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作为 IT 领导者，在评估混合会议需求时应考虑以下因素：
混合工作环境——一些员工在办公室工作，一些员工在家中或其他远程地点工作——越来越普遍。根据普华永道的研究，72%的美国高管计划投资虚拟协作工具，其中57%的人计划投资具有增强虚拟连接的会议室。
为了最大限度地提高这些投资的价值，IT 领导者应遵循设计和管理适当的混合会议室设置的最佳实践。以下是 IT 专业人员需要了解的有关为具有混合工作环境的组织建立和维护会议室和小型会议空间的信息。
IT 领导者应确保在确定正确的会议解决方案之前了解组织的要求。
例如，专用会议室或小型会议空间可能需要完全集成的会议室解决方案，该解决方案具有会议处理器和终端以及扬声器和回声消除功能。这允许远程会议参与者听到和被听到，使所有相关人员更容易相互理解。许多组织正在创建灵活的工作空间，以适应各种协作方案。熟悉可用的会议室解决方案是有益的，这样可以快速部署它们，以确保对时间敏感的公告或董事会委员会会议顺利进行。
员工和团队可能正在使用流行的统一通信平台，如Zoom，Microsoft Teams和Google Meet。混合协作解决方案应与此类平台集成，使组织在与外部利益相关者（包括业务合作伙伴和客户）建立联系时具有最大的灵活性，无论他们首选的平台如何。
混合工作环境需要适当的会议室设置，并配备正确的工具、系统和策略才能取得成功。
无论参与者身在何处，照明都同样重要。对于远程贡献者来说，良好的照明使办公室同事在视频通话期间更容易看到他们的远程同事，从而进一步促进沟通。
任何混合会议解决方案都应该能够随着组织的扩展及其需求变得更加复杂而增长。随着混合协作的兴起，网络要求（包括足够的带宽和服务质量 （QoS））也至关重要。
如果经理和员工不知道这些工具可以做什么或不了解如何在日常工作中使用它们，那么组织可能拥有最先进的会议技术，但仍然难以在混合环境中进行有效协作。考虑到这一点，提供满足其组织需求的会议工具培训的 IT 领导者将减少帮助台请求的数量。
例如，混合团队的经理应学习如何召开由面对面和远程员工组成的团队会议，以及与客户或客户进行会议。区域办事处可能对主要办事处的同事有具体的协作要求。行政助理可能还需要特定于角色的培训，以便他们能够支持涉及高级管理层或客户的会议，这些会议既位于本地，也位于远程环境中。
所有员工都应该具备相同的基本知识，了解会议技术可以做什么以及如何实现混合会议。因此，定期或按需提供进修培训，并提供员工可以参考的备忘单是一个好主意。将会议技术培训也纳入新员工入职培训中。
长期规划对于混合会议室设置的成功也至关重要。如果组织只考虑短期需求进行预算，则可能需要比预期更早地重新考虑会议解决方案。IT 领导者应评估会议解决方案的生命周期成本，并计划其持续管理。此类预算分析通常包括所有办公地点和远程工作区的用户许可证行项目、在特定会议空间中操作会议解决方案所需的许可证，以及在办公室或远程工作环境中进行会议设备和配件所需的任何硬件升级。
此外，除了排除故障和优化会议性能所需的任何分析软件外，还要考虑 IT 人员维护和更新会议系统所需的时间。提供远程管理的解决方案可以更轻松地跟踪和管理系统的运行状况，以及远程部署软件更新以提高效率。
对于现有员工和新员工的培训课程以及针对 IT 团队成员的管理员特定培训，也可能会产生相关费用。随着越来越多的员工和团队采用会议解决方案，IT 部门应为网络资源编制预算，以支持跨所有位置的流畅混合会议体验。
根据普华永道的研究，超过60%的高管预计在虚拟协作工具和经理培训方面的支出会增加。IT 领导者应通过评估组织的虚拟协作要求、培训员工如何使用会议技术以及主动规划混合协作解决方案的长期维护和管理，为混合会议环境做好准备。通过正确的准备，IT 专业人员可以引领组织成功的混合工作环境。
