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COVID-19の大流行の余波を受け、労働者がオフィスに戻る中、ハイブリッドワークの時代にどのような会議行動や習慣が標準になるのか、新たな期待が高まっている。最も大きなトレンドの1つは、「BYOM（Bring Your Own Meeting）」であり、従業員が個人所有のデバイスを柔軟に使用し、オフィス内のビデオ会議システムとリンクさせることで、会議中にシームレスに作業を行うことができます。
この移行により、IT リーダーは、急速に変化するビジネス・エコシステムにおいて、さまざまな新しい運用手法と資本のアップグレードを実施する必要があります。しかし、移行に伴う課題や疑問が浮上するとしても、ハイブリッド・ワークプレイスでの BYOM の確立は不可欠であり、IT チームは適切なテクノロジーのセットアップを迅速に行う必要があります。離職率の低下、コラボレーションと生産性の向上、その他の KPI の向上など、BYOM は新しいビジネス環境で勝者とそれ以外を分ける賢明な実践方法です。
ビデオ会議システムは、他者とのリアルタイムのコミュニケーションを可能にし、生産性の向上につながります。
しかし、出張中やリモートで仕事をする場合、機器の不足やネットワークの制限、タイムゾーンの競合、技術的な制限のために、ハイブリッド業務に常にアクセスできるとは限りません。BYOM を利用すれば、Microsoft Teams、Zoom、Google Meet など、自分の好きなツールから電話会議を開催できます。また、従業員は会議室内の既存のハードウェアを利用できるため、より効率的に共同作業を行うことができます。
BYOM は完全な接続性を意味します。BYOM 環境では、従業員が会議室に持ち込む個人用デバイスが会議室のテクノロジーに接続し、制御することで、パーソナライズされたユーザー中心のエクスペリエンスを実現します。ハイブリッド・ワーク・モデルでは、従業員は自分のデバイスを使用して、自宅やオフィスからタスクを遂行し、同僚をセッションに招待し、どこでも同僚と共同作業を行い、効率性と生産性を維持することができます。
従業員に安全な BYOM 環境を保証することは、この生産性をサポートするために不可欠です。従業員と協力して、セキュリティに関する適切なツール、知識、およびリソースを従業員に提供することは、従業員のデバイスと企業情報の保護に役立ちます。
パンデミックが流行する以前から、従業員の67％が自分のデバイスを職場で使用しており、そうする従業員は年間350ドルの付加価値を会社に生み出しているという調査結果が出ている。デバイスがよりポータブルになり、日常生活でほぼどこにでもあるようになったため、この数字は間違いなく増加している。BYOM は、より多くの従業員が個人のデバイスを職場で使用することを奨励するため、これを次のレベルに引き上げるものです。
BYOMとビデオ会議システムを使用すれば、従業員はどこにいても、常につながっていることができます。
BYOM 戦略の多くの利点の 1 つは、従業員が使い慣れたデバイスを簡単に使用できるため、作業効率が向上することです。従業員がハイブリッドな会議環境やハドルルームで共同作業を行う傾向が強まるため、ビデオ会議の効果も向上します。
同僚との社会的なつながりは、満足度を高め、1年以上直接顔を合わせることなく働いていた従業員のコミュニティを構築する。大辞職や離職率の高い時代には、BYOMは転職につながる不満や離職を減らすのに役立つかもしれない。
また、BYOM環境では、作業員が常に携帯している個人用デバイスを通じて通知を受け取る可能性が高いため、コミュニケーションも向上する。これは特に製造現場や、作業員がコンピューターからかなりの時間離れていても重要な情報を受け取る必要があるその他の状況においてメリットがある。
個人およびチーム・レベルでのコミュニケーション、コラボレーション、仕事の満足度の向上に加え、企業は人材プールの幅を広げることでも BYOM モデルのメリットを享受できます。BYOM を使用することで、企業はどこからでも人材を採用することができ、その従業員にコラボレーションと効率的なワークフローを簡単に設定することができます。これにより、より強力で幅広い市場へのリーチが可能になり、定着率向上にも役立ちます。
マイクロ分散チームモデルへの移行を決定した企業は、本社で利用できるのと同じコラボレーションの機会を提供したいと考え、ITやユニファイドコミュニケーションのスタッフに大きな需要を生み出している。ガートナー社によると、オンプレミスやcloud ベースのツールの変化は2年から5年先まで加速するという。ITディレクター、マネージャー、リーダーは、このようなデジタルの取り組みをサポートするために必要なスタッフを雇用し、トレーニングする準備が必要です。
ITリーダーは、この移行により2021年末までにパブリックcloud テクノロジーへの支出が26%以上増加する見込みであることも念頭に置くべきだと、ガートナーは指摘している。cloud 、コラボレーション接続を確立することで、ハイブリッドおよびBYOMワークモデルを強化することができるため、今日、適切なcloud テクノロジーをセットアップすることで、明日のBYOMモデルを支援することができる。BYOMのキャパシティを拡大するその他の要件としては、VPNの範囲を拡大し、UCミーティング・ツールやコラボレーション・ツールを幅広く使用できるようにして、従業員がさまざまなオプションを利用できるようにすることが挙げられます。
強力な BYOM 文化の構築は、IT チームがコラボレーション・ツールを使用するメリットについて従業員を教育することから始まります。次に、IT リーダーは、従業員が個人所有のデバイスを安全かつ効率的に接続できるツールとビデオ会議テクノロジーを用意する必要があります。従業員がスマートフォンから音量、画面の位置、ズームを調整したり、スマートフォンをスピーカーとしてテクノロジーに接続できる会議ツールは、従業員の BYOM 体験を全体的に向上させます。
今後、ハイブリッドやBYOMのワークモデルが標準となる。ITチームは、関係者全員にとって可能な限りシームレスな作業を可能にするビデオ会議システムを見つけなければなりません。また、需要が増加し続ける中、効率性を確保するために必要な管理ツールも提供しなければなりません。
