ビデオ会議システムの共通の課題をIT担当者が解決するには、以下を検討します:
- 最新のビデオ会議システム導入計画の策定
- Wi-Fiを高速なテクノロジーにアップデート
- ビデオ会議機器とツールの定期的な評価
- リモート使用に最適な会議機器の選択
- 安全なデザインのシステムで会議を開催
ハイブリッドな働き方が普及した現代において、ビデオ会議システムは職場に不可欠なツールとなっています。
2020年3月以降、仮想会議やオンラインコラボレーションセッションが増加し、オンプレミスまたはcloudベースのツールは柔軟性と堅牢性を備えていなければなりません。それらを管理するITチームは、解決のために新たな思考を必要とする、進化し続ける様々な課題に常に直面しています。
ここでは、現代のビデオ会議システムにおける最も一般的な課題と、それらの解決につながるヒントをご紹介します。
ネットワークを見直す
パンデミック以前に設計・導入された従来のビデオ会議システムでは、バーチャル会議が一般的ではなく、ユーザーが遠隔地に分散するのではなく社内に集まることが多かったため、ワンツーパンチのダイナミクスが起こっています。 cloudクラウドベースの会議プラットフォームでは帯域幅の使用方法も変更され、柔軟性と機能セットとオンプレミス システムの異なるタイプのデータ フローを処理する能力との間でトレードオフが生じています。
帯域幅の問題は、通話の切断、過剰なパケットロスによる音声・動画品質の低下、共同作業用ドキュメントの共有・アップロードのパフォーマンス低下につながる可能性があります。これは企業の業務遂行能力に悪影響を及ぼし、日常業務をサポートするためには迅速かつ包括的な対策が必要です。
この課題を解決するには、ビデオ会議システムの最新計画を作成することから始まります。最初のステップは、仮想会議の増加に対応するために必要な最大容量を特定することです。つまり、ITマネージャーは、ネットワークを増強するための十分な根拠のある設備投資計画を策定し、リモートユーザーがオンプレミスのリソースに与える影響を軽減するための実績のある戦術を活用する必要があります。
リモートユーザー向けにスプリットトンネル方式を採用すると、VPNと同様のセキュリティが提供されますが、アクセスにはユーザーのインターネット接続に依存します。 cloudクラウドベースのアプリを活用すれば、社内リソースへの負荷を軽減できます。また、Wi-Fiのデッドスポットを解消するためにローカルエリアネットワークを更新する必要があり、高品質なビデオ会議に最適な構成を見つけるために、5Gなどの新興技術と比較検討する広域ネットワークも必要です。
アクセスポイントを見直す
ビデオ会議システムの従来のネットワーク構成におけるもう一つの問題は、アクセスポイントの設定が不適切であることです。アクセスポイントはデバイスがネットワークに容易に接続できるようにし、ハイブリッドワークの世界の要求を満たすために不可欠です。
Wi-Fiテクノロジーを最高速度（1.2Gbpsが妥当な目標）にアップグレードすることで、アクセスポイント1つあたりの接続デバイス数を増やすことができます。IT管理者は、再構成された職場における人の流れや会議の流れに合わせて、アクセスポイントを再配置することも可能です。さらに、ストリーミングビデオ処理に特化したエンドポイントやその他のデータ通信量の多いデバイスの使用頻度が高くなる可能性のある会議室には、特に注意を払う必要があります。
リモートデバイスを見直す
2020年初頭、何百万人もの従業員が急いで在宅勤務に移行する中、多くの人にとって最も手軽な解決策は、手元にある周辺機器を使ってバーチャル会議を行うことでした。これは、ビデオ会議システムの改善という観点から見ると些細な問題のように思えるかもしれませんが、機器の互換性のなさは、リモート会議の成功を左右する重要な要素です。会議の体験が悪くなった原因を、機器自体に問題があるにもかかわらず、誤って企業のテクノロジーのせいにするユーザーは少なくありません。
リモートワークの普及が2年目に入り、企業はリモートワークに最適な機器を選択し、必要に応じて従業員に費用を補助する手当を支給する必要があります。標準化された周辺機器は、品質に関する問題を解消し、すべてのリモートオフィスに同じレベルの機器を揃えることを可能にします。
ハイブリッドワークの時代において、現代のビデオ会議システムに伴う課題は飛躍的に増大しています。
セキュリティを確保する
2020年初頭、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのリモートビデオプラットフォームへの急速な普及の中で最初に話題となった現象の一つが、「Zoom爆撃」です。これは、会議のログイン情報やアクセスコードがあまりにも自由に共有されると、オンライン上の侵入者が会議にアクセスできる可能性があるというものです。その結果、多くのユーザーが会議情報を慎重に管理し、保護するようになりました。
また、ライブ文字起こしや字幕機能などにより、会議の内容をテキスト化したり社外秘資料などが画面上で複製され不適切に共有されやすくなっています。
戦略国際問題研究所は、大手プロバイダーが導入している暗号化手順で必要な保護がすべて提供されるとアドバイスしていますが、米国サイバーセキュリティ・インフラストラクチャセキュリティ庁は、セキュリティ侵害の機会を減らすためのいくつかの基本的な手順を提案しています。
- 1.ルーターやネットワークの初期パスワードを変更し、自宅のルーターをWPA2またはWPA3の暗号化標準に設定することで、安全な接続を確保する。
- 2.すべての会議において参加者にアクセスコードやパスワード入力を必須にし、また待機室機能を使用して参加者を事前に管理できるようにする。
- 3.画面共有やファイル共有、その他のミーティング機能の利用を最小限のユーザーに制限する。
- 会議ツールやその他のアプリケーションを最新バージョンに更新し、最新の暗号化技術が確実に使用されるようにしてください。また、ソフトウェアアップデートの自動設定やオプトアウト設定も検討してください。
必要なツールを絞る
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといったオンライン会議・コラボレーションサービスプロバイダーは、リモートワークへの移行を機に迅速に行動を起こし、無料トライアルを提供することで新規ユーザーを獲得し、企業顧客との足掛かりを築きました。ITチームは、様々なツールを迅速に適応させ、リアルタイムでトラブルシューティングを行う必要がありました。
利用可能なツールの選択肢が多岐にわたるため、ユニファイドコミュニケーションチームとITチームには過剰なコスト負担がかかり、ツールの多様化に伴う冗長性によるコストの増大も懸念されます。組織は、すべての従業員にとって最適なツールを選択する必要があり、まずは自社の従業員にとって最も適切な選択肢を検討することから始めるべきです。
ビデオ会議が今後も継続する中で、IT 管理者は機器やツールを定期的に監査し、企業が長期的に最大の成功を収められるようなソリューションを特定する必要があります。