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In dieser von hybriden Arbeitsmodellen geprägten Zeit sind Videokonferenzsysteme zum vielleicht wichtigsten Hilfsmittel geworden.
Da virtuelle Meetings und Online-Zusammenarbeitssitzungen seit März 2020 zunehmen, müssen Netzwerke, die vor Ort oder auf cloud basierende Tools verwenden, flexibel und robust sein. Die IT-Teams, die sie verwalten, sehen sich immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert, die neue Denkansätze zur Lösung erfordern.
Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Probleme zusammengetragen, die mit modernen Videokonferenzsystemen einhergehen – und die proaktiven Schritte, die Sie zu ihrer Behebung ergreifen können.
Für ältere Videokonferenzsysteme, die vor der Pandemie entwickelt und installiert wurden, als virtuelle Meetings noch nicht so verbreitet waren und die Benutzer oft intern zusammengelegt und nicht über verschiedene Standorte verteilt waren, ergibt sich eine doppelte Dynamik. Die Entwicklung hin zu cloud-basierten Meeting-Plattformen hat auch die Art und Weise verändert, wie die Bandbreite genutzt wird, was zu einem Kompromiss zwischen Flexibilität und Funktionsumfang und der Fähigkeit von Systemen vor Ort führt, eine andere Art von Datenfluss zu verarbeiten.
Bandbreitenprobleme können zu unterbrochenen Anrufen, schlechter Audio- und Videoqualität aufgrund übermäßiger Paketverluste und schlechter Leistung beim Austausch und Hochladen von Dokumenten für die Zusammenarbeit führen. Dies wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit von Unternehmen aus und muss schnell und vollständig behoben werden, um das Tagesgeschäft zu unterstützen.
Die Lösung dieser Herausforderung beginnt mit der Erstellung eines aktualisierten Plans für das Videokonferenzsystem. Der erste Schritt: Ermitteln Sie die maximale Kapazität, die erforderlich ist, um die Zunahme der virtuellen Sitzungen zu bewältigen. Das bedeutet, dass IT-Manager gut begründete Vorschläge für Investitionen in die Aufstockung ihrer Netzwerke machen und bewährte Taktiken anwenden müssen, um die Auswirkungen von Fernnutzern auf die Ressourcen vor Ort zu verringern.
Eine Split-Tunnel-Lösung für Remote-Nutzer bietet die Sicherheit eines VPN, verlässt sich aber auf die Internetverbindung der Nutzer, um auf cloud-basierte Apps zuzugreifen, was die internen Ressourcen entlastet. Lokale Netzwerke müssen auch aktualisiert werden, um Wi-Fi-Totpunkte zu beseitigen, während Weitverkehrsnetze im Hinblick auf neue 5G- und andere Technologien bewertet werden sollten, um die beste Struktur für hochwertige Videokonferenzen zu finden.
Ein weiteres Problem bei älteren Netzwerkkonfigurationen von Videokonferenzsystemen sind unsachgemäß konfigurierte Zugangspunkte. Diese ermöglichen es den Geräten, sich problemlos mit einem Netzwerk zu verbinden, und sind unerlässlich, um den Anforderungen der hybriden Arbeitswelt gerecht zu werden.
Die Aufrüstung der Wi-Fi-Technologie auf Spitzengeschwindigkeiten (1,2 Gbit/s ist ein vernünftiges Ziel) kann dazu beitragen, mehr Geräte pro Zugangspunkt zu unterstützen. IT-Manager können diese auch entsprechend dem neuen Personen- und Sitzungsaufkommen am neu konfigurierten Arbeitsplatz neu gruppieren. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf Besprechungsräume gelegt werden, in denen verstärkt Endgeräte und andere datenintensive Geräte zum Einsatz kommen, die speziell für das Streaming von Videos entwickelt wurden.
In der Eile, mit der Millionen von Arbeitnehmern Anfang 2020 in ihre Heimbüros umziehen werden, bestand die schnellste Lösung für die meisten darin, die vorhandenen Peripheriegeräte für die Durchführung virtueller Meetings zu nutzen. Dies mag im Zusammenhang mit der Verbesserung von Videokonferenzsystemen wie ein kleines Problem erscheinen, aber inkompatible Geräte sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Remote-Meetings. Oft machen die Nutzer fälschlicherweise die Unternehmenstechnologie für schlechte Meeting-Erfahrungen verantwortlich, obwohl die Ausrüstung ein Faktor sein kann.
Jetzt, wo wir uns zwei Jahren zunehmender Fernarbeit nähern, müssen die Unternehmen die optimale Ausrüstung für die Fernarbeit auswählen und den Mitarbeitern die nötigen Mittel zur Verfügung stellen, um diese Kosten zu decken. Die Kosten werden durch den Wert standardisierter Peripheriegeräte ausgeglichen, die bestimmte Qualitätsprobleme beseitigen und sicherstellen können, dass alle Remote-Büros auf demselben Niveau ausgestattet sind.
Die Herausforderungen, die moderne Videokonferenzsysteme mit sich bringen, sind im Zeitalter des hybriden Arbeitens enorm gewachsen.
Eines der ersten viralen Ereignisse, das im großen Ansturm auf Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Remote-Videoplattformen Anfang 2020 auftrat, war das Phänomen des "Zoom Bombing" - Online-Eindringlinge können sich Zugang zu Meetings verschaffen, wenn Meeting-Logins und Zugangscodes zu freizügig weitergegeben werden. Infolgedessen haben viele Nutzer gelernt, diskret zu sein und ihre Meeting-Informationen zu schützen.
Durch Live-Transkription oder Untertitelungsfunktionen kann es jedoch leichter geschehen, dass Meeting-Informationen weitergegeben werden und in falsche Hände gelangen. Das gilt auch für Dokumente und sogar Geschäftsgeheimnisse, die digital zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden.
Das Center for Strategic and International Studies rät, dass die von den großen Anbietern eingeführten Verschlüsselungsmaßnahmen alle erforderlichen Schutzmaßnahmen bieten, aber die U.S. Cybersecurity and Infrastructure Security Agency schlägt einige grundlegende Schritte vor, um die Möglichkeiten für Sicherheitsverletzungen zu verringern.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Anbieter von Online-Besprechungen und -Zusammenarbeit haben schnell gehandelt, um von der Entwicklung hin zur Telearbeit zu profitieren, und bieten kostenlose Testversionen an, um neue Nutzer zu gewinnen und bei Unternehmenskunden Fuß zu fassen. Die IT-Teams mussten sich schnell anpassen und eine Reihe von Tools in Echtzeit testen.
Die große Auswahl an verfügbaren Tools setzt Unified-Communications- und IT-Teams unter übermäßigen Kostendruck und führt zu kostspieliger Redundanz, da eine Vielzahl von Tools zur Verfügung steht. Unternehmen müssen die besten Tools für alle Mitarbeiter auswählen und können damit beginnen, indem sie prüfen, welche Tools für ihre Mitarbeiter die richtige Wahl sind.
Da Videokonferenzen ein Dauerbrenner sind, sollten IT-Manager regelmäßig die Ausrüstung und die Tools überprüfen, um Lösungen zu finden, mit denen Unternehmen langfristig den größten Erfolg erzielen können.
