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Investir du temps et des ressources dans la création d'espaces de réunion optimaux est bénéfique pour les entreprises et les équipes.
Le lieu de travail hybride est là pour durer, et les organisations cherchent des moyens intelligents de le soutenir à long terme. Selon une étude de PwC, 57 % des cadres américains prévoient d'investir dans une salle de conférence dotée d'une connectivité virtuelle améliorée. Lorsque les collègues collaborent bien dans un environnement de travail hybride, ils entretiennent de meilleures relations de travail et éprouvent une plus grande satisfaction professionnelle. Tout le monde peut rapidement se mettre d'accord sur ce qui doit être fait, et l'entreprise est ainsi plus productive.
Les entreprises reconnaissent la valeur d'un environnement de travail hybride. Cependant, le choix et l'installation d'une nouvelle solution de conférence pour un espace de réunion nécessitent une planification préalable. Tout d'abord, les entreprises ont besoin d'une technologie adaptée aux équipes concernées. C'est particulièrement vrai dans un contexte hybride, où les collègues collaborent à partir de plusieurs lieux et contextes. De plus, les solutions de conférence doivent être adaptées aux salles pour produire les résultats souhaités.
En planifiant soigneusement à l'avance, les entreprises peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybrides. Voici sept conseils pour aider les responsables des technologies de l'information et des installations à y parvenir.
L’environnement de travail hybride est désormais une réalité et oblige les entreprises à créer des espaces de réunion optimaux pour l’environnement de travail moderne.
Des équipes différentes auront probablement des besoins de collaboration différents. Par exemple, une petite équipe qui se réunit fréquemment peut bénéficier d'une solution tout-en-un conçue pour un espace de réunion, tandis qu'une équipe plus importante peut avoir besoin d'un système entièrement intégré et performant, spécialement conçu pour une salle de conférence plus spacieuse.
En comprenant la façon dont vos différentes équipes travaillent et ce dont elles ont besoin pour bien collaborer, vous pourrez concevoir une configuration de salle de conférence qui leur correspond.
Selon une étude de Microsoft, 66 % des décideurs d'entreprise envisagent de réaménager les espaces physiques pour mieux répondre à leurs besoins en matière de lieu de travail hybride.
Étant donné que de nombreux employés viennent au bureau spécifiquement pour collaborer avec les membres de l'équipe en petits groupes, il vaut la peine de jeter un regard neuf sur ce à quoi ressemble un espace de réunion. Bien que les salles de conférence formelles aient encore un rôle important à jouer dans de nombreuses entreprises, les espaces de rencontre et les espaces communs flexibles sont particulièrement utiles dans un environnement de travail hybride.
Selon Microsoft, un employé sur dix ne dispose pas d'une connexion internet adéquate pour faire son travail. C'est pourquoi vous devez vous assurer que vous tenez compte des besoins de vos travailleurs à distance.
Pensez également à la manière dont l'environnement de travail hybride a modifié la façon dont ils interagissent avec leurs collègues. Comme le souligne le rapport de Microsoft, les travailleurs ont ressenti un sentiment d'inclusion lorsque tout le monde se connectait à la même salle virtuelle. Les travailleurs à distance peuvent se sentir négligés si l'espace de travail hybride leur rend difficile la connexion et le partage avec leurs collègues au bureau.
Si vous organisez des conférences avec un bureau régional ou satellite, vérifiez avec lui que vous comprenez bien comment il collabore et ce dont il a besoin pour bien faire. Tout comme votre bureau principal, ils peuvent disposer d'espaces spéciaux qui peuvent être réaménagés pour un environnement de travail hybride. Il est très probable qu'ils disposent également d'équipes ayant des besoins uniques en matière de collaboration.
Même avec une salle de conférence à la pointe de la technologie, non seulement le bruit de fond peut être une source de distraction, mais les informations échangées peuvent dépasser le cadre prévu. L'insonorisation et le masquage du son dans un espace permettent à chacun d'entendre et d'être entendu plus facilement, mais favorisent également l'intelligibilité du son et assurent un certain niveau de confidentialité, ce qui contribue à rendre la réunion plus efficace, que les participants soient présents en personne ou à distance.
Pour compléter l'efficacité de l'espace, l'éclairage est un facteur clé qu'il convient de prendre en compte, tant dans les espaces de conférence que dans les environnements de travail à distance. Alors qu'un éclairage trop intense ou trop sombre peut empêcher les collègues de se voir et d'interpréter le langage corporel, un éclairage adéquat prépare le terrain pour une conversation fluide.
Choisissez un système de conférence qui s'intègre parfaitement aux plateformes de communications unifiées, telles que Microsoft Teams, Zoom et Google Meet. Ainsi, les équipes auront toutes les chances de collaborer efficacement les unes avec les autres, de servir les clients et de rester en contact avec les partenaires externes. La courbe d'apprentissage sera également plus douce, ce qui permettra à chacun de se concentrer sur la conversation plutôt que de s'inquiéter de la manière d'utiliser la technologie.
Selon PwC, 50 % des cadres dirigeants aux États-Unis prévoient d’investir dans des applications de réservation de salle qui permettent aux employés de vérifier la disponibilité des salles de conférence et de réserver les ressources dont ils ont besoin à l’avance.
Une solution de réservation de salle de conférence peut empêcher les doubles réservations et ainsi éviter que quelqu’un se retrouve sans espace pour tenir une discussion importante.
Le lieu de travail hybride est là, et les entreprises sont en train de repenser la manière dont le travail est effectué au sein de leur organisation. Dans ce contexte, elles doivent évaluer avec soin dans quelle mesure leurs espaces de conférence favorisent la collaboration entre des équipes géographiquement dispersées.
Avec une planification minutieuse en amont, les responsables informatiques et les directeurs de site peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybride.
