Vos équipes informatiques peuvent résoudre les problèmes courants liés aux systèmes de visioconférence en :
- Repensant la stratégie des systèmes de vidéoconférence
- Mettant à niveau la technologie Wi-Fi pour accéder à des débits supérieurs
- Évaluer régulièrement le matériel et les outils de vidéoconférence
- Choisir l'équipement de visioconférence optimal pour une utilisation à distance
- Assurant la sécurité des réunions dès leur conception
Le système de vidéoconférence est désormais l’outil le plus important de l’environnement de travail moderne à l’ère du travail hybride.
Avec l'augmentation des réunions virtuelles et des sessions de collaboration en ligne depuis mars 2020, les réseaux utilisant des infrastructures sur site ou cloud Les outils basés sur les technologies de l'information doivent être flexibles et robustes. Les équipes informatiques qui les gèrent sont constamment confrontées à un ensemble de défis en constante évolution qui nécessitent de nouvelles approches pour être relevés.
Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents associés au système de vidéoconférence moderne et les mesures préventives qui peuvent vous aider à y remédier.
Réseaux obsolètes
Les systèmes de visioconférence traditionnels, conçus et installés avant la pandémie, subissent un double impact. À une époque où les réunions virtuelles étaient moins fréquentes et où les utilisateurs étaient souvent regroupés au sein d'un même site plutôt que répartis sur plusieurs sites distants, ces systèmes sont confrontés à une évolution vers… cloud Les plateformes de réunion basées sur Internet ont également modifié la façon dont la bande passante est utilisée, ce qui crée un compromis entre la flexibilité et les ensembles de fonctionnalités et la capacité des systèmes sur site à gérer un type de flux de données différent.
Les problèmes de bande passante peuvent entraîner des coupures d'appel, une mauvaise qualité audio et vidéo due à une perte excessive de paquets, ainsi que des difficultés pour le partage et le chargement de documents collaboratifs. Ces problèmes affectent la capacité des entreprises à fonctionner et doivent être résolus rapidement et complètement pour assurer la continuité de leurs activités quotidiennes.
Pour relever ce défi, il est essentiel de mettre à jour le plan du système de visioconférence. Première étape : identifier la capacité maximale nécessaire pour faire face à l’augmentation des réunions virtuelles. Les responsables informatiques devront donc élaborer des propositions d’investissement bien argumentées afin de renforcer leurs réseaux et mettre en œuvre des stratégies éprouvées pour limiter l’impact des utilisateurs distants sur les ressources sur site.
L'utilisation d'un tunnel partagé pour les utilisateurs distants offre la sécurité d'un VPN, mais dépend de la connexion Internet des utilisateurs pour y accéder. cloud Les applications basées sur le Wi-Fi permettent de réduire la consommation de ressources internes. Les réseaux locaux doivent également être mis à jour pour éliminer les zones blanches Wi-Fi, tandis que les réseaux étendus doivent être évalués par rapport à la 5G et aux autres technologies émergentes afin de déterminer la meilleure architecture pour des visioconférences de haute qualité.
Surcharge des points d’accès
Un autre problème lié aux anciennes configurations réseau des systèmes de visioconférence est la configuration incorrecte des points d'accès. Ces derniers permettent aux appareils de se connecter facilement au réseau et sont essentiels pour répondre aux exigences du travail hybride.
La mise à niveau du réseau Wi-Fi vers des débits optimaux (1,2 Gbit/s étant un objectif raisonnable) permet de prendre en charge davantage d'appareils par point d'accès. Les responsables informatiques peuvent également les réorganiser en fonction des nouveaux flux de personnes et de réunions dans l'espace de travail réaménagé. Par ailleurs, une attention particulière doit être portée aux salles de réunion, susceptibles d'être davantage utilisées avec des terminaux et autres appareils gourmands en données, notamment pour la diffusion vidéo en continu.
Besoins en équipements distants
Au début de l'année 2020, face à la nécessité de faire travailler des millions d'employés à domicile, la solution la plus rapide a souvent consisté à utiliser les périphériques à leur disposition pour tenir des réunions virtuelles. Si cela peut paraître anodin dans le contexte de l'amélioration des systèmes de visioconférence, l'incompatibilité du matériel constitue un facteur important pour la réussite des réunions à distance. Il arrive fréquemment que les utilisateurs incriminent à tort le service informatique de l'entreprise en cas de mauvaise expérience de réunion, alors que le problème peut venir du matériel lui-même.
Alors que nous approchons des deux ans de télétravail accru, les entreprises doivent choisir l'équipement optimal pour le travail à distance et verser aux employés les indemnités nécessaires pour couvrir ces dépenses. Le coût est compensé par l'avantage d'un équipement périphérique standardisé, ce qui permet d'éliminer certains problèmes de qualité et de garantir que tous les bureaux à distance soient équipés de manière identique.
Les défis posés par les systèmes de vidéoconférence modernes ont considérablement augmenté à l'ère du travail hybride.
Fonctionnement sécurisé
L'un des premiers phénomènes viraux apparus lors de l'essor fulgurant de Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et autres plateformes de visioconférence début 2020 fut le « Zoom bombing » : des intrus en ligne peuvent accéder aux réunions si les identifiants et codes d'accès sont partagés trop facilement. De ce fait, de nombreux utilisateurs ont appris à être discrets et à protéger les informations relatives à leurs réunions.
Cependant, certaines fonctions comme la transcription en direct ou les sous-titres facilitent la reproduction et le partage non autorisé des informations de réunion, de même que des documents et secrets commerciaux échangés entre participants par voie numérique.
Le Centre d'études stratégiques et internationales estime que les mesures de chiffrement mises en place par les principaux fournisseurs offrent toutes les protections nécessaires, mais l'Agence américaine de cybersécurité et de sécurité des infrastructures suggère quelques mesures de base pour réduire les risques de failles de sécurité .
- Sécurisez vos connexions en modifiant les mots de passe par défaut des routeurs et des réseaux et en veillant à ce que les routeurs à domicile utilisent la norme de chiffrement WPA2 ou WPA3.
- Imposez l’utilisation de codes d’accès ou de mots de passe gérés pour toutes les réunions, avec une salle d’attente pour contrôler les personnes autorisées à accéder à une session.
- Limitez le partage d’écran, le partage de fichiers et les autres fonctions des réunions à un petit nombre de personnes.
- Mettez à jour vos outils de réunion et autres applications vers leurs versions les plus récentes afin de garantir l'utilisation des technologies de chiffrement les plus récentes. Pensez également à configurer les mises à jour logicielles de manière automatique ou par défaut.
Trop grand nombre d’outils
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et d'autres fournisseurs de solutions de réunion et de collaboration en ligne ont rapidement profité de l'essor du télétravail en proposant des essais gratuits pour attirer de nouveaux utilisateurs et s'implanter auprès des entreprises clientes. Les équipes informatiques ont dû s'adapter rapidement et dépanner en temps réel une multitude d'outils.
La multitude d'outils disponibles engendre des coûts supplémentaires pour les équipes de communications unifiées et informatiques, notamment en raison des redondances onéreuses liées à leur utilisation. Les entreprises doivent sélectionner les outils les plus adaptés à leurs besoins et peuvent commencer par identifier ceux qui sont généralement considérés comme les plus appropriés pour leurs employés.
La vidéoconférence étant désormais bien ancrée dans les mœurs, les responsables informatiques doivent régulièrement auditer leurs équipements et outils, en identifiant les solutions qui permettront aux entreprises d'obtenir les meilleurs résultats à long terme.