混合办公空间：打造最佳会议空间的技巧

微软的一项研究显示，66% 的企业决策者正在考虑重新设计物理空间，以更好地适应混合办公场所的要求。

投入时间和资源，打造出色会议空间，对于企业和团队而言都大有裨益。

混合办公模式已成为常态，企业正在寻求长期支持这种模式的有效途径。普华永道的一项研究显示，57%的美国高管计划投资建设配备增强型虚拟连接的会议室。在混合办公环境中，如果同事之间能够高效协作，他们就能建立更良好的工作关系，并获得更高的工作满意度。每个人都能迅速了解需要完成的工作，从而提高企业生产力。

企业逐渐意识到混合办公环境的价值。然而，为会议空间成功选择和安装新的会议解决方案需要提前规划。首先，企业需要为相关团队配备合适的技术。在混合办公环境下，这一点尤为重要，因为同事们需要在不同的地点和环境下协作。此外，会议解决方案必须根据会议室的具体情况进行定制，才能达到预期效果。

通过周密的提前规划，企业可以为混合办公环境打造最佳会议空间。以下七个技巧可以帮助IT和设施管理人员实现这一目标。

混合工作场所时代已经到来，促使企业为现代工作环境创建最佳的会议空间。

不同的团队可能有不同的协作需求。例如，规模较小、会议频繁的团队可能更适合专为小型会议室设计的一体化解决方案，而规模较大的团队则可能需要专为更宽敞的会议室打造的完全集成、高性能系统。

您需要了解不同团队的工作方式以及进行良好协作的需求，才能够设计出与之匹配的会议空间设置。

根据微软的一项研究，66% 的企业决策者正在考虑重新设计物理空间，以更好地满足其混合办公场所的需求。

由于许多员工来办公室主要是为了与团队成员进行小组协作，因此有必要重新审视会议空间的形态。虽然正式的会议室在许多公司仍然发挥着重要作用，但对于混合办公环境而言，小型讨论空间和灵活的公共空间尤为重要。

微软的数据显示，十分之一的员工没有足够的网络连接来完成工作。因此，务必充分考虑远程员工的需求。

此外，还要考虑混合办公环境如何改变了他们与同事的互动方式。正如微软的报告指出，当所有人都登录同一个虚拟会议室时，员工会感到更有归属感。如果混合办公空间使得远程员工难以与办公室同事联系和分享信息，他们可能会感到被忽视。

如果您要与区域或卫星办公室进行会议，请务必事先与他们沟通，确保您了解他们的协作方式以及高效协作所需的条件。与您的总部一样，他们也可能拥有可以重新规划以适应混合办公环境的专用空间。此外，他们很可能也有各自独特的团队，有着独特的协作需求。

即使配备了最先进的会议室设备，背景噪音不仅会分散注意力，还可能导致信息传播超出预期范围。空间内的隔音和声音掩蔽措施不仅能让每个人都能更清晰地听到彼此的声音，还能提高音频清晰度，并提供一定程度的保密性——所有这些都有助于提高会议效率，无论与会者是亲临现场还是远程参会。

为了提升空间效能，照明也是一个需要考虑的关键因素——无论是在会议室还是远程办公环境中。刺眼的灯光或过暗的环境都会让同事难以看清彼此，也难以解读肢体语言，而合适的照明则能为流畅的对话创造条件。

选择一款能够与 Microsoft Teams、Zoom 和 Google Meet 等统一通信平台无缝集成的会议系统。这样，团队成员就能更高效地协作，更好地服务客户，并与外部合作伙伴保持联系。此外，学习曲线也会更加平缓，让每个人都能专注于讨论本身，而无需担心如何使用技术。

普华永道称 50% 的美国高管计划投资旅馆式办公应用程序或会议室调度解决方案，让员工可以查看会议室的可用性并提前预订所需的资源。

会议室预订解决方案可以防止重复预订，这样就不会陷入没有地方进行重要对话的困境。

混合办公模式已成为现实，企业正在重新构想组织内部的工作方式。在此过程中，他们应该认真评估其会议空间在多大程度上支持地理位置分散的团队之间的协作。

IT 和设施主管可进行周密的提前规划，从而确保拥有适合其混合工作环境的最佳会议空间。