Mit diesen Strategien können IT-Teams häufige Probleme im Hinblick auf Videokonferenzsysteme lösen:
- Modernisierung des Videokonferenzsystems planen
- Modernisierung der WLAN-Technologie, um hohe Datenübertragungsraten zu erreichen
- Regelmäßige Überprüfung der Videokonferenzausrüstung und -tools
- Auswahl der optimalen Konferenzausrüstung für die Fernnutzung
- Von Anfang an sichere Meetings gewährleisten
In dieser von hybriden Arbeitsmodellen geprägten Zeit sind Videokonferenzsysteme zum vielleicht wichtigsten Hilfsmittel geworden.
Da virtuelle Meetings und Online-Zusammenarbeitssitzungen seit März 2020 zunehmen, haben Netzwerke, die lokale oder externe Infrastruktur nutzen, … cloud -basierte Tools müssen flexibel und robust sein. Die IT-Teams, die sie verwalten, sehen sich ständig neuen Herausforderungen gegenüber, die neue Lösungsansätze erfordern.
Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Probleme zusammengetragen, die mit modernen Videokonferenzsystemen einhergehen – und die proaktiven Schritte, die Sie zu ihrer Behebung ergreifen können.
Veraltete Netzwerke
Für ältere Videokonferenzsysteme, die vor der Pandemie konzipiert und installiert wurden, als virtuelle Meetings weniger üblich waren und die Nutzer häufiger intern konzentriert arbeiteten als an verschiedenen Standorten verteilt, vollzieht sich eine zweifache Dynamik. Der Wandel hin zu cloud Die auf plattformbasierten Meetings haben auch die Art und Weise verändert, wie Bandbreite genutzt wird. Dies führt zu einem Kompromiss zwischen Flexibilität und Funktionsumfang einerseits und der Fähigkeit von On-Premise-Systemen andererseits, einen anderen Datenfluss zu verarbeiten, andererseits.
Bandbreitenprobleme können zu Verbindungsabbrüchen, schlechter Audio- und Videoqualität aufgrund von Paketverlusten sowie zu Leistungseinbußen beim Teilen und Hochladen von Dokumenten führen. Dies beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit von Unternehmen und muss schnell und umfassend behoben werden, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Die Bewältigung dieser Herausforderung beginnt mit der Erstellung eines aktualisierten Videokonferenzsystemplans. Der erste Schritt: Ermitteln Sie die maximale Kapazität, die für die steigende Anzahl virtueller Meetings benötigt wird. Das bedeutet, dass IT-Manager fundierte Investitionsvorschläge für den Ausbau ihrer Netzwerke ausarbeiten und bewährte Methoden anwenden müssen, um die Belastung der lokalen Ressourcen durch Remote-Nutzer zu minimieren.
Die Verwendung eines Split-Tunnels für Remote-Benutzer bietet die Sicherheit eines VPNs, ist aber auf die Internetverbindung der Benutzer für den Zugriff angewiesen. cloud -basierte Apps reduzieren die Belastung interner Ressourcen. Lokale Netzwerke müssen ebenfalls modernisiert werden, um WLAN-Funklöcher zu beseitigen, während Weitverkehrsnetze im Hinblick auf aufkommende 5G-Technologien und andere Technologien evaluiert werden sollten, um die optimale Struktur für hochwertige Videokonferenzen zu finden.
Überlastung der Zugangspunkte
Ein weiteres Problem veralteter Netzwerkkonfigurationen von Videokonferenzsystemen sind falsch konfigurierte Zugangspunkte. Diese ermöglichen es Geräten, sich problemlos mit einem Netzwerk zu verbinden und sind unerlässlich, um den Anforderungen der hybriden Arbeitswelt gerecht zu werden.
Die Aufrüstung der WLAN-Technologie auf Höchstgeschwindigkeiten (1,2 Gbit/s sind ein realistisches Ziel) ermöglicht die Unterstützung von mehr Geräten pro Zugangspunkt. IT-Manager können diese zudem entsprechend dem veränderten Personen- und Besprechungsaufkommen im umgestalteten Arbeitsbereich neu gruppieren. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf Besprechungsräume gelegt werden, in denen möglicherweise mehr Endgeräte und andere datenintensive Geräte speziell für Videostreaming genutzt werden.
Anforderungen an die Ausstattung
Im Zuge der Eile, Millionen von Arbeitnehmern Anfang 2020 ins Homeoffice zu verlegen, war die schnellste Lösung für die meisten, die vorhandenen Peripheriegeräte für virtuelle Meetings zu nutzen. Dies mag im Kontext der Verbesserung von Videokonferenzsystemen wie ein kleines Problem erscheinen, doch inkompatible Geräte sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Online-Meetings. Oftmals geben Nutzer fälschlicherweise der Unternehmens-IT die Schuld für schlechte Meeting-Erfahrungen, obwohl die Geräte selbst ein Faktor sein können.
Da wir nun fast zwei Jahre lang vermehrt im Homeoffice arbeiten, müssen Unternehmen die optimale Ausstattung für den mobilen Einsatz auswählen und ihren Mitarbeitern gegebenenfalls Zuschüsse zur Deckung dieser Kosten gewähren. Die Kosten werden durch den Wert standardisierter Peripheriegeräte ausgeglichen, wodurch bestimmte Qualitätsprobleme vermieden und sichergestellt werden können, dass alle Homeoffice-Arbeitsplätze gleich gut ausgestattet sind.
Die Herausforderungen, die mit modernen Videokonferenzsystemen einhergehen, haben im Zeitalter der hybriden Arbeit enorm zugenommen.
Sicherer Betrieb
Eines der ersten viralen Phänomene, das sich im Zuge des großen Ansturms auf Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Videokonferenzplattformen Anfang 2020 ereignete, war das sogenannte „Zoom-Bombing“: Online-Eindringlinge können sich Zugang zu Meetings verschaffen, wenn Anmeldedaten und Zugangscodes zu leichtfertig weitergegeben werden. Infolgedessen haben viele Nutzer gelernt, diskret mit ihren Meeting-Informationen umzugehen und diese zu schützen.
Durch Live-Transkription oder Untertitelungsfunktionen kann es jedoch leichter geschehen, dass Meeting-Informationen weitergegeben werden und in falsche Hände gelangen. Das gilt auch für Dokumente und sogar Geschäftsgeheimnisse, die digital zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden.
Das Center for Strategic and International Studies (CSIS) gibt an, dass die von den großen Anbietern eingeführten Verschlüsselungsmaßnahmen alle notwendigen Schutzmaßnahmen bieten, die US-amerikanische Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA) schlägt jedoch einige grundlegende Schritte vor, um die Möglichkeiten für Sicherheitslücken zu verringern .
- Sorgen Sie für sichere Verbindungen, indem Sie die Standardpasswörter von Routern und Netzwerken ändern und sicherstellen, dass Heimrouter den Verschlüsselungsstandard WPA2 oder WPA3 nutzen.
- Fordern Sie für alle Meetings verwaltete Zugangscodes oder Passwörter an und kontrollieren Sie, wer an einem Meeting teilnehmen darf.
- Beschränken Sie die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen, Dateien und anderen Meeting-Funktionen auf so wenige Personen wie möglich.
- Aktualisieren Sie Ihre Meeting-Tools und andere Anwendungen auf die neuesten Versionen, um die Verwendung aktueller Verschlüsselungstechnologien zu gewährleisten. Erwägen Sie außerdem die Einrichtung automatischer oder optionaler Software-Updates.
Zu viele Tools
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Anbieter von Online-Meetings und Kollaborationslösungen reagierten schnell, um vom Trend zum Homeoffice zu profitieren. Sie boten kostenlose Testversionen an, um neue Nutzer zu gewinnen und sich bei Unternehmenskunden zu etablieren. IT-Teams mussten sich rasch anpassen und eine Vielzahl von Tools in Echtzeit warten und Fehler beheben.
Die große Auswahl an verfügbaren Tools belastet Unified-Communications- und IT-Teams mit hohen Kosten, da durch den Einsatz einer Vielzahl von Tools teure Redundanzen entstehen. Unternehmen müssen die besten Tools für alle Bedürfnisse auswählen und können damit beginnen, zu prüfen, welche Tools sich am besten für ihre Belegschaft eignen.
Da Videokonferenzen auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen werden, sollten IT-Manager regelmäßig Geräte und Tools überprüfen und Lösungen identifizieren , die Unternehmen langfristig den größten Erfolg ermöglichen.