Mit der Rückkehr vieler Arbeitnehmer ins Büro nach der COVID-19-Pandemie entstehen neue Erwartungen an die Art und Weise, wie Meetings ablaufen und sich im Zeitalter des hybriden Arbeitens etablieren werden. Ein besonders wichtiger Trend ist die Praxis „Bring Your Own Meeting“ (BYOM), die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre persönlichen Geräte zu nutzen und diese mit den Videokonferenzsystemen im Büro zu verbinden, um reibungslos an Meetings teilzunehmen.
Dieser Wandel erfordert von IT-Führungskräften die Implementierung vielfältiger neuer Betriebsabläufe und Investitionen in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld. Trotz der Herausforderungen und Fragen, die sich im Zuge der Umstellung ergeben, ist die Etablierung von BYOM (Bring Your Own Equipment) im hybriden Arbeitsumfeld unerlässlich, und IT-Teams müssen zügig die passenden Technologien einrichten. Mit geringerer Fluktuation, verbesserter Zusammenarbeit und Produktivität sowie weiteren positiven KPIs erweist sich BYOM als kluge Vorgehensweise, die im neuen Geschäftsumfeld die Spreu vom Weizen trennt.
Die Grundlagen von BYOM
Videokonferenzsysteme ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit mit anderen, was zu einer höheren Produktivität führt.
Bei Reisen oder im Homeoffice ist hybrides Arbeiten jedoch nicht immer möglich, beispielsweise aufgrund fehlender Ausrüstung, eingeschränkter Netzwerkverbindungen, unterschiedlicher Zeitzonen oder technischer Beschränkungen. BYOM ermöglicht es Mitarbeitern, Konferenzgespräche über ihr bevorzugtes Tool wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet zu führen. Zudem steht ihnen in Besprechungsräumen bereits vorhandene Hardware zur Verfügung, um effizienter zusammenzuarbeiten.
BYOM bedeutet vollständige Vernetzung. In einer BYOM-Umgebung verbindet sich das persönliche Gerät, das ein Mitarbeiter in den Besprechungsraum mitbringt, mit der Raumtechnik und steuert diese, wodurch ein personalisiertes, nutzerzentriertes Erlebnis ermöglicht wird. In einem hybriden Arbeitsmodell können Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen, um Aufgaben von zu Hause oder vom Büro aus zu erledigen, Kollegen zu Besprechungen einzuladen, überall mit Kollegen zusammenzuarbeiten und dabei effizient und produktiv zu bleiben.
Die Gewährleistung einer sicheren BYOM-Umgebung (Bring Your Own Mobility) ist für die Produktivität der Mitarbeiter unerlässlich. Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, um ihnen die richtigen Tools, Kenntnisse und Ressourcen für mehr Sicherheit bereitzustellen, trägt dazu bei, ihre Geräte und Unternehmensinformationen zu schützen.
Schon vor der Pandemie zeigten Studien, dass 67 % der Angestellten ihre eigenen Geräte am Arbeitsplatz nutzen und ihren Unternehmen dadurch jährlich einen zusätzlichen Wert von 350 US-Dollar generieren. Diese Zahlen sind zweifellos gestiegen, da Geräte immer mobiler und in unserem Alltag nahezu allgegenwärtig geworden sind. BYOM (Bring Your Own Music) geht noch einen Schritt weiter und ermutigt noch mehr Mitarbeiter, ihre privaten Geräte im Büro zu nutzen.
Mit BYOM und Videokonferenzsystemen können die Mitarbeiter in Verbindung bleiben – egal wo sie sich befinden.
Die Vorteile einer BYOM-Strategie
Einer der vielen Vorteile einer BYOM-Strategie (Bring Your Own Equipment) ist die gesteigerte Arbeitseffizienz, da Mitarbeiter leichter mit ihnen vertrauten Geräten arbeiten können. Dies kann die Effektivität von Videokonferenzen verbessern, da Mitarbeiter eher geneigt sind, in hybriden Meetingumgebungen und kleinen Besprechungsräumen zusammenzuarbeiten.
Diese soziale Vernetzung mit Kollegen steigert die Zufriedenheit und stärkt das Gemeinschaftsgefühl in einem Team, das ein Jahr oder länger ohne persönlichen Kontakt gearbeitet hat. Im Zeitalter der hohen Kündigungsrate und Fluktuation kann BYOM (Bring Your Own Equipment) dazu beitragen, Frustration und Demotivation zu reduzieren, die zu Jobwechseln führen können.
Die Kommunikation verbessert sich in BYOM-Umgebungen (Bring Your Own Equipment), da Mitarbeiter Benachrichtigungen über ihre persönlichen Geräte erhalten, die sie stets bei sich tragen. Dies ist besonders vorteilhaft in Produktionsstätten und anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter viel Zeit ohne Computer verbringen, aber dennoch wichtige Informationen benötigen.
Neben verbesserter Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitszufriedenheit auf individueller und Teamebene profitieren Unternehmen von BYOM-Modellen auch durch einen größeren Talentpool. Mit BYOM können Organisationen Talente weltweit rekrutieren und diese Mitarbeiter problemlos in kollaborative und effiziente Arbeitsabläufe einbinden. Dies führt zu einer stärkeren und breiteren Marktreichweite und stärkt die Mitarbeiterbindung.
BYOM und seine Auswirkungen auf die IT
Unternehmen, die auf ein mikroverteiltes Teammodell umsteigen, möchten weiterhin dieselben Kollaborationsmöglichkeiten bieten wie am Hauptsitz. Dies führt zu einem enormen Bedarf an IT- und Unified-Communications-Fachkräften und beschleunigt die Veränderungen in On-Premises- und Unified-Communications-Umgebungen. cloud Laut Gartner werden sich IT-basierte Tools in zwei bis fünf Jahren durchsetzen. IT-Leiter, Manager und Führungskräfte müssen darauf vorbereitet sein, die Mitarbeiter, die diese digitalen Vorhaben unterstützen sollen, einzuarbeiten und zu schulen.
IT-Verantwortliche sollten zudem bedenken, dass der Übergang voraussichtlich zu höheren Ausgaben für öffentliche Dienstleistungen führen wird. cloud Laut Gartner werden die Technologien bis Ende 2021 um mehr als 26 % wachsen. Der Aufbau kollaborativer Verbindungen durch die cloud kann hybride und BYOM-Arbeitsmodelle stärken, daher ist die richtige Einrichtung entscheidend. cloud Heutige Technologien können das BYOM-Modell von morgen unterstützen. Weitere Anforderungen an eine höhere BYOM-Kapazität umfassen die Erweiterung der VPN-Reichweite und die breitere Nutzung von UC-Meeting- und Kollaborationstools, um Mitarbeitern vielfältige Optionen zu bieten.
Der Aufbau einer starken BYOM-Kultur beginnt damit, dass IT-Teams die Mitarbeiter über die Vorteile kollaborativer Tools aufklären. Anschließend müssen IT-Verantwortliche sicherstellen, dass die notwendigen Tools und Videokonferenztechnologien vorhanden sind, damit Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte sicher und effizient verbinden können. Konferenztools, mit denen Mitarbeiter Lautstärke, Bildschirmposition und Zoom über ihr Smartphone steuern oder ihr Smartphone als Lautsprecher nutzen können, verbessern das BYOM-Erlebnis insgesamt.
Zukünftig werden hybride Arbeitsmodelle und BYOM (Bring Your Own Equipment) Standard sein. IT-Teams müssen Videokonferenzsysteme finden, die die Arbeit für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich gestalten und gleichzeitig die notwendigen Management-Tools bereitstellen, um die Effizienz bei stetig steigender Nachfrage zu gewährleisten.