D'après une étude de Microsoft, 66 % des décideurs d'entreprise envisagent de réaménager leurs espaces physiques afin de mieux répondre aux exigences des environnements de travail hybrides.
Investir du temps et des ressources dans la création d'espaces de réunion optimaux est bénéfique pour les entreprises et les équipes.
Le travail hybride est là pour durer, et les entreprises cherchent des solutions efficaces pour le pérenniser. Selon une étude de PwC , 57 % des dirigeants américains prévoient d'investir dans des salles de conférence équipées de systèmes de visioconférence performants. Lorsque les collègues collaborent efficacement dans un environnement de travail hybride, leurs relations professionnelles s'améliorent et leur satisfaction au travail s'accroît. Chacun peut rapidement se concerter sur les tâches à accomplir, ce qui améliore la productivité de l'entreprise.
Les entreprises reconnaissent de plus en plus la valeur d'un environnement de travail hybride. Toutefois, le choix et l'installation d'une solution de visioconférence adaptée à un espace de réunion nécessitent une planification préalable. Tout d'abord, les entreprises ont besoin d'une technologie adaptée aux équipes concernées. Cela est particulièrement vrai dans un contexte hybride, où les collaborateurs travaillent depuis différents lieux et environnements. De plus, les solutions de visioconférence doivent être optimisées pour les salles afin d'atteindre les objectifs fixés.
Grâce à une planification minutieuse, les entreprises peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybrides. Voici sept conseils pour aider les responsables informatiques et des installations à y parvenir.
L’environnement de travail hybride est désormais une réalité et oblige les entreprises à créer des espaces de réunion optimaux pour l’environnement de travail moderne.
1. Identifiez les besoins de collaboration de vos employés
Les besoins en matière de collaboration varient probablement d'une équipe à l'autre. Par exemple, une petite équipe qui se réunit fréquemment pourrait tirer profit d'une solution tout-en-un conçue pour un espace de réunion informel, tandis qu'une équipe plus importante pourrait nécessiter un système intégré et performant, spécialement conçu pour une salle de conférence plus spacieuse.
En comprenant la façon dont vos différentes équipes travaillent et ce dont elles ont besoin pour bien collaborer, vous pourrez concevoir une configuration de salle de conférence qui leur correspond.
2. Portez un regard neuf sur votre espace
D'après une étude de Microsoft , 66 % des décideurs d'entreprise envisagent de réaménager leurs espaces physiques afin de mieux répondre aux exigences de leur environnement de travail hybride.
Étant donné que de nombreux employés se rendent au bureau spécifiquement pour collaborer avec leurs collègues en petits groupes, il est pertinent de repenser l'aménagement des espaces de réunion. Si les salles de conférence traditionnelles conservent un rôle important dans de nombreuses entreprises, les espaces informels et les espaces communs flexibles sont particulièrement précieux dans un environnement de travail hybride.
3. Tenir compte des besoins des télétravailleurs
D'après Microsoft , un employé sur dix ne dispose pas d'une connexion internet suffisante pour travailler. Par conséquent, veillez à bien prendre en compte les besoins de vos télétravailleurs.
Il convient également de considérer comment le travail hybride a modifié les interactions entre collègues. Comme le souligne le rapport Microsoft, les employés ressentaient un sentiment d'appartenance lorsque tous se connectaient à la même salle virtuelle. Les télétravailleurs peuvent se sentir délaissés si l'espace de travail hybride complique leurs échanges avec leurs collègues présents au bureau.
4. Évaluer les besoins des autres bureaux
Si vous prévoyez une visioconférence avec un bureau régional ou satellite, renseignez-vous auprès de ce dernier afin de bien comprendre ses méthodes de collaboration et ses besoins. À l'instar de votre siège social, il est possible qu'il dispose d'espaces spécifiques pouvant être réaménagés pour un mode de travail hybride. De plus, il est fort probable que ses équipes aient des exigences de collaboration particulières.
5. Inclure l'insonorisation
Même avec une salle de visioconférence ultramoderne , le bruit ambiant peut non seulement perturber les participants, mais aussi entraîner la fuite d'informations. L'insonorisation et le masquage sonore facilitent la communication et améliorent la clarté audio, tout en garantissant la confidentialité des échanges. Autant d'éléments qui contribuent à l'efficacité des réunions, que les participants soient présents physiquement ou à distance.
Pour optimiser l'efficacité d'un espace, l'éclairage est un facteur clé à prendre en compte, tant dans les salles de conférence que dans les environnements de télétravail. Un éclairage trop intense ou une luminosité insuffisante peuvent gêner la communication entre collègues et rendre difficile l'interprétation du langage corporel, tandis qu'un éclairage adapté favorise des échanges fluides.
6. Activer la visioconférence intégrée
Choisissez un système de visioconférence qui s'intègre parfaitement aux plateformes de communications unifiées, telles que Microsoft Teams, Zoom et Google Meet. Ainsi, les équipes auront les meilleures chances de collaborer efficacement, de servir leurs clients et de rester en contact avec leurs partenaires externes. La prise en main sera également plus rapide, permettant à chacun de se concentrer sur la conversation plutôt que sur l'utilisation de la technologie.
7. Envisagez une solution de réservation de salles de conférence
Selon PwC, 50 % des cadres dirigeants aux États-Unis prévoient d’investir dans des applications de réservation de salle qui permettent aux employés de vérifier la disponibilité des salles de conférence et de réserver les ressources dont ils ont besoin à l’avance.
Une solution de réservation de salle de conférence peut empêcher les doubles réservations et ainsi éviter que quelqu’un se retrouve sans espace pour tenir une discussion importante.
Créer des espaces de réunion adaptés à l’environnement de travail hybride
Le travail hybride est désormais une réalité, et les entreprises repensent leur organisation. Dans ce contexte, elles doivent évaluer avec soin dans quelle mesure leurs espaces de réunion favorisent la collaboration entre équipes géographiquement dispersées.
Avec une planification minutieuse en amont, les responsables informatiques et les directeurs de site peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybride.