Auf der Suche nach optimalen Lösungen und Setups für den hybriden Arbeitsplatz stellen Besprechungsräume und Konferenzbereiche eine der größten Herausforderungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Kommunikation und die benötigten Ressourcen dar. Die Flexibilität und die Anforderungen an diese Räume im Zeitalter von Online-Meetings erfordern die Entscheidung, wie diese Sitzungen abgehalten werden sollen und wie zentralisiert und reguliert die Besprechungsmöglichkeiten sein müssen.
Die zentrale Frage ist, ob die Gestaltung Ihres Konferenzraums eine „Bring Your Own Meeting“-Struktur (BYOM) fördern sollte, die es den Teilnehmern ermöglicht, Besprechungen mit ihrer eigenen Ausrüstung und Meeting-Plattform durchzuführen – oder ob ein dedizierter, für den Raum vorkonfigurierter PC besser geeignet ist.
Die Anforderungen an Unified Communications (UC) in modernen Konferenzräumen umfassen einen recht standardisierten Funktionsumfang: Präsentationen halten und Dokumente teilen, Online-Dienste oder Websites nutzen, Konferenzen mit externen Kollegen abhalten, Fotos und Bilder austauschen sowie die gleichzeitige Zusammenarbeit von mehreren Geräten aus. Nachdem wir diese Anforderungen verstanden haben, betrachten wir die Unterschiede zwischen dem BYOM-Ansatz (Bring Your Own Equipment) und dem Ansatz mit gehosteten PCs, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
BYOM-Grundlagen
In dieser Situation steuern die Wissensarbeiter die Meetings und Kollaborationssitzungen selbst. Sie haben die Möglichkeit, ihren eigenen Laptop, ihr Tablet oder ein anderes Gerät zu verwenden, um sich mit bereits vorhandener Hardware wie Bildschirmen und Audio-/Video-Hybridkomponenten wie der Bose Professional Videobar VB1 zu verbinden.
Diese Konfiguration ermöglicht es jedem Teilnehmer, seinen bevorzugten Unified-Concept-Konferenzdienst zu nutzen und somit flexibel zwischen Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder anderen Plattformen mit den gewünschten Funktionen und Benutzeroberflächen zu wählen. Die Möglichkeit, problemlos zwischen Geräten zu wechseln – insbesondere für die Zusammenarbeit in kreativen Arbeitsgruppen – ist ein wesentlicher Vorteil von „Bring Your Own“-Umgebungen. Dies kann dazu beitragen, Gemeinschaft und Zusammenhalt in einer Zeit zu stärken, in der es schwierig ist, enge Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
BYOM-Räume müssen über Ausrüstung und Netzwerkfunktionen verfügen, die in Bezug auf Konferenz- und Kollaborationstechnologien wie z. B. … breit offen und herstellerunabhängig sind. VB1 In Kombination mit Mersive Solstice Conference oder Barco ClickShare CX-30 oder CX-50 sind regelmäßige und gut geplante Firmware-Updates für alle relevanten Geräte erforderlich, damit die Benutzer problemlos eine Verbindung herstellen und präsentieren können. Außerdem muss ausreichend Bandbreite sichergestellt werden, um die verschiedenen Präsentations- und Produktivitätstools zu unterstützen, die nahezu gleichzeitig genutzt werden.
Gehosteter PC erklärt
In einem Konferenzraum mit einem dedizierten PC und Konferenz- und Kollaborationssystemen wird die gesamte Arbeit im Voraus erledigt, sodass die Teilnehmer teilnehmen können, ohne sich um die Vorbereitung ihrer Ausrüstung kümmern zu müssen.
Die genauen Anforderungen an den Konferenzraum werden von der Unternehmensleitung sorgfältig geprüft und durchdacht. Das bedeutet, dass in der Regel eine einheitliche Plattform oder Suite von allen Mitarbeitern und Teilnehmern ausgewählt wird. Sobald diese Auswahl getroffen ist, kann die IT-Abteilung die Hardware und die dazugehörigen Funktionen bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Geräte über die für Standard-Meetings und -Konferenzen benötigte Software verfügen.
Die Bewältigung dieser Herausforderung beginnt mit der Erstellung eines aktualisierten Videokonferenzsystemplans. Der erste Schritt: Ermitteln Sie die maximale Kapazität, die für die steigende Anzahl virtueller Meetings benötigt wird. Das bedeutet, dass IT-Manager fundierte Investitionsvorschläge für den Ausbau ihrer Netzwerke ausarbeiten und bewährte Methoden anwenden müssen, um die Belastung der lokalen Ressourcen durch Remote-Nutzer zu minimieren.
Die gesamte ergänzende Ausrüstung, wie Videobar, Mikrofone und Lautsprecher, ist bereits an den Host-PC angeschlossen und konfiguriert. Dies reduziert die Einrichtungsschritte für Teilnehmer und Referenten erheblich und vermeidet Unsicherheiten. Die Decken-Audiolösung von Bose Professional beispielsweise, in Kombination mit einem ihrer Technologiepartner, bietet eine umfassende Lösung. Bose Professional Lautsprecher, das Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 Mikrofon, ein Bose Professional Verstärker und digitaler Signalprozessor (DSP) zusammen mit einem gehosteten Gerät wie dem Lenovo ThinkSmart Core + Controller, um das ultimative Meeting-Erlebnis für vollständig integrierte Besprechungsräume zu bieten.
Gehostete PC-Räume eignen sich in der Regel am besten für gut strukturierte Veranstaltungen, bei denen vorab ausgewählte Software zum Einsatz kommt und die Teilnehmer mit den Tools auf dem jeweiligen Rechner vertraut sind. Zudem ist die Auswahl eines Unified-Communications-Raums (UC-Raum) wie Zoom Room, Microsoft Teams Room oder Google Meet Room sowie ein Abonnement erforderlich. Der Nachteil dieser starren Struktur besteht darin, dass sie für Teilnehmer, die mit der Benutzeroberfläche der Raumgeräte oder der Software nicht vertraut sind, eine Herausforderung darstellen kann, da es kaum – wenn überhaupt – alternative Nutzungsmöglichkeiten gibt.
Die Gestaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen im Zeitalter hybrider Arbeitsmodelle ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Bei der Entscheidung zwischen BYOM (Bring Your Own Equipment) und einem Host-PC-Setup sollten Führungskräfte und Mitarbeitende nach ihren alltäglichen und wichtigsten Bedürfnissen befragt werden, um die richtige Balance zwischen Flexibilität und der benötigten Stabilität und Sicherheit zu finden.
Die Ausstattung eines modernen Konferenzraums erfordert die Entscheidung zwischen einem BYOM-System (Bring Your Own Equipment) und einer gehosteten PC-Konfiguration.