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ITリーダーとして、ハイブリッド会議のニーズを評価する際には、これらの点を考慮する必要があります：
ある社員はオフィスで働き、ある社員は自宅やその他の遠隔地で働くというハイブリッドワーク環境はますます一般的になってきています。PwCの調査によると、米国の経営者の72％がバーチャルコラボレーショ ンツールへの投資を計画しており、そのうちの57％がバーチャル接続を強化 した会議室への投資を計画しています。
このような投資の価値を最大化するために、ITリーダーは適切なハイブリッド会議室のセットアップを設計・管理するためのベストプラクティスに従う必要があります。ここでは、ハイブリッドワーク環境を持つ組織のために、会議室やハドルスペースの設置と維持についてIT担当者が知っておくべきことを紹介します。
ITリーダーは、適切な会議ソリューションを決定する前に、組織の要件を理解しておく必要がある。
例えば、専用の会議室やハドルスペースでは、会議用プロセッサーやエンドポイント、スピーカーやエコーキャンセリング機能を備えた、完全に統合された会議室ソリューションが必要になる場合があります。これにより、遠隔地にいる会議参加者の声が聞き取りやすくなり、関係者全員がお互いを理解しやすくなります。多くの企 業ではさまざまなコラボレーシ ョンシナリオに対応できるフレキシブルなワークスペースを 創りだしています。どのような会議室ソリューションが利用できるかを熟知しておくことは、一刻を争う公示や取締役会のミーティングを滞りなく行うために、迅速に導入することができます。
従業員やチームは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetのような一般的なユニファイドコミュニケーションプラットフォームを使用していることでしょう。ハイブリッドコラボレーションソリューションは、このようなプラットフォームと統合し、ビジネスパートナーや顧客を含む社外の関係者が好んで使用するプラットフォームに関係なく、柔軟に接続できるようにする必要があります。
ハイブリッドな職場環境を成功させるには、適切なツール、システム、戦略を備えた適切な会議室のセットアップが必要です。
参加者がどこにいても、照明は同じように重要です。遠隔地の参加者にとっては、良好な照明があれば、ビデオ通話中にオフィス内の同僚が遠隔地の同僚を見やすくなり、コミュニケーションがさらに円滑になります。
どのようなハイブリッド会議ソリューションも、組織が拡大し、要件が複雑になるにつれて成長できるものでなければなりません。十分な帯域幅やQoS（Quality of Service）などのネットワーク要件も、ハイブリッドコラボレーションが本格化するにつれて、常に念頭に置いておく必要があります。
管理職や従業員がツールの機能を知らなかったり、日常業務での使用方法を理解していなかったりすると、最先端の会議テクノロジーを導入していても、ハイブリッド環境での効果的なコラボレーションに苦労することになります。このことを念頭に置き、組織のニーズに合わせた会議ツールのトレーニングを提供する IT リーダーは、将来的にヘルプデスクへの依頼を減らすことができます。
例えば、ハイブリッドチームのマネジャーは顧客やクライアントとのミーティングだけでなく、対面しているスタッフと遠隔地にいるスタッフから構成されるチームミーティングの進め方を学ぶ必要があります。地 域 別オフィスは 本 社の同僚とのコラボレ ーションに特 化した要件があるかもしれません。また、エグゼクティブアシスタントは、オンプレミスとリモートの両方にいる上級管理職や顧客とのミーティングをサポートできるように、役割に応じたトレーニングが必要かもしれません。
会 議 テ クノ ロ ジ ー で で き る こ と や 、ハ イ ブ リッド ミ ー テ ィ ン グ を ど の よ う に 実 現 す る か に つ い て は 、す べ て の 従 業 員 が 同 じ 基 礎 知 識 を 有 す べ き で す 。したがって、定期的またはオンデマンドで再教育を行い、社員が参照できるチートシートを提供するのがよいでしょう。また、新入社員のオリエンテーションにも、会議技術のトレーニングを組み込むとよいでしょう。
ハイブリッド会議室のセットアップを成功させるには、長期的な計画も重要です。短期的な要件のみを念頭に予算を組んだ場合、予想よりも早く会議ソリューションを見直す必要が生じる可能性があります。ITリーダーは、会議ソリューションの生涯コストを評価し、継続的な管理を計画する必要がある。このような予算分析には、通常、すべてのオフィス拠点とリモートワークスペースのユーザーライセンス、特定の会議スペースで会議ソリューションを運用するために必要なライセンス、オフィスやリモートワーク環境の会議機器やアクセサリーに必要なハードウェアのアップグレードなどの項目が含まれる。
また、トラブルシューティングや会議パフォーマンスの最適化に必要な分析ソフトウェアに加え、会議システムの保守やアップデートに必要な IT スタッフの時間も考慮してください。リモート管理が可能なソリューションでは、システムの健全性を簡単に追跡・管理できるほか、ソフトウェア更新のリモート展開も可能で、効率化を図ることができます。
また、既存社員や新入社員向けのトレーニングセッションや、IT チームメン バー向けの管理者固有のトレーニングに関連するコストも発生する可能性があります。より多くの従業員やチームが会議ソリューションを採用するにつれ、IT部門は、全拠点でスムーズなハイブリッド会議体験をサポートするためのネットワークリソースの予算を組む必要があります。
PwCの調査によると、60％以上のエグゼクティブがバーチャルコラボレーショ ンツールや管理者トレーニングへの支出の増加を見込んでいます。ITリーダーは組織のバーチャルコラボレーション要件を評価し、会議テクノロジーの使用方法について従業員をトレーニングし、ハイブリッドコラボレーションソリューションの長期的なメンテナンスと管理を積極的に計画することで、ハイブリッドミーティング環境に備える必要があります。適切な準備により、IT担当者は組織のハイブリッドワーク環境を成功に導くことができます。
