米国の経営幹部の 57% が、強化された仮想接続を備えた会議室に投資する予定です。
IT リーダーとして、ハイブリッド会議のニーズを評価する際には、次の点を考慮する必要があります。
- UC統合
- 管理者と従業員の研修
- 継続的な管理および保守コスト
- ユニークな空間とその要件
- ネットワークパフォーマンス
一部の従業員がオフィスで働き、一部の従業員が自宅やその他の遠隔地で働くハイブリッドな勤務環境は、ますます一般的になっています。PwCの調査によると、米国の経営幹部の72%がバーチャルコラボレーションのためのツールへの投資を計画しており、さらに57%が強化されたバーチャル接続機能を備えた会議室への投資を計画しています。
これらの投資価値を最大化するために、ITリーダーは、適切なハイブリッド会議室のセットアップを設計および管理するためのベストプラクティスに従う必要があります。ハイブリッドワーク環境を持つ組織における会議室とハドルスペースの構築と維持について、ITプロフェッショナルが知っておくべきことをご紹介します。
ハイブリッド会議の要件を評価する
IT リーダーは、適切な会議ソリューションを決定する前に、組織の要件を確実に理解する必要があります。
例えば、専用の会議室やハドルスペースでは、会議用プロセッサーやエンドポイント、スピーカーやエコーキャンセリング機能を備えた、完全に統合された会議室ソリューションが必要になる場合があります。これにより、遠隔地にいる会議参加者の声が聞き取りやすくなり、関係者全員がお互いを理解しやすくなります。多くの企 業ではさまざまなコラボレーシ ョンシナリオに対応できるフレキシブルなワークスペースを 創りだしています。どのような会議室ソリューションが利用できるかを熟知しておくことは、一刻を争う公示や取締役会のミーティングを滞りなく行うために、迅速に導入することができます。
従業員やチームは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといった人気のユニファイドコミュニケーションプラットフォームを使用している可能性が高いでしょう。ハイブリッドコラボレーションソリューションは、これらのプラットフォームと統合することで、ビジネスパートナーや顧客などの外部ステークホルダーと、それぞれの好みのプラットフォームに関わらず、最大限の柔軟性で繋がることができるようになります。
ハイブリッドな作業環境を成功させるには、適切なツール、システム、戦略を備えた適切な会議室の設定が必要です。
参加者の居場所に関わらず、照明は同様に重要です。リモートワークの場合、適切な照明があれば、ビデオ通話中にオフィスにいる同僚がリモートワークの同僚を見やすくなり、コミュニケーションがさらにスムーズになります。
ハイブリッド会議ソリューションは、組織の拡大や要件の複雑化に合わせて拡張できる必要があります。ハイブリッドコラボレーションが本格化するにつれ、十分な帯域幅とサービス品質（QoS）を含むネットワーク要件も常に念頭に置く必要があります。
会議テクノロジーについて管理者と従業員をトレーニングする
組織が最先端の会議テクノロジーを導入していても、管理者や従業員がツールの機能を理解していなかったり、日常業務でどのように活用すれば良いか理解していなかったりすると、ハイブリッド環境での効果的なコラボレーションに苦労する可能性があります。この点を踏まえ、組織のニーズに合った会議ツールのトレーニングを提供するITリーダーは、将来的にヘルプデスクへの問い合わせ件数を削減できるでしょう。
例えば、ハイブリッドチームのマネージャーは、対面とリモートのスタッフで構成されるチームミーティング、そして顧客やクライアントとのミーティングの運営方法を学ぶ必要があります。地方オフィスでは、本社の同僚との連携にあたり、特別なコラボレーション要件がある場合があります。エグゼクティブアシスタントは、オンプレミスとリモートの両方に拠点を置く上級管理職や顧客とのミーティングをサポートできるよう、役割に応じたトレーニングを受ける必要があるかもしれません。
会議テクノロジーの機能とハイブリッド会議の実現方法について、全従業員が共通の基本知識を持つことが重要です。そのため、定期的に、あるいは必要に応じて復習トレーニングを実施し、従業員が参照できるチートシートを提供することをお勧めします。また、新入社員オリエンテーションにも会議テクノロジーに関するトレーニングを取り入れましょう。
継続的な管理と保守の計画
ハイブリッド会議室のセットアップを成功させるには、長期的な計画も不可欠です。組織が短期的な要件のみを考慮して予算を計上した場合、予想よりも早く会議ソリューションの見直しが必要になる可能性があります。ITリーダーは、会議ソリューションの生涯コストを評価し、継続的な管理計画を立てるべきです。このような予算分析には通常、全オフィス拠点とリモートワークスペースのユーザーライセンス、特定の会議スペースで会議ソリューションを運用するために必要なライセンス、オフィスまたはリモートワーク環境の会議機器やアクセサリに必要なハードウェアアップグレードなどの項目が含まれます。
また、会議システムの保守とアップデートに必要なITスタッフの時間に加え、会議パフォーマンスのトラブルシューティングと最適化に必要な分析ソフトウェアについても考慮する必要があります。リモート管理機能を備えたソリューションは、システムの健全性を容易に追跡・管理できるだけでなく、ソフトウェアアップデートをリモートで展開することで効率化を実現します。
既存および新規の従業員向けの研修セッションや、ITチームメンバー向けの管理者向け研修にもコストがかかる可能性があります。会議ソリューションを導入する従業員やチームが増えるにつれて、IT部門は、あらゆる拠点でスムーズなハイブリッド会議エクスペリエンスを実現するためのネットワークリソースに予算を計上する必要があります。
成功するハイブリッドワーク環境を構築する
PwCの調査によると、経営幹部の60%以上が、バーチャルコラボレーションツールとマネージャー研修への支出増加を予想しています。ITリーダーは、組織のバーチャルコラボレーション要件を評価し、従業員に会議テクノロジーの使用方法をトレーニングし、ハイブリッドコラボレーションソリューションの長期的な保守・管理を積極的に計画することで、ハイブリッド会議環境への準備を整える必要があります。適切な準備をすることで、ITプロフェッショナルは組織のハイブリッドワーク環境を成功に導くことができます。