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ハイブリッドな働き方が普及した現代において、ビデオ会議システムは職場に不可欠なツールとなっています。
2020年3月以降、バーチャルミーティングやオンラインコラボレーションセッションが増加する中、オンプレミスまたはcloud-ベースのツールを使用するネットワークは、柔軟で堅牢でなければなりません。それらを管理するITチームは、解決するために新しい考え方を必要とする、進化し続ける様々な課題に遭遇し続けている。
ここでは、現代のビデオ会議システムにおける最も一般的な課題と、それらの解決につながるヒントをご紹介します。
パンデミック以前に設計・設置されたレガシー・ビデオ会議シス テムでは、バーチャル会議が一般的でなく、ユーザーが遠隔地 に分散しているよりも、社内に分散していることが多かった。また、cloud ベースの会議プラットフォームに移行したことで、帯域幅の使用方法も変化した。このため、オンプレミス・システムが異なるタイプのデータフローを処理する能力に対して、柔軟性と機能セットのトレードオフが生じることになった。
帯域幅の問題は、通話の切断、過剰なパケットロスによる音声やビデオの品質低下、コラボレーション文書の共有やアップロードのパフォーマンス低下につながります。これは企業の業務遂行能力に影響を与えるため、日常業務をサポートするためには迅速かつ完全に対処する必要があります。
この課題の解決は、最新のビデオ会議システム計画を作成することから始まります。最初のステップはバーチャル会議の増加に対応するために必要な最大容量を特定する。つまり、ITマネジャーは、ネットワークを増強するための合理的な資本支出案をまとめ、実証済みの戦術を使用して、オンプレミスのリソースに対するリモートユーザーの影響を軽減する必要があります。
リモート・ユーザー向けにスプリット・トンネル方式を採用することで、VPNによるセキュリティは確保されるが、cloud ベースのアプリへのアクセスはユーザーのインターネット接続に依存するため、社内リソースへの負荷が軽減される。また、ローカルエリアネットワークはWi-Fiのデッドスポットをなくすために更新する必要があり、ワイドエリアネットワークは、高品質なビデオ会議に最適な構造を見つけるために、新たな5Gやその他の技術に対して評価する必要がある。
テレビ会議システムのレガシーネットワーク構成におけるもう一つの問題は、アクセスポイントの不適切な構成である。アクセスポイントは、デバイスをネットワークに簡単に接続できるようにするもので、ハイブリッドワークの需要に応えるために不可欠なものです。
Wi-Fi技術を最高速度（1.2Gbpsが妥当な目標）にアップグレードすれば、アクセスポイントあたりにより多くのデバイスをサポートできる。また、IT管理者は、再構成された職場における新たな人の流れや会議の流れに応じて、これらのデバイスを再クラスタ化することもできます。さらに、ストリーミング・ビデオを扱うために特別に作られたエンドポイントやその他のデータ・リッチ・デバイスの利用が多い会議室には、特別な注意を払う必要がある。
2020年初頭に数百万人の労働者をホームオフィスに移行させるという慌ただしさの中で、ほとんどの人にとって最も手っ取り早い解決策は、手持ちの周辺機器を何でも使ってバーチャルミーティングを行うことだった。これは、ビデオ会議システムの改善という文脈では小さな問題のように思えるかもしれないが、互換性のない機器は、リモート会議の成功を左右する重要な要因である。機器に問題があるにもかかわらず、ユーザーが会社の技術に責任をなすりつけてしまうことはよくあることです。
リモートワークのレベルが高まって2年が経とうとしている今、企業はリモート利用に最適な機器を選択し、必要な場合にはその費用を賄うための手当を従業員に支給する必要がある。このコストは、標準化された周辺機器の価値によって相殺され、特定の品質問題を排除し、すべてのリモートオフィスが同じレベルの設備を備えていることを保証することができます。
最新のビデオ会議システムに伴う課題は、ハイブリッドワークの時代において非常に大きくなっている。
2020年初頭にZoom、Microsoft Teams、Google Meet、その他のリモート・ビデオ・プラットフォームが大流行した際、最初に起こったバイラルな出来事のひとつに「Zoom爆撃」という現象がある。会議のログイン名やアクセス・コードがあまりにも自由に共有されると、オンライン侵入者が会議にアクセスできてしまうのだ。その結果、多くのユーザーは、ミーティング情報を控えめにし、保護することを学んだ。
また、ライブ文字起こしや字幕機能などにより、会議の内容をテキスト化したり社外秘資料などが画面上で複製され不適切に共有されやすくなっています。
米戦略国際問題研究所（Center for Strategic and International Studies）は、大手プロバイダーが導入している暗号化手順で必要な保護はすべて提供されるとアドバイスしているが、米サイバーセキュリティ・インフラ・セキュリティ局は、セキュリティ侵害の機会を減らすための基本的な手順をいくつか提案している。
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetをはじめとするオンラインミーティングやコラボレーションのプロバイダーは、リモートワークへの移行を利用するために迅速に行動し、新規ユーザーを獲得するために無料トライアルを提供し、企業顧客の足がかりを作った。ITチームは、様々なツールに迅速に対応し、リアルタイムでトラブルシューティングを行う必要がありました。
利用可能なツールの幅広い選択は、ユニファイド・コミュニケーションとITチームに過剰なコストを強いる。組織は、すべての人にサービスを提供するために最適なツールを選択する必要があり、その従業員にとって最も適切な選択と見なされるものを調べることから始めることができる。
ビデオ会議が今後も普及し続ける中、IT管理者は定期的に機器やツールを監査し、長期的にビジネスを成功に導くソリューションを見極める必要がある。
