Laut einer Studie von Microsoft erwägen 66 % der Unternehmensentscheider eine Umgestaltung der physischen Räumlichkeiten, um den Anforderungen hybrider Arbeitsplätze besser gerecht zu werden.
Zeit und Ressourcen in optimal eingerichtete Meetingräume zu investieren, kommt Unternehmen und Mitarbeitern zugute.
Der hybride Arbeitsplatz ist gekommen, um zu bleiben, und Unternehmen suchen nach intelligenten Lösungen, um ihn langfristig zu unterstützen. Laut einer Studie von PwC planen 57 Prozent der US-amerikanischen Führungskräfte, in Konferenzräume mit verbesserter virtueller Anbindung zu investieren. Wenn Kollegen in einem hybriden Arbeitsumfeld gut zusammenarbeiten, profitieren sie von besseren Arbeitsbeziehungen und höherer Arbeitszufriedenheit. Alle sind schnell auf dem gleichen Stand, was zu tun ist, und das Unternehmen arbeitet dadurch produktiver.
Unternehmen erkennen zunehmend den Wert hybrider Arbeitsumgebungen. Die erfolgreiche Auswahl und Implementierung einer neuen Konferenzlösung für Besprechungsräume erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Zunächst benötigen Unternehmen die passende Technologie für die beteiligten Teams. Dies gilt insbesondere in einem hybriden Arbeitsumfeld, in dem Kollegen von verschiedenen Standorten und aus unterschiedlichen Umgebungen zusammenarbeiten. Darüber hinaus müssen Konferenzlösungen auf die jeweiligen Räume zugeschnitten sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Mit sorgfältiger Planung im Vorfeld können Unternehmen optimale Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsumgebungen schaffen. Hier sind sieben Tipps, die IT- und Facility-Managern dabei helfen.
Der hybride Arbeitsplatz ist die neue Normalität und ermöglicht es Unternehmen, optimale Besprechungsräume für das moderne Arbeitsumfeld zu schaffen.
1. Ermitteln Sie den Kollaborationsbedarf Ihrer Mitarbeiter
Unterschiedliche Teams haben wahrscheinlich unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit. Beispielsweise profitiert ein kleineres Team, das sich häufig trifft, möglicherweise von einer Komplettlösung für einen kleinen Besprechungsraum, während ein größeres Team ein vollständig integriertes, leistungsstarkes System benötigt, das speziell für einen geräumigeren Konferenzraum entwickelt wurde.
Sobald Sie wissen, wie Ihre verschiedenen Teams arbeiten und was sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen, können Sie den Konferenzraum entsprechend einrichten.
2. Betrachten Sie Ihren Raum mit neuen Augen
Laut einer Studie von Microsoft erwägen 66 Prozent der Unternehmensentscheider eine Umgestaltung ihrer physischen Räumlichkeiten, um den Anforderungen an hybride Arbeitsplätze besser gerecht zu werden.
Da viele Mitarbeiter gezielt ins Büro kommen, um in kleinen Gruppen mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, lohnt es sich, die Gestaltung von Besprechungsräumen neu zu überdenken. Formale Konferenzräume spielen zwar in vielen Unternehmen weiterhin eine wichtige Rolle, doch flexible Gemeinschaftsräume und kleine Besprechungsbereiche sind für ein hybrides Arbeitsumfeld besonders wertvoll.
3. Die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern berücksichtigen
Laut Microsoft verfügt jeder zehnte Angestellte nicht über eine ausreichende Internetverbindung, um seine Arbeit zu erledigen. Berücksichtigen Sie daher unbedingt auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice.
Bedenken Sie auch, wie sich die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Kollegen durch das hybride Arbeitsumfeld verändert hat. Wie der Microsoft-Bericht feststellt, empfanden Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit, wenn sich alle im selben virtuellen Raum einloggten. Remote-Mitarbeiter könnten sich übergangen fühlen, wenn der hybride Arbeitsplatz die Kommunikation und den Austausch mit ihren Kollegen im Büro erschwert.
4. Anforderungen anderer Büros prüfen
Wenn Sie eine Konferenz mit einer Regional- oder Satellitenniederlassung abhalten, klären Sie im Vorfeld, wie die Zusammenarbeit dort organisiert ist und welche Anforderungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bestehen. Ähnlich wie Ihre Hauptniederlassung verfügen auch diese Niederlassungen möglicherweise über spezielle Räumlichkeiten, die sich für ein hybrides Arbeitsmodell anpassen lassen. Höchstwahrscheinlich gibt es dort ebenfalls Teams mit besonderen Anforderungen an die Zusammenarbeit.
5. Schalldämmung einbeziehen
Selbst in hochmodernen Konferenzräumen können Hintergrundgeräusche nicht nur ablenkend wirken, sondern auch dazu führen, dass Informationen den beabsichtigten Empfängerkreis überschreiten. Sowohl Schalldämmung als auch Geräuschmaskierung im Raum verbessern die Verständlichkeit und sorgen für ein gewisses Maß an Vertraulichkeit – allesamt Faktoren, die zu effektiveren Besprechungen beitragen, unabhängig davon, ob die Teilnehmer persönlich anwesend sind oder sich virtuell zuschalten.
Um die Effektivität des Raumes abzurunden, ist die Beleuchtung ein entscheidender Faktor, der sowohl in Konferenzräumen als auch im Homeoffice berücksichtigt werden sollte. Während grelles Licht oder zu dunkle Bedingungen es Kollegen erschweren, einander zu sehen und Körpersprache zu deuten, schafft die richtige Beleuchtung die Grundlage für ein reibungsloses Gespräch.
6. Integrierte Konferenzfunktion aktivieren
Wählen Sie ein Konferenzsystem, das sich nahtlos in Unified-Communications-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet integrieren lässt. So können Teams optimal zusammenarbeiten, Kunden betreuen und mit externen Partnern in Kontakt bleiben. Auch die Einarbeitungszeit wird kürzer, sodass sich alle auf das Gespräch konzentrieren können, anstatt sich mit der Technik auseinanderzusetzen.
7. Erwägen Sie eine Lösung zur Buchung von Konferenzräumen.
Laut PwC planen 50 Prozent der Führungskräfte in den USA, in Hoteling-Anwendungen oder Belegungsplanlösungen zu investieren, mit denen Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Konferenzräumen prüfen und die benötigten Ressourcen im Voraus buchen können.
Mit einer Lösung zum Reservieren von Besprechungsräumen können Doppelbuchungen vermieden werden und niemand kommt in die Verlegenheit, bei wichtigen Gesprächen ohne Raum dazustehen.
Einrichtung von Besprechungsräumen für den hybriden Arbeitsplatz
Der hybride Arbeitsplatz ist Realität, und Unternehmen überdenken die Arbeitsweise in ihren Organisationen. Dabei sollten sie sorgfältig prüfen, inwieweit ihre Konferenzräume die Zusammenarbeit geografisch verteilter Teams unterstützen.
Mit sorgfältiger Planung können IT-Manager und Büroleitung die optimalen Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsumgebungen schaffen.