Para solucionar problemas comunes relacionados con los sistemas de videoconferencia, sus equipos de TI pueden realizar lo siguiente:
- Crear un plan actualizado del sistema de videoconferencia
- Actualizar la tecnología de Wi-Fi para obtener la máxima velocidad
- Evaluar periódicamente los equipos y herramientas de videoconferencia
- Cómo seleccionar el equipo de conferencias óptimo para uso remoto
- Garantizar que la seguridad se incorpore en el diseño de las reuniones
El sistema de videoconferencia se ha convertido quizás en el activo más importante del lugar de trabajo moderno en la era del trabajo híbrido.
Con el aumento de las reuniones virtuales y las sesiones de colaboración en línea desde marzo de 2020, las redes que utilizan instalaciones locales o cloud Las herramientas basadas en datos deben ser flexibles y robustas. Los equipos de TI que las gestionan se enfrentan constantemente a una variedad de desafíos en constante evolución que requieren nuevas ideas para resolverlos.
Estos son algunos de los dolores de cabeza más comunes del sistema moderno de videoconferencia y los pasos proactivos que puede tomar para resolverlos.
Redes obsoletas
Se está produciendo una dinámica de doble impacto para los sistemas de videoconferencia heredados diseñados e instalados antes de la pandemia, cuando las reuniones virtuales eran menos comunes y los usuarios a menudo se agrupaban internamente en lugar de distribuirse en ubicaciones remotas. La transición hacia cloud Las plataformas de reuniones basadas en servidores también cambiaron la forma en que se utiliza el ancho de banda, lo que crea una compensación entre flexibilidad y conjuntos de características frente a la capacidad de los sistemas locales para manejar un tipo diferente de flujo de datos.
Los problemas de ancho de banda pueden provocar llamadas interrumpidas, mala calidad de audio y video debido a la pérdida excesiva de paquetes, y un rendimiento deficiente para compartir y subir documentos de colaboración. Esto afecta la capacidad de las empresas para funcionar y debe abordarse de forma rápida y completa para respaldar las operaciones diarias.
Para resolver este desafío, es necesario crear un plan actualizado para el sistema de videoconferencias. El primer paso es identificar la capacidad máxima necesaria para satisfacer el aumento de reuniones virtuales. Esto significa que los administradores de TI deberán elaborar propuestas de gastos de capital bien fundamentadas para ampliar sus redes y utilizar estrategias probadas para minimizar el impacto de los usuarios remotos en los recursos locales.
La ruta de túnel dividido para usuarios remotos proporciona la seguridad que ofrece una VPN, pero depende de la conexión a Internet de los usuarios para acceder. cloud Aplicaciones basadas en datos, lo que reduce el consumo de recursos internos. Las redes de área local también deben actualizarse para eliminar las zonas sin señal Wi-Fi, mientras que las redes de área extensa deben evaluarse en función del 5G emergente y otras tecnologías para encontrar la mejor estructura para videoconferencias de alta calidad.
Sobrecarga del punto de acceso
Otro problema con las configuraciones de red tradicionales de los sistemas de videoconferencia son los puntos de acceso mal configurados. Estos permiten que los dispositivos se conecten fácilmente a una red y son esenciales para satisfacer las exigencias del entorno laboral híbrido.
Actualizar la tecnología Wi-Fi a velocidades máximas (1,2 Gbps es un objetivo razonable) puede facilitar la compatibilidad con más dispositivos por punto de acceso. Los administradores de TI también pueden reagruparlos según el nuevo flujo de personas y reuniones en el nuevo entorno de trabajo. Además, se debe prestar especial atención a las salas de reuniones que puedan tener un uso intensivo de terminales y otros dispositivos con gran capacidad de datos diseñados específicamente para la transmisión de vídeo.
Necesidades de equipos remotos
Con la prisa por trasladar a millones de trabajadores a sus oficinas en casa a principios de 2020, la solución más rápida para la mayoría fue usar los periféricos disponibles para realizar reuniones virtuales. Esto puede parecer un problema menor en el contexto de la mejora de los sistemas de videoconferencia, pero la incompatibilidad de los equipos es un factor importante para el éxito de las reuniones remotas. A menudo, los usuarios culpan erróneamente a la tecnología de la empresa por las malas experiencias en las reuniones, cuando el equipo sí podría ser un factor.
Ahora que nos acercamos a dos años de mayor teletrabajo, las empresas necesitan seleccionar el equipo óptimo para su uso y proporcionar a los empleados los estipendios necesarios para cubrir dichos gastos cuando sea necesario. El coste se compensa con el valor de los equipos periféricos estandarizados, que pueden eliminar ciertos problemas de calidad y garantizar que todas las oficinas remotas estén equipadas al mismo nivel.
Los desafíos que plantean los sistemas de videoconferencia modernos han crecido enormemente en la era del trabajo híbrido.
Funcionamiento seguro
Uno de los primeros sucesos virales que se produjeron durante la gran avalancha de Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otras plataformas de video a distancia a principios de 2020 fue el fenómeno del "bombardeo de Zoom": intrusos en línea pueden acceder a las reuniones si se comparten con demasiada libertad las credenciales y los códigos de acceso. Como resultado, muchos usuarios han aprendido a ser discretos y a proteger la información de las reuniones.
Sin embargo, los problemas como la transcripción en vivo o las funciones de subtítulos facilitan la reproducción y el uso compartido inadecuado de los detalles de la reunión, junto con los documentos y secretos comerciales que se transmiten de forma digital entre los asistentes.
El Centro de Estudios Estratégicos e Internacionales advierte que las medidas de cifrado implementadas por los principales proveedores ofrecerán todas las protecciones necesarias, pero la Agencia de Seguridad de Infraestructura y Ciberseguridad de Estados Unidos sugiere algunos pasos básicos para reducir las oportunidades de violaciones de seguridad .
- Para garantizar conexiones seguras, cambie las contraseñas predeterminadas en enrutadores y redes, y asegúrese de que los enrutadores basados en el hogar estén configurados según el estándar de cifrado WPA2 o WPA3.
- Solicite códigos de acceso administrados o contraseñas para todas las reuniones, con la admisión de la sala de espera para controlar quién tiene permitido el acceso a una sesión.
- Restrinja el uso compartido de pantalla, el uso compartido de archivos y otras capacidades de reunión a la menor cantidad posible de personas.
- Actualice las herramientas de reuniones y otras aplicaciones a las versiones más recientes para garantizar el uso de la tecnología de cifrado más reciente. Considere también la posibilidad de configurar actualizaciones de software automáticas o deshabilitadas.
Demasiadas herramientas
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otros proveedores de reuniones y colaboración en línea reaccionaron con rapidez para aprovechar la transición al teletrabajo, ofreciendo pruebas gratuitas para atraer nuevos usuarios y consolidarse con los clientes empresariales. Los equipos de TI tuvieron que adaptarse rápidamente y solucionar problemas con diversas herramientas en tiempo real.
La amplia selección de herramientas disponibles genera una presión excesiva de costos para los equipos de comunicaciones unificadas y TI, con costosas redundancias como resultado de tener una gran variedad de herramientas disponibles. Las organizaciones necesitan seleccionar las mejores herramientas para todos y pueden comenzar por analizar cuáles se consideran las opciones más adecuadas para su fuerza laboral.
Ahora que la videoconferencia ha llegado para quedarse, los administradores de TI deben auditar periódicamente los equipos y las herramientas para identificar soluciones que preparen a las empresas para el mayor éxito a largo plazo.