在不断探索混合办公模式的最佳解决方案和布局的过程中，会议室和洽谈区在协作、沟通以及所需资源方面面临着诸多挑战。在网络会议盛行的时代，这些空间需要具备灵活性和“全能性”，这就要求我们决定如何开展会议，以及会议功能的集中化和规范化程度。
核心问题是，您的会议室设置是否应该鼓励“自带会议设备”（BYOM）结构，允许与会者使用自己的设备和会议平台召开会议——或者预先配置好专用电脑是否效果更好。
现代会议室的统一通信 (UC) 需求包含一系列相当标准的功能：演示和文档共享、使用在线服务或网站、与远程同事进行视频会议、共享照片和图像，以及多台设备同时协作。了解这些需求后，我们将探讨自带设备 (BYOD) 模式和托管 PC 模式之间的差异，以帮助您确定最适合贵组织的方案。
BYOM基础知识
在这种情况下，知识工作者主导会议和协作环节，他们可以使用自己的笔记本电脑、平板电脑或其他设备连接到现有的硬件，例如显示屏和音频/视频混合组件，如Bose Professional Videobar VB1 。
这种设置允许房间内的任何人使用自己偏好的统一通信会议服务，灵活地选择 Microsoft Teams、Google Meet、Zoom 或其他具有他们喜欢的功能和界面的平台。能够轻松切换设备——尤其是在与富有创造力的工作团队进行协作会议时——是“自带设备”环境的一大优势，这有助于在工作关系难以建立的当下，增进团队成员之间的情谊和团队精神。
自带设备办公（BYOM）会议室必须配备开放且兼容各种会议和协作技术的设备和网络功能，例如： VB1 可与Mersive Solstice Conference 或 Barco ClickShare CX-30 或 CX-50搭配使用。这就需要对所有相关设备进行频繁且精心策划的固件更新，以便用户能够轻松连接和演示。这也意味着要确保足够的带宽，以支持几乎同时使用的各种演示和办公工具。
托管电脑详解
在配备专用电脑和会议协作服务的会议室里，所有工作都将提前完成，因此参与者无需操心准备设备，即可参与会议。
从组织层面自上而下地对会议室的具体需求进行深思熟虑，这意味着通常会选择单一的平台或套件，由所有员工和参会者共同选定。一旦确定了这些选择，IT 部门就可以着手配置硬件及相关功能，以确保设备拥有标准会议场景所需的软件。
解决这一挑战首先要制定更新的视频会议系统方案。第一步是：确定满足虚拟会议增长所需的最大容量。这意味着IT经理需要制定合理的资本支出方案，以扩充网络，并采用行之有效的策略来减轻远程用户对本地资源的影响。
所有配套设备，例如视频条、麦克风和扬声器，都已连接并配置到主机上，这为与会者和演讲者省去了猜测和不熟悉操作的步骤。例如， Bose Professional的吸顶式音频解决方案与其技术联盟合作伙伴之一相结合，即可实现上述功能。 Bose Professional 扬声器、森海塞尔 TeamConnect Ceiling 2 麦克风、 Bose Professional 放大器和数字信号处理器 (DSP) 以及Lenovo ThinkSmart Core + Controller等主机设备，可为完全集成的会议室提供极致的会议体验。
托管式电脑会议室通常最适合结构严谨、计划周密的会议，这些会议会使用预先选定的软件，参与者也熟悉专用电脑上的工具。此外，还需要选择统一通信会议室类型，例如 Zoom 会议室、Microsoft Teams 会议室或 Google Meet 会议室，并订阅相应的服务。这种固定模式的弊端在于，对于不熟悉会议室设备或软件界面的参与者来说，可能会带来挑战，因为会议室几乎没有其他使用方式可供选择。
在混合办公时代，如何配置会议室是一项艰巨的任务。在选择自带设备办公 (BYOD) 还是主机 PC 方案时，需要调查领导层和员工的日常需求和高频使用需求，以便在灵活性和现成的稳定性与安全性之间找到平衡点。
为现代化会议室配备设备需要在自带设备 (BYOD) 设置和托管 PC 配置之间做出选择。