今日のワークプレイスを変える4つのオフィステクノロジー革新ハイブリッドワークプレイス：最適なミーティングスペースを作る7つのヒント

1.従業員のコラボレーションニーズを特定する

コラボレーションの要件はチームによって異なります。例えば、頻繁にミーティングを行う小規模なチームであれば、ハドルスペース用に設計されたオールインワンのソリューションが有効かもしれませんが、大規模なチームであれば、より広々とした会議室用に特別に設計された、完全に統合された高性能なシステムが必要になるかもしれません。 

さまざまなチームの働き方や、効果的な共同作業のための要件を理解することで、それぞれに適した会議室環境を構築することができます。

2.スペースを見直す

マイクロソフト社の調査によると、企業の意思決定者の66％が、ハイブリッドワークプレイスの要件に対応するため、物理的なスペースの再設計を検討しています。

多くの社員が少人数でチームメンバーとコラボレーショ ンをするためにオフィスに来ているのですから、ミーティング スペースのあり方を見直す価値はあります。フォーマルな会議室はまだ多くの企業で重要な役割を果た していますが、ハドルスペースやフレキシブルなコミュ ニケーションスペースは特にハイブリッドなワークプレイス環 境に適しています。

3.リモートワーカーのニーズを考慮する

マイクロソフト社によると、従業員の10人に1人は、仕事をするのに十分なインターネット接続環境を持っていないという。このことを念頭に置き、リモートワーカーのニーズも十分に考慮してください。 

また、ハイブリッドワーク環境が同僚との関わり方をどの ように変えたかも考えてみてください。マイクロソフトのレポートでも指摘されているように、ワー カーはみんなが同じバーチャルルームにログインしている時 に一体感を感じています。もしハイブリッドワークスペースがオフィスの同僚とつながり、共有することを難しくしているのであれば、リモートワーカーは見過ごされていると感じるかもしれません。

4.他オフィスの要件を評価する

もし地域オフィスやサテライトオフィスと会議をするのであれば、どのようにコラボレーショ ンをするのか、そのために何が必要なのかを彼らに確認してください。あなたのメインオフィスと同じように、彼らもまたハイブ リッドワークのために再構築できる特別なスペースを持って いるかもしれません。そしてそのようなチームにはユニークなコラボレーシ ョンを必要とするチームもあるはずです。

5.防音を含む

最先端の会議室を設営しても、周囲の雑音が気になるだけでなく、共有した情報が意図した範囲を超えてしまうこともあります。会議室内の防音やサウンドマスキングは、参加者全員が聞き取りやすく、聞き取りやすいだけでなく、音声の明瞭度を高め、機密性を確保することができます。

スペースの有効性を高めるために、照明は会議スペースでもリモ ートワークでも考慮されるべき重要な要素です。照明がきつかったり、暗すぎたりすると、同僚は お互いを見ることができず、ボディーランゲージを 理解することも難しくなります。

6.統合会議を有効にする

Microsoft Teams、Zoom、Google Meetなどのユニファイドコミュニケーションプラットフォームとシームレスに統合できる会議システムを選びましょう。こうすることで、チームは互いに効果的なコラボレーションを行い、クライアントにサービスを提供したり、社外のパートナーと連絡を取り合ったりできる可能性が高まります。学習曲線も緩やかになり、全員がテクノロジーの使い方に悩むことなく、会話に集中できるようになります。

7.会議室予約ソリューションを検討する

PwCによると、米国の経営者の50%が、従業員が会議室の空き状況を確認し、必要なリソースを事前に予約できる、ホテリングアプリケーションやルームスケジューリングソリューションへの設備投資を計画しています。 

会議室予約ソリューションを導入することで、予約の重複を防ぐことができ、重要な打合せのための場所がないといった状況に陥ることもなくなります。