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在混合工作时代，视频会议系统可能已经成为现代工作场所最重要的资产。
自 2020 年 3 月以来，虚拟会议和在线协作会议不断增加，使用内部部署或基于云的工具的网络必须灵活而强大。管理这些网络的 IT 团队不断遇到各种挑战，需要新思维来解决。
下文介绍了现代视频会议系统最常见的一些问题，以及解决这些问题的主动措施。
在大流行之前设计和安装的传统视频会议系统面临着一举两得的局面，当时虚拟会议并不常见，用户通常集中在内部，而不是分布在远程地点。向基于云的会议平台的转变也改变了带宽的使用方式，这就需要在灵活性和功能集与企业内部系统处理不同类型数据流的能力之间进行权衡。
带宽问题会导致通话掉线、因数据包丢失过多而导致音频和视频质量低下，以及共享和上传协作文档的性能低下。这影响了公司的执行能力，需要迅速彻底地解决，以支持日常业务。
要解决这一难题，首先要制定最新的视频会议系统计划。第一步：确定满足虚拟会议增加所需的最大容量。这意味着 IT 经理需要提出合理的资本支出建议，以扩大网络规模，并采用行之有效的策略来减少远程用户对内部资源的影响。
为远程用户提供分离式隧道路线，既能提供 VPN 带来的安全性，又能依靠用户的互联网连接访问基于云的应用程序，从而减少对内部资源的占用。局域网也需要更新，以消除 Wi-Fi 死角，而广域网则应根据新兴的 5G 和其他技术进行评估，以找到高质量视频会议的最佳结构。
视频会议系统传统网络配置的另一个问题是接入点配置不当。这些接入点允许设备轻松连接到网络，对于满足混合工作环境的需求至关重要。
将 Wi-Fi 技术升级到最高速度（1.2 Gbps 是一个合理的目标）可帮助每个接入点支持更多设备。IT 管理人员还可以根据重组后工作场所的新人流和会议流重新集群这些设备。此外，还应特别注意可能会大量使用终端和其他数据量大的设备来处理流媒体视频的会议室。
2020 年初，数百万工人匆忙搬进家庭办公室，对大多数人来说，最快捷的解决方案是使用手头的任何外围设备召开虚拟会议。在改进视频会议系统的背景下，这似乎是一个小问题，但设备不兼容却是影响远程会议成功与否的一个重要因素。用户常常错误地将糟糕的会议体验归咎于公司的技术，而设备可能是一个因素。
如今，远程工作水平的提高已接近两年，公司需要为远程使用选择最佳设备，并在必要时为员工提供津贴以支付这些费用。标准化的外围设备可以消除某些质量问题，并确保每个远程办公室的装备水平一致，从而抵消了成本。
在混合工作时代，现代视频会议系统所面临的挑战大大增加。
2020 年初，Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 和其他远程视频平台大行其道，其中最先出现的病毒式事件之一就是 "Zoom 炸弹 "现象--如果会议登录名和访问密码被随意分享，在线入侵者就有可能进入会议。因此，许多用户学会了谨慎保护会议信息。
但是，实时转录或隐藏字幕功能等问题使得会议详细信息更易于被复制和不当共享，同时与会者可以通过数字方式来回传递文档和商业机密。
战略与国际研究中心建议，主要供应商采取的加密措施将提供所有必要的保护，但美国网络安全和基础设施安全局建议采取一些基本步骤，以减少安全漏洞的机会。
Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 和其他在线会议与协作提供商迅速采取行动，利用远程工作这一趋势，提供免费试用，以吸引新用户并在企业客户中站稳脚跟。IT 团队必须快速适应各种工具，并实时排除故障。
可供选择的工具种类繁多，给统一通信和 IT 团队带来了过高的成本压力，而且由于手头工具繁多，冗余成本也很高。企业需要选择最佳工具来为每个人服务，可以先看看哪些工具最适合员工使用。
随着视频会议的持续发展，IT 经理应定期对设备和工具进行审核，找出能让企业获得长期最大成功的解决方案。
