Avec le retour progressif des employés au bureau après la pandémie de COVID-19, de nouvelles attentes émergent quant aux comportements et habitudes qui deviendront la norme en matière de réunions à l'ère du travail hybride. L'une des tendances majeures est la pratique du « Bring Your Own Meeting » (BYOM), qui offre aux employés la possibilité d'utiliser leurs appareils personnels et de se connecter aux systèmes de visioconférence de l'entreprise pour participer efficacement aux réunions.
Cette évolution exige des responsables informatiques qu'ils mettent en œuvre de nouvelles pratiques opérationnelles et des investissements importants dans un environnement commercial en constante mutation. Malgré les défis et les questions que soulèvera cette transition, la mise en place du BYOM (Bring Your Own Machine) dans un environnement de travail hybride est essentielle, et les équipes informatiques doivent agir rapidement pour déployer les technologies adéquates. Grâce à une réduction du taux de rotation du personnel, une collaboration et une productivité accrues, ainsi que d'autres indicateurs clés de performance positifs, le BYOM est une pratique judicieuse qui permet aux entreprises de se démarquer dans ce nouveau contexte économique.
Les éléments essentiels du BYOM
Les systèmes de vidéoconférence permettent une communication en temps réel avec d'autres personnes, ce qui conduit à une productivité accrue.
Cependant, en déplacement ou en télétravail, le travail hybride n'est pas toujours possible faute d'équipement, en raison de restrictions de réseau, de décalages horaires ou de limitations technologiques. Le BYOM permet aux employés d'organiser des visioconférences depuis l'outil de leur choix, comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet. Ils ont également accès au matériel déjà en place dans les salles de réunion pour collaborer plus efficacement.
Le BYOM (Apportez votre propre appareil) garantit une connectivité complète. Dans un environnement BYOM, l'appareil personnel qu'un employé apporte en salle de réunion se connecte à la technologie de la salle et la contrôle, offrant ainsi une expérience personnalisée et centrée sur l'utilisateur. Dans un modèle de travail hybride, les employés peuvent utiliser leurs propres appareils pour accomplir leurs tâches depuis leur domicile ou le bureau, inviter des collègues à des réunions, collaborer avec leurs collègues où qu'ils soient et rester efficaces et productifs.
Garantir aux employés un environnement BYOM sécurisé est essentiel pour soutenir leur productivité. Collaborer avec eux pour leur fournir les outils, les connaissances et les ressources nécessaires en matière de sécurité contribue à protéger leurs appareils et les informations de l'entreprise.
Avant même la pandémie, des études montraient que 67 % des employés utilisaient leurs appareils personnels au travail , générant ainsi 350 $ de valeur ajoutée annuelle pour leur entreprise. Ces chiffres ont sans aucun doute augmenté avec la démocratisation des appareils et leur omniprésence dans notre quotidien. Le BYOM (Bring Your Own Device) pousse le concept encore plus loin en encourageant davantage de travailleurs à utiliser leurs appareils personnels au bureau.
Grâce aux systèmes BYOM et de vidéoconférence, les employés peuvent rester connectés, quel que soit leur emplacement.
Les avantages d'une stratégie BYOM
L'un des nombreux avantages d'une stratégie BYOM (Apportez votre propre appareil) est l'amélioration de l'efficacité du travail, car il est plus facile pour les employés d'utiliser des appareils qu'ils connaissent bien. Cela peut améliorer l'efficacité des vidéoconférences , les employés étant plus enclins à collaborer dans des environnements de réunion hybrides et des salles de réunion informelles.
Ce lien social avec les collègues accroît la satisfaction et renforce le sentiment d'appartenance à une équipe ayant travaillé un an ou plus sans interaction physique. À l'heure des démissions massives et du fort taux de roulement du personnel, le BYOM (Bring Your Own Computer) peut contribuer à réduire la frustration et le désengagement qui peuvent mener à des changements d'emploi.
La communication s'améliore également dans les environnements BYOM (Apportez votre propre appareil), car les employés reçoivent généralement les notifications sur leurs appareils personnels qu'ils gardent toujours sur eux. Cela est particulièrement avantageux sur les sites de production et dans d'autres situations où les employés passent beaucoup de temps loin de leur ordinateur, mais ont néanmoins besoin de recevoir des informations importantes.
Outre une communication, une collaboration et une satisfaction au travail accrues, tant au niveau individuel qu'au sein des équipes, les entreprises bénéficient également des modèles BYOM (Bring Your Own Computer) en élargissant leur vivier de talents. Grâce au BYOM, les organisations peuvent recruter des talents du monde entier et mettre en place facilement des processus de travail collaboratifs et efficaces pour ces employés. Cela leur permet d'étendre leur présence sur le marché et de fidéliser leurs employés.
BYOM et son impact sur l'informatique
Les entreprises qui optent pour un modèle d'équipes micro-distribuées souhaitent continuer à offrir les mêmes opportunités de collaboration qu'à leur siège social, ce qui engendre une forte demande en personnel informatique et en communications unifiées. Ce phénomène accélère la transformation des infrastructures sur site et à distance. cloud Selon Gartner , les outils numériques devraient évoluer d'ici deux à cinq ans. Les directeurs, responsables et dirigeants informatiques doivent se préparer à intégrer et à former le personnel nécessaire à ces initiatives numériques.
Les responsables informatiques doivent également garder à l'esprit que cette transition devrait entraîner une augmentation des dépenses publiques. cloud Gartner note que les technologies devraient augmenter de plus de 26 % d'ici fin 2021. Établir des liens de collaboration grâce à cloud peut renforcer les modèles de travail hybrides et BYOM, donc mettre en place les bonnes conditions cloud Les technologies actuelles peuvent faciliter le développement du modèle BYOM de demain. Parmi les autres exigences liées à l'augmentation des capacités BYOM figurent l'extension de la couverture VPN et la généralisation des outils de réunion et de collaboration UC afin d'offrir aux employés un plus large choix.
L'instauration d'une culture BYOM solide commence par la sensibilisation des équipes informatiques aux avantages de l'utilisation d'outils collaboratifs. Ensuite, les responsables informatiques doivent s'assurer qu'ils disposent des outils et de la technologie de vidéoconférence qui permettent aux employés de connecter leurs appareils personnels de manière sécurisée et efficace. Les outils de conférence qui permettent aux employés de régler le volume, le positionnement de l'écran et le zoom à partir de leur smartphone ou de connecter leur smartphone à la technologie en tant que Enceinte améliorent globalement l'expérience BYOM des employés.
À l'avenir, les modèles de travail hybrides et BYOM (Apportez votre propre appareil) deviendront la norme. Les équipes informatiques devront trouver des systèmes de visioconférence qui facilitent au maximum le travail de tous les participants, tout en leur fournissant les outils de gestion nécessaires pour garantir l'efficacité face à une demande croissante.