus
La planification à long terme est essentielle à la réussite d'une configuration de salle de conférence hybride. Si une organisation ne prend en compte que les besoins à court terme dans son budget, elle risque de devoir revoir sa solution de visioconférence plus tôt que prévu. Les responsables informatiques doivent évaluer le coût total de la solution et planifier son administration. Cette analyse budgétaire comprend généralement les postes budgétaires relatifs aux licences utilisateur pour tous les bureaux et espaces de travail distants, les licences nécessaires au fonctionnement des solutions de visioconférence dans les salles de réunion, ainsi que les mises à niveau matérielles requises pour les équipements et accessoires de visioconférence, que ce soit au bureau ou à distance.
Il convient également de prendre en compte le temps que le personnel informatique doit consacrer à la maintenance et à la mise à jour des systèmes de visioconférence, ainsi qu'aux logiciels d'analyse nécessaires au dépannage et à l'optimisation des performances. Les solutions de gestion à distance facilitent le suivi et la gestion de l'état du système et permettent le déploiement à distance des mises à jour logicielles, gage d'efficacité.
Des coûts peuvent également être associés aux sessions de formation pour les employés actuels et futurs, ainsi qu'à la formation spécifique des administrateurs pour les membres de l'équipe informatique. À mesure que le nombre d'employés et d'équipes adoptant la solution de visioconférence augmente, le service informatique doit prévoir un budget pour les ressources réseau afin de garantir une expérience de visioconférence hybride fluide sur tous les sites.
Créer un environnement de travail hybride réussi
D'après une étude de PwC , plus de 60 % des dirigeants prévoient une augmentation des dépenses consacrées aux outils de collaboration virtuelle et à la formation des managers. Les responsables informatiques doivent se préparer aux environnements de réunion hybrides en évaluant les besoins de leur organisation en matière de collaboration virtuelle, en formant les employés à l'utilisation des technologies de visioconférence et en planifiant de manière proactive la maintenance et l'administration à long terme d'une solution de collaboration hybride. Avec une préparation adéquate, les professionnels de l'informatique peuvent jouer un rôle déterminant dans la réussite de l'environnement de travail hybride au sein de leur organisation.