COVID-19パンデミック後のオフィス勤務が再開されるにつれ、ハイブリッドワーク時代における会議の行動や習慣の標準となるものについて、新たな期待が高まっています。最も大きなトレンドの一つが「Bring Your Own Meeting（BYOM）」です。これは、従業員が個人所有のデバイスを柔軟に活用し、オフィス内のビデオ会議システムと連携することで、会議中にシームレスに作業できるようにするものです。
この変化により、ITリーダーは急速に変化するビジネスエコシステムの中で、様々な新しい運用プラクティスと設備投資を実施する必要があります。しかし、移行中に生じる課題や疑問にもかかわらず、ハイブリッドワークプレイスにおけるBYOMの確立は不可欠であり、ITチームは適切なテクノロジーを迅速に構築する必要があります。結果として、離職率の低下、コラボレーションと生産性の向上、そしてその他の良好なKPI達成につながるBYOMは、新しいビジネス環境において勝者と他社を分ける賢明な実践と言えるでしょう。
BYOMの基本
ビデオ会議システムは他のユーザーとのリアルタイムのコミュニケーションを可能にし、生産性の向上につながります。
しかし、出張中やリモートワークの場合、機器の不足やネットワークの制限、タイムゾーンの競合、技術的な制約などにより、ハイブリッドワークが必ずしも実現できるとは限りません。BYOM（バイオミング）を導入することで、従業員はMicrosoft Teams、Zoom、Google Meetなど、好みのツールから電話会議を開催できます。また、会議室内の既存のハードウェアにアクセスして、より効率的なコラボレーションを実現することも可能です。
BYOMとは、完全な接続性を意味します。BYOM環境では、従業員が会議室に持ち込んだ個人用デバイスが会議室のテクノロジーに接続・制御し、パーソナライズされたユーザー中心のエクスペリエンスを提供します。ハイブリッドワークモデルでは、従業員は自宅やオフィスから自分のデバイスを使用してタスクを遂行し、同僚をセッションに招待し、どこにいても同僚と共同作業を行い、効率性と生産性を維持できます。
従業員が安全なBYOM環境を利用できるようにすることは、この生産性向上を支える上で不可欠です。従業員と協力し、セキュリティに関する適切なツール、知識、リソースを提供することで、デバイスと企業情報を保護することができます。
パンデミック以前から、従業員の67%が職場で私物デバイスを使用しており、そうする従業員は会社に年間350ドルの付加価値を生み出していることが調査で示されています。デバイスの携帯性が向上し、日常生活にほぼ遍在するようになったため、この数字は間違いなく増加しています。BYOMは、より多くの従業員が職場で私物デバイスを使用することを奨励することで、この傾向をさらに推し進めます。
BYOM とビデオ会議システムにより、従業員はどこにいても接続を維持できます。
BYOM戦略のメリット
BYOM戦略の多くのメリットの一つは、従業員が使い慣れたデバイスを使いやすくなるため、業務効率が向上することです。これにより、従業員はハイブリッドな会議環境やハドルルームでのコラボレーションに積極的になり、ビデオ会議の効果を高めることができます。
同僚との社会的なつながりは、1年以上も対面での交流なしに働いてきた従業員の満足度を高め、コミュニティを構築します。「大退職」と高い離職率の時代に、BYOMは転職につながるフラストレーションやエンゲージメントの低下を軽減するのに役立つ可能性があります。
BYOM環境では、従業員が常に携帯している個人用デバイスを通じて通知を受け取ることができるため、コミュニケーションも向上します。これは特に、製造現場など、従業員がコンピューターから離れる時間が長くても重要な情報を受け取る必要がある状況で特に役立ちます。
BYOMモデルは、個人レベルとチームレベルのコミュニケーション、コラボレーション、そして仕事への満足度の向上に加え、人材プールの拡充というメリットも企業に提供します。BYOMを活用することで、企業はどこからでも人材を採用でき、採用した従業員にコラボレーションと効率性に優れたワークフローを容易に構築できます。これにより、より強力かつ広範な市場へのリーチが実現し、従業員の定着率向上にも貢献します。
BYOMとITへの影響
マイクロ分散型チームモデルへの移行を決定した企業は、本社で提供しているのと同じコラボレーションの機会を提供したいと考えており、ITおよびユニファイドコミュニケーションスタッフへの需要が急増しています。これにより、オンプレミスとオンプレミスの変革が加速しています。 cloudガートナーによると、デジタルツールを導入する時期は2～5年早まると予測されています。ITディレクター、マネージャー、リーダーは、こうしたデジタル化の取り組みをサポートするために必要なスタッフの採用とトレーニングに備える必要があります。
ITリーダーは、この移行により公共部門への支出が増加すると予想されることも念頭に置くべきである。 cloud ガートナーによると、2021年末までにテクノロジーの需要は26%以上増加する見込みです。 cloud ハイブリッドやBYOMのワークモデルを強化できるため、適切なcloud 今日のテクノロジーは、将来のBYOMモデルに役立ちます。BYOM容量の拡大には、VPN範囲の拡大や、UC会議・コラボレーションツールの利用範囲の拡大など、従業員に多様な選択肢を提供することも求められます。
強固なBYOM文化を築くには、ITチームが従業員にコラボレーションツール活用のメリットを教育することから始めます。次に、ITリーダーは、従業員が個人所有のデバイスを安全かつ効率的に接続できるツールとビデオ会議テクノロジーを整備する必要があります。従業員がスマートフォンから音量、画面の位置、ズームを調整したり、スマートフォンをスピーカーとして接続したりできる会議ツールは、従業員のBYOMエクスペリエンス全体を向上させます。
今後、ハイブリッドおよびBYOM（持ち込み機器）のワークモデルが標準化される見込みです。ITチームは、需要の高まりに応じて効率性を確保するために必要な管理ツールを提供しながら、関係者全員にとって可能な限りシームレスな作業を実現するビデオ会議システムを見つける必要があります。