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El sistema de videoconferencia se ha convertido quizás en el activo más importante del lugar de trabajo moderno en la era del trabajo híbrido.
Con el aumento de las reuniones virtuales y las sesiones de colaboración en línea desde marzo de 2020, las redes que utilizan herramientas locales o basadas en la nube tienen que ser flexibles y robustas. Los equipos informáticos que las gestionan siguen encontrándose con un surtido de retos en evolución que requieren nuevas ideas para resolverlos.
Estos son algunos de los dolores de cabeza más comunes del sistema moderno de videoconferencia y los pasos proactivos que puede tomar para resolverlos.
Los sistemas de videoconferencia heredados, diseñados e instalados antes de la pandemia, sufren una doble dinámica: las reuniones virtuales eran menos habituales y los usuarios solían estar agrupados internamente en lugar de repartidos por ubicaciones remotas. La evolución hacia plataformas de reuniones basadas en la nube también ha cambiado la forma en que se utiliza el ancho de banda, lo que crea un equilibrio entre la flexibilidad y el conjunto de funciones y la capacidad de los sistemas locales para gestionar un tipo diferente de flujo de datos.
Los problemas de ancho de banda pueden dar lugar a llamadas interrumpidas, mala calidad de audio y vídeo debido a un exceso de pérdida de paquetes y un rendimiento deficiente a la hora de compartir y cargar documentos de colaboración. Esto afecta a la capacidad de rendimiento de las empresas y debe solucionarse de forma rápida y completa para respaldar la actividad diaria.
Resolver este reto empieza por crear un plan actualizado del sistema de videoconferencia. El primer paso: Determinar la capacidad máxima necesaria para hacer frente al aumento de las reuniones virtuales. Eso significa que los responsables de TI tendrán que elaborar propuestas de gastos de capital bien razonadas para aumentar el volumen de sus redes y utilizar tácticas probadas para reducir el impacto de los usuarios remotos en los recursos locales.
La opción del túnel dividido para los usuarios remotos ofrece la seguridad de una VPN, pero depende de la conexión a Internet de los usuarios para acceder a las aplicaciones basadas en la nube, lo que reduce el consumo de recursos internos. Las redes de área local también deben actualizarse para eliminar los puntos muertos de Wi-Fi, mientras que las redes de área amplia deben evaluarse frente a la 5G emergente y otras tecnologías para encontrar la mejor estructura para videoconferencias de alta calidad.
Otro problema de las configuraciones de red heredadas de los sistemas de videoconferencia son los puntos de acceso mal configurados. Estos permiten que los dispositivos se conecten fácilmente a una red y son esenciales para satisfacer las demandas del mundo laboral híbrido.
Actualizar la tecnología Wi-Fi a velocidades máximas (1,2 Gbps es un objetivo razonable) puede ayudar a soportar más dispositivos por punto de acceso. Los responsables de TI también pueden reagruparlos en función del nuevo flujo de personas y reuniones en el lugar de trabajo reconfigurado. Además, debe prestarse especial atención a las salas de reuniones que puedan tener un uso más intensivo de terminales y otros dispositivos con gran cantidad de datos fabricados específicamente para gestionar la transmisión de vídeo.
Con las prisas por trasladar a millones de trabajadores a sus oficinas en casa a principios de 2020, la solución más rápida para la mayoría fue utilizar cualquier periférico que tuvieran a mano para realizar reuniones virtuales. Puede parecer un problema menor en el contexto de la mejora de los sistemas de videoconferencia, pero la incompatibilidad de los equipos es un factor importante en el éxito de las reuniones a distancia. A menudo, los usuarios culpan incorrectamente a la tecnología de la empresa de cualquier mala experiencia en las reuniones, cuando el equipo puede ser un factor.
Ahora que nos acercamos a los dos años de aumento de los niveles de trabajo remoto, las empresas tienen que seleccionar los equipos óptimos para su uso a distancia y proporcionar a los empleados los estipendios para cubrir esos gastos cuando sea necesario. El coste se compensa con el valor de los equipos periféricos estandarizados, que pueden eliminar ciertos problemas de calidad y garantizar que las oficinas remotas de todos estén equipadas al mismo nivel.
Los retos que plantean los modernos sistemas de videoconferencia han crecido enormemente en la era del trabajo híbrido.
Uno de los primeros sucesos virales que se produjeron en la gran fiebre de Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otras plataformas de vídeo remoto a principios de 2020 fue el fenómeno del "Zoom bombing": los intrusos en línea pueden acceder a las reuniones si los nombres de usuario y los códigos de acceso a las reuniones se comparten con demasiada libertad. Como resultado, muchos usuarios han aprendido a ser discretos y a proteger la información de las reuniones.
Sin embargo, los problemas como la transcripción en vivo o las funciones de subtítulos facilitan la reproducción y el uso compartido inadecuado de los detalles de la reunión, junto con los documentos y secretos comerciales que se transmiten de forma digital entre los asistentes.
El Centro de Estudios Estratégicos e Internacionales aconseja que las medidas de cifrado implantadas por los principales proveedores ofrezcan todas las protecciones necesarias, pero la Agencia de Ciberseguridad y Seguridad de las Infraestructuras de Estados Unidos sugiere algunas medidas básicas para reducir las oportunidades de que se produzcan brechas de seguridad.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otros proveedores de reuniones y colaboración en línea actuaron con rapidez para aprovechar el paso al trabajo a distancia, ofreciendo pruebas gratuitas para atraer a nuevos usuarios y hacerse un hueco entre los clientes empresariales. Los equipos de TI tuvieron que adaptarse rápidamente y solucionar los problemas de una gran variedad de herramientas en tiempo real.
La amplia selección de herramientas disponibles ejerce una presión de costes excesivos sobre los equipos de comunicaciones unificadas y de TI, con una costosa redundancia como resultado de tener a mano una gran variedad de herramientas. Las organizaciones necesitan seleccionar las mejores herramientas al servicio de todos y pueden empezar por analizar cuáles son las que se consideran más adecuadas para su plantilla.
Con la videoconferencia aquí para quedarse, los responsables de TI deben auditar periódicamente los equipos y las herramientas, identificando las soluciones que preparan a las empresas para el mayor éxito a largo plazo.
