今日の職場を変える4つのオフィステクノロジーイノベーションハイブリッドワークプレイス：最適な会議スペースを作るための7つのヒント

ハイブリッドな職場が定着し、企業では、現代の職場環境に最適な会議スペースを構築するようになりました。

1. 従業員のコラボレーションニーズを特定する

チームによってコラボレーション要件は異なります。例えば、頻繁に会議を行う小規模なチームには、ハドルスペース向けに設計されたオールインワンソリューションが適している一方、大規模なチームには、より広々とした会議室向けに特別に設計された、完全に統合された高性能システムが必要になる場合があります。 

さまざまなチームの働き方や、効果的な共同作業のための要件を理解することで、それぞれに適した会議室環境を構築することができます。

2. 空間を新鮮な目で見直す

Microsoftの調査によると、ビジネス上の意思決定者の 66% が、ハイブリッド ワークプレイスの要件に適切に対応するために物理的なスペースの再設計を検討しています。

多くの従業員が少人数のグループでチームメンバーとコラボレーションするためにオフィスに出勤するようになっているため、会議スペースのあり方を改めて見直す価値があります。多くの企業では正式な会議室が依然として重要な役割を果たしていますが、ハドルスペースや柔軟な共有スペースは、ハイブリッドな職場環境において特に重要です。

3. リモートワーカーのニーズを考慮する

Microsoftによると、従業員の10人に1人は業務を遂行するのに十分なインターネット接続がないそうです。この点を念頭に置き、リモートワーカーのニーズも十分に考慮するようにしてください。 

また、ハイブリッドワーク環境が同僚との交流にどのような変化をもたらしたかを検討してみましょう。Microsoftのレポートが指摘しているように、全員が同じ仮想ルームにログインすることで、従業員は一体感を感じていました。ハイブリッドワークスペースによって、オフィスの同僚とのつながりや情報共有が難しくなると、リモートワーカーは見過ごされていると感じるかもしれません。

4. 他のオフィスの要件を評価する

地方オフィスやサテライトオフィスと会議を行う場合は、それぞれのオフィスがどのように連携し、それを円滑に進めるために何が必要なのかを事前に確認しておきましょう。本社と同様に、サテライトオフィスにも、ハイブリッドワーク環境向けに再設計できる特別なスペースがあるかもしれません。また、それぞれのチームにも、独自のコラボレーション要件がある可能性が高いでしょう。

5. 防音対策をする

最先端の会議室設備を備えていても、背景のノイズが邪魔になるだけでなく、共有された情報が意図した範囲を超えて伝わってしまう可能性があります。防音とサウンドマスキングの両方を会議室に導入することで、参加者全員の声が聞き取りやすくなり、また、音声の明瞭度が向上し、ある程度の機密性も確保されます。これらはすべて、参加者が直接会議に参加するか、遠隔地から参加するかに関わらず、会議の効果を高めるのに役立ちます。

空間の有効性を高めるには、会議室でもリモートワーク環境でも、照明も重要な要素として考慮する必要があります。強すぎる照明や暗すぎる環境は、同僚同士が互いの姿を見にくく、ボディランゲージも理解しにくくなりますが、適切な照明はスムーズな会話の場を作り出します。

6. 統合会議を有効にする

Microsoft Teams、Zoom、Google Meetなどのユニファイドコミュニケーションプラットフォームとシームレスに連携する会議システムを選びましょう。これにより、チームは互いに効果的に連携し、顧客対応や外部パートナーとの連絡を維持する可能性が高まります。また、使いこなすための学習曲線も緩やかになり、誰もがテクノロジーの使い方を気にすることなく会話に集中できます。

7. 会議室予約ソリューションを検討する

PwCによると、米国の経営者の50%が、従業員が会議室の空き状況を確認し、必要なリソースを事前に予約できる、ホテリングアプリケーションやルームスケジューリングソリューションへの設備投資を計画しています。 

会議室予約ソリューションを導入することで、予約の重複を防ぐことができ、重要な打合せのための場所がないといった状況に陥ることもなくなります。