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Zeit und Ressourcen in optimal eingerichtete Meetingräume zu investieren, kommt Unternehmen und Mitarbeitern zugute.
Der hybride Arbeitsplatz ist auf dem Vormarsch, und Unternehmen suchen nach intelligenten Wegen, um ihn langfristig zu unterstützen. Laut einer Studie von PwC planen 57 Prozent der US-Führungskräfte, in einen Konferenzraum mit verbesserter virtueller Konnektivität zu investieren. Wenn Mitarbeiter in einer hybriden Arbeitsumgebung gut zusammenarbeiten, genießen sie bessere Arbeitsbeziehungen und erleben eine höhere Arbeitszufriedenheit. Alle können sich schnell darüber einig sein, was zu tun ist, und das Unternehmen ist dadurch produktiver.
Unternehmen erkennen den Wert einer hybriden Arbeitsumgebung. Die erfolgreiche Auswahl und Installation einer neuen Konferenzlösung für einen Besprechungsraum erfordert jedoch eine vorausschauende Planung. Zunächst einmal benötigen Unternehmen die richtige Technologie für die beteiligten Teams. Dies gilt insbesondere in einem hybriden Kontext, in dem Kollegen von mehreren Standorten und Umgebungen aus zusammenarbeiten. Darüber hinaus müssen Konferenzlösungen auf die Räume zugeschnitten sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Mit sorgfältiger Vorausplanung können Unternehmen optimale Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsplatzumgebungen schaffen. Hier sind sieben Tipps, die IT- und Facility-Managern dabei helfen, genau das zu tun.
Der hybride Arbeitsplatz ist die neue Normalität und ermöglicht es Unternehmen, optimale Besprechungsräume für das moderne Arbeitsumfeld zu schaffen.
Verschiedene Teams haben wahrscheinlich unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit. Beispielsweise kann ein kleineres Team, das sich häufig trifft, von einer All-in-One-Lösung profitieren, die für einen Huddle Space konzipiert ist, während ein größeres Team möglicherweise ein vollständig integriertes, leistungsstarkes System benötigt, das speziell für einen geräumigeren Konferenzraum entwickelt wurde.
Sobald Sie wissen, wie Ihre verschiedenen Teams arbeiten und was sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen, können Sie den Konferenzraum entsprechend einrichten.
Laut einer Studie von Microsoft erwägen 66 Prozent der Entscheidungsträger in Unternehmen, physische Räume neu zu gestalten, um ihren Anforderungen an hybride Arbeitsplätze besser gerecht zu werden.
Da viele Mitarbeiter speziell ins Büro kommen, um mit Teammitgliedern in kleinen Gruppen zusammenzuarbeiten, lohnt es sich, einen neuen Blick darauf zu werfen, wie ein Besprechungsraum überhaupt aussieht. Obwohl formelle Konferenzräume in vielen Unternehmen immer noch eine wichtige Rolle spielen, sind Huddle Spaces und flexible Gemeinschaftsräume für eine hybride Arbeitsumgebung besonders wertvoll.
Laut Microsoft verfügt jeder zehnte Mitarbeiter nicht über eine ausreichende Internetverbindung, um seine Arbeit zu erledigen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auch die Bedürfnisse Ihrer Remote-Mitarbeiter vollständig berücksichtigen.
Überlegen Sie auch, wie die hybride Arbeitsumgebung die Art und Weise verändert hat, wie sie mit ihren Kollegen interagieren. Wie der Microsoft-Bericht feststellt, fühlten sich die Mitarbeiter einbezogen, wenn sich alle im selben virtuellen Raum anmeldeten. Remote-Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise übersehen, wenn der hybride Arbeitsbereich es ihnen erschwert, sich mit ihren Kollegen im Büro zu verbinden und auszutauschen.
Wenn Sie mit einer regionalen oder Satellitenniederlassung tagen, erkundigen Sie sich bei ihnen, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie sie zusammenarbeiten und was sie benötigen, um dies gut zu machen. Wie Ihr Hauptbüro können auch sie über spezielle Räume verfügen, die für eine hybride Arbeitsumgebung neu konzipiert werden können. Sehr wahrscheinlich haben sie auch Teams mit einzigartigen Anforderungen an die Zusammenarbeit.
Selbst bei einer hochmodernen Konferenzraumeinrichtung können Hintergrundgeräusche nicht nur eine Ablenkung sein, sondern auch Informationen, die ausgetauscht werden, können die beabsichtigte Reichweite überschreiten. Sowohl die Schalldämmung als auch die Schallmaskierung innerhalb eines Raums erleichtern es allen, zu hören und gehört zu werden, unterstützen aber auch die Audioverständlichkeit und bieten ein gewisses Maß an Vertraulichkeit – all dies trägt zu einem effektiveren Meeting bei, unabhängig davon, ob sie persönlich anwesend sind oder von einem entfernten Standort aus teilnehmen.
Um die Effektivität des Raums abzurunden, ist die Beleuchtung ein Schlüsselfaktor, der ebenfalls berücksichtigt werden sollte – sowohl in Konferenzräumen als auch in Remote-Arbeitsumgebungen. Während grelles Licht oder zu dunkle Bedingungen es den Kollegen erschweren können, sich gegenseitig zu sehen und die Körpersprache zu interpretieren, schafft die richtige Beleuchtung die Voraussetzungen für ein reibungsloses Gespräch.
Wählen Sie ein Konferenzsystem, das sich nahtlos in Unified Communications-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet integrieren lässt. Auf diese Weise haben Teams die besten Chancen, effektiv miteinander zusammenzuarbeiten, Kunden zu betreuen und mit externen Partnern in Kontakt zu bleiben. Auch die Lernkurve wird sanfter sein, so dass sich jeder auf das Gespräch konzentrieren kann, anstatt sich Gedanken über den Umgang mit der Technologie zu machen.
Laut PwC planen 50 Prozent der Führungskräfte in den USA, in Hoteling-Anwendungen oder Belegungsplanlösungen zu investieren, mit denen Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Konferenzräumen prüfen und die benötigten Ressourcen im Voraus buchen können.
Mit einer Lösung zum Reservieren von Besprechungsräumen können Doppelbuchungen vermieden werden und niemand kommt in die Verlegenheit, bei wichtigen Gesprächen ohne Raum dazustehen.
Der hybride Arbeitsplatz ist da, und Unternehmen überdenken die Art und Weise, wie die Arbeit in ihren Unternehmen erledigt wird, neu. Dabei sollten sie sorgfältig prüfen, wie gut ihre Konferenzräume die Zusammenarbeit zwischen geografisch verteilten Teams unterstützen.
Mit sorgfältiger Planung können IT-Manager und Büroleitung die optimalen Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsumgebungen schaffen.
