57%的美国企业高管计划投资建设具备增强型虚拟连接功能的会议室。
作为IT领导者，在评估混合会议需求时，您应该考虑以下因素：
- 统一通信集成
- 经理和员工培训
- 持续的管理和维护成本
- 独特空间及其要求
- 网络性能
混合办公环境——部分员工在办公室工作，部分员工在家或其他远程地点工作——正变得越来越普遍。普华永道的一项研究显示，72%的美国高管计划投资虚拟协作工具，57%的高管计划投资配备增强型虚拟连接的会议室。
为了最大限度地发挥这些投资的价值，IT 领导者应遵循最佳实践来设计和管理合适的混合会议室配置。以下是 IT 专业人员需要了解的关于为采用混合办公环境的组织建立和维护会议室和小型讨论空间的内容。
评估混合会议需求
IT 领导者在确定合适的会议解决方案之前，应该确保他们了解自己组织的需求。
例如，专用会议室或小型讨论空间可能需要一套完整的会议室解决方案，包括会议处理器、终端设备、扬声器和回声消除功能。这样，远程参会者就能清晰地听到彼此的声音，让所有参与者都能更好地理解对方。许多组织正在创建灵活的工作空间，以适应各种协作场景。了解可用的会议室解决方案至关重要，这样才能快速部署，确保时间紧迫的公开公告或董事会会议顺利进行。
员工和团队很可能正在使用 Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet 等常用的统一通信平台。混合协作解决方案应与这些平台集成，使组织能够最大限度地灵活地与包括业务合作伙伴和客户在内的外部利益相关者进行沟通，而无需考虑他们偏好的平台。
混合办公环境需要合适的会议室配置，以及合适的工具、系统和策略才能取得成功。
无论参与者身处何地，光线都同样重要。对于远程参与者而言，良好的光线可以让办公室同事在视频通话中更容易看到远程同事，从而进一步促进沟通。
任何混合会议解决方案都应能随着组织规模的扩大和需求的日益复杂而扩展。随着混合协作的兴起，网络需求，包括足够的带宽和服务质量 (QoS)，也至关重要，必须始终牢记在心。
对管理人员和员工进行会议技术培训
即使拥有最先进的会议技术，如果管理者和员工不了解这些工具的功能或不了解如何在日常工作中使用这些工具，组织仍然难以在混合办公环境中高效协作。因此，能够提供符合组织需求的会议工具培训的IT领导者，将有助于减少未来服务台的请求数量。
例如，混合团队的管理者应该学习如何组织由现场和远程员工组成的团队会议，以及如何与客户进行沟通。区域办事处可能对与总部同事的协作有特定的要求。行政助理也可能需要接受角色相关的培训，以便能够支持涉及高层管理人员或客户的会议，无论这些会议是在公司内部还是远程进行。
所有员工都应具备相同的基本知识，了解会议技术的功能以及如何利用它进行混合式会议。因此，定期或按需提供复习培训，并提供员工可以参考的速查表，是非常明智的做法。此外，还应将会议技术培训纳入新员工入职培训中。
持续管理和维护计划
长期规划对于混合会议室系统的成功至关重要。如果企业仅根据短期需求制定预算，则可能需要比预期更早地重新考虑会议解决方案。IT 负责人应评估会议解决方案的生命周期成本，并规划其后续管理。此类预算分析通常包括所有办公地点和远程工作空间的用户许可费用、特定会议空间运行会议解决方案所需的许可费用，以及办公室或远程工作环境中会议设备和配件所需的任何硬件升级费用。
此外，还要考虑维护和更新会议系统所需的IT人员时间，以及用于故障排除和优化会议性能的任何分析软件。提供远程管理功能的解决方案可以更轻松地跟踪和管理系统运行状况，并可远程部署软件更新，从而提高效率。
此外，现有员工和新员工的培训课程以及IT团队成员的管理员专项培训也可能产生相关费用。随着越来越多的员工和团队采用会议解决方案，IT部门应在预算中预留网络资源，以支持所有地点流畅的混合会议体验。
打造成功的混合办公环境
根据普华永道的研究，超过60%的高管预计会增加在虚拟协作工具和管理人员培训方面的支出。IT领导者应通过评估组织对虚拟协作的需求、培训员工如何使用会议技术以及积极规划混合协作解决方案的长期维护和管理，为混合会议环境做好准备。做好充分准备后，IT专业人员可以引领组织成功构建混合办公环境。