Según una investigación de Microsoft, el 66% de los tomadores de decisiones empresariales están considerando rediseñar el espacio físico para adaptarse mejor a los requisitos del lugar de trabajo híbrido.
Invertir tiempo y recursos en la creación de espacios de reunión óptimos beneficia a las empresas y los equipos.
El entorno de trabajo híbrido llegó para quedarse, y las organizaciones buscan maneras inteligentes de impulsarlo a largo plazo. Según un estudio de PwC , el 57 % de los ejecutivos estadounidenses planea invertir en una sala de conferencias con conectividad virtual mejorada. Cuando los compañeros colaboran eficazmente en un entorno de trabajo híbrido, disfrutan de mejores relaciones laborales y experimentan una mayor satisfacción laboral. Todos pueden ponerse de acuerdo rápidamente sobre lo que se debe hacer, lo que resulta en una mayor productividad empresarial.
Las empresas están reconociendo el valor de un entorno de trabajo híbrido. Sin embargo, elegir e instalar con éxito una nueva solución de conferencias para un espacio de reunión requiere una planificación anticipada. Para empezar, las empresas necesitan la tecnología adecuada para los equipos involucrados. Esto es especialmente cierto en un contexto híbrido, donde los compañeros colaboran desde múltiples ubicaciones y entornos. Además, las soluciones de conferencias deben adaptarse a las salas para obtener los resultados deseados.
Con una planificación minuciosa y anticipada, las empresas pueden crear espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos. Aquí tienes siete consejos para ayudar a los responsables de TI y de instalaciones a lograrlo.
Llegó el lugar de trabajo híbrido, lo que permite a las empresas crear espacios de reunión óptimos para el entorno de trabajo moderno.
1. Identifique las necesidades de colaboración de sus empleados
Es probable que cada equipo tenga diferentes requisitos de colaboración. Por ejemplo, un equipo pequeño que se reúne con frecuencia podría beneficiarse de una solución integral diseñada para un espacio de reunión, mientras que un equipo más grande podría requerir un sistema totalmente integrado y de alto rendimiento, diseñado específicamente para una sala de conferencias más espaciosa.
Una vez que comprenda cómo funcionan sus diversos equipos y lo que necesitan para colaborar bien, puede diseñar una configuración de sala de conferencias que se adapte.
2. Dale una nueva mirada a tu espacio
Según una investigación de Microsoft , el 66 por ciento de los tomadores de decisiones empresariales están considerando rediseñar los espacios físicos para adaptarse mejor a sus requisitos de lugar de trabajo híbrido.
Dado que muchos empleados acuden a la oficina específicamente para colaborar con sus compañeros en grupos pequeños, vale la pena revisar cómo es un espacio de reunión. Si bien las salas de conferencias formales siguen siendo importantes en muchas empresas, los espacios de reunión y los espacios comunes flexibles son especialmente valiosos para un entorno laboral híbrido.
3. Considere las necesidades de los trabajadores remotos
Según Microsoft , uno de cada diez empleados no tiene una conexión a internet adecuada para realizar su trabajo. Por ello, asegúrese de tener en cuenta también las necesidades de sus teletrabajadores.
Considere también cómo el entorno de trabajo híbrido ha cambiado la forma en que interactúan con sus compañeros. Como señala el informe de Microsoft, los trabajadores se sintieron incluidos cuando todos se conectaban a la misma sala virtual. Los teletrabajadores pueden sentirse ignorados si el espacio de trabajo híbrido les dificulta conectar y compartir con sus compañeros de oficina.
4. Evaluar los requisitos de otras oficinas
Si va a realizar una conferencia con una oficina regional o satélite, consulte con ellos para asegurarse de comprender cómo colaboran y qué necesitan para hacerlo bien. Al igual que su oficina principal, es posible que también tengan espacios especiales que puedan adaptarse a un entorno de trabajo híbrido. Es muy probable que también tengan equipos con requisitos de colaboración específicos.
5. Incluir insonorización
Incluso con una sala de conferencias de última generación , el ruido de fondo no solo puede ser una distracción, sino que la información compartida puede traspasar el límite previsto. Tanto la insonorización como el aislamiento acústico dentro de un espacio facilitan que todos escuchen y sean escuchados, además de favorecer la inteligibilidad del audio y proporcionar un alto nivel de confidencialidad. Todo ello contribuye a una reunión más eficaz, independientemente de si los participantes están presentes o participando remotamente.
Para optimizar la efectividad del espacio, la iluminación es un factor clave que también debe considerarse, tanto en salas de conferencias como en entornos de teletrabajo. Si bien la iluminación intensa o la oscuridad excesiva pueden dificultar la visibilidad entre los compañeros y la interpretación del lenguaje corporal, una iluminación adecuada facilita una conversación fluida.
6. Habilitar conferencias integradas
Elija un sistema de conferencias que se integre a la perfección con plataformas de comunicaciones unificadas, como Microsoft Teams, Zoom y Google Meet. De esta forma, los equipos tendrán la mayor probabilidad de colaborar eficazmente entre sí, atender a los clientes y mantenerse en contacto con socios externos. El proceso de aprendizaje también será más sencillo, lo que permitirá a todos centrarse en la conversación en lugar de preocuparse por cómo usar la tecnología.
7. Considere una solución de reserva de salas de conferencias
Según PwC, el 50% de los ejecutivos de EE.UU. tiene pensado invertir en aplicaciones de hotelería o soluciones de reserva de habitaciones, que permiten a los empleados verificar la disponibilidad de la sala de conferencias y reservar con anticipación los recursos que necesitan.
Una solución de reserva de la sala de conferencias puede evitar reservas dobles para que nadie se quede sin un lugar para tener una conversación importante.
Creación de espacios de reunión para el lugar de trabajo híbrido
El entorno de trabajo híbrido ya es una realidad, y las empresas están redefiniendo la forma de trabajar en sus organizaciones. Al hacerlo, deben evaluar cuidadosamente cómo sus espacios para conferencias facilitan la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente.
Con una cuidadosa planificación anticipada, los líderes de TI e instalaciones pueden asegurarse de que tienen espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos.