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Con la vuelta de los trabajadores a las oficinas tras la pandemia del COVID-19, hay nuevas expectativas sobre qué comportamientos y hábitos en las reuniones se convertirán en norma en la era del trabajo híbrido. Una de las principales tendencias que están surgiendo es la práctica de "traiga su propia reunión" (BYOM), que ofrece a los empleados la flexibilidad de utilizar sus dispositivos personales, conectándolos con los sistemas de videoconferencia de la oficina para trabajar sin problemas durante las reuniones.
Este cambio exige que los responsables de TI apliquen una serie de nuevas prácticas operativas y actualizaciones de capital en un ecosistema empresarial en rápida evolución. Pero incluso con los retos y preguntas que surgirán en la transición, establecer BYOM en el lugar de trabajo híbrido es esencial, y los equipos de TI deben actuar con rapidez para configurar las tecnologías adecuadas. Con una menor rotación, una mayor colaboración y productividad, y otros KPI positivos como resultado, BYOM es una práctica inteligente que separa a los ganadores del resto en el nuevo clima empresarial.
Los sistemas de videoconferencia pueden facilitar la comunicación en tiempo real con otras personas, lo que redunda en una mayor productividad.
Sin embargo, cuando se viaja o se trabaja a distancia, el trabajo híbrido no siempre es accesible debido a la falta de equipo o a restricciones de red, zonas horarias conflictivas o limitaciones tecnológicas. BYOM permite al personal organizar conferencias telefónicas desde su herramienta preferida, como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Los empleados también tienen acceso al hardware preexistente en las salas de reuniones para colaborar de forma más eficiente.
BYOM significa conectividad total. En un entorno BYOM, el dispositivo personal que un empleado lleva a la sala de reuniones se conecta a la tecnología de la sala y la controla, ofreciendo una experiencia personalizada y centrada en el usuario. En un modelo de trabajo híbrido, los empleados pueden utilizar sus propios dispositivos para realizar tareas desde su casa o la oficina, invitar a compañeros a las sesiones, colaborar con compañeros de trabajo en cualquier lugar y seguir siendo eficientes y productivos.
Garantizar que los empleados dispongan de un entorno BYOM seguro es esencial para apoyar esta productividad. Asociarse con los empleados para dotarles de las herramientas, los conocimientos y los recursos de seguridad adecuados ayuda a salvaguardar sus dispositivos y la información de la empresa.
Incluso antes de la pandemia, los estudios mostraban que el 67% de los empleados utilizaban sus propios dispositivos en el trabajo, y que los empleados que lo hacían creaban 350 dólares anuales de valor adicional para sus empresas. Estas cifras han aumentado indudablemente a medida que los dispositivos se han hecho más portátiles y casi omnipresentes en nuestra vida cotidiana. BYOM lleva esto al siguiente nivel, ya que anima a más trabajadores a utilizar sus dispositivos personales en el trabajo.
Con los sistemas BYOM y de videoconferencia, los empleados pueden permanecer conectados, independientemente de dónde se encuentren.
Una de las muchas ventajas de la estrategia BYOM es una mayor eficiencia en el trabajo, ya que a los empleados les resulta más fácil utilizar dispositivos con los que están familiarizados. Esto puede mejorar la eficacia de las videoconferencias, ya que los empleados estarán más dispuestos a colaborar en entornos de reuniones híbridos y salas de reuniones.
Esa conectividad social con los compañeros aumenta la satisfacción y crea comunidad en una plantilla que pasó un año o más trabajando sin interacción en persona. En la era de la Gran Dimisión y las altas tasas de rotación, BYOM puede ayudar a reducir la frustración y la falta de compromiso que pueden conducir a cambios de trabajo.
La comunicación también mejora en los entornos BYOM, ya que es probable que los trabajadores reciban notificaciones a través de los dispositivos personales que llevan encima en todo momento. Esto beneficia especialmente a los centros de fabricación y otras situaciones en las que los trabajadores pasan mucho tiempo alejados de los ordenadores pero necesitan recibir información importante.
Además de mejorar la comunicación, la colaboración y la satisfacción laboral a nivel individual y de equipo, las empresas también se benefician de los modelos BYOM al aumentar su gama de talentos. Con BYOM, las organizaciones pueden contratar talentos desde cualquier lugar, y pueden configurar fácilmente a esos empleados con flujos de trabajo colaborativos y eficientes. Esto crea un alcance de mercado más fuerte y más amplio y ayuda a impulsar los esfuerzos de retención.
Las empresas que deciden pasar a un modelo de equipo microdistribuido siguen queriendo ofrecer las mismas oportunidades de colaboración que en su sede central, lo que crea enormes exigencias para el personal de TI y comunicaciones unificadas. Esto está acelerando los cambios en las herramientas locales y basadas en cloud de dos a cinco años, según Gartner. Los directores, gestores y responsables de TI deben estar preparados para incorporar y formar al personal necesario para respaldar estos esfuerzos digitales.
Los responsables de TI también deben tener en cuenta que se espera que la transición aumente el gasto en tecnologías públicas cloud en más de un 26% para finales de 2021, señala Gartner. Establecer conexiones de colaboración a través de cloud puede reforzar los modelos de trabajo híbridos y BYOM, por lo que configurar las tecnologías cloud adecuadas hoy puede ayudar a un modelo BYOM mañana. Otros requisitos de una mayor capacidad BYOM incluyen ampliar la gama de VPN y permitir un uso más amplio de las herramientas de colaboración y reuniones de CU para que los empleados dispongan de diversas opciones.
La creación de una sólida cultura BYOM empieza por que los equipos de TI eduquen al personal sobre las ventajas de utilizar herramientas de colaboración. A continuación, los responsables de TI deben asegurarse de que disponen de las herramientas y la tecnología de videoconferencia que permiten a los empleados conectar sus dispositivos personales de forma segura y eficaz. Las herramientas de conferencia que permiten a los empleados ajustar el volumen, la posición de la pantalla y el zoom desde su smartphone o conectar su smartphone a la tecnología como altavoz mejoran la experiencia BYOM de los empleados en general.
En el futuro, los modelos de trabajo híbridos y BYOM serán la norma. Los equipos de TI deben encontrar sistemas de videoconferencia que hagan el trabajo lo más fluido posible para todos los implicados, al tiempo que proporcionan las herramientas de gestión que necesitan para garantizar la eficiencia a medida que la demanda sigue creciendo.
