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Bei der ständigen Suche nach den besten Lösungen und Setups für den hybriden Arbeitsplatz stellen Besprechungsbereiche und Konferenzräume einige der größten Herausforderungen dar, wenn es um Zusammenarbeit, Kommunikation und die dafür erforderlichen Ressourcen geht. Die Flexibilität und die Anforderungen an diese Räume im Zeitalter von Online-Meetings erfordern die Entscheidung, wie diese Sitzungen durchgeführt werden sollen und wie zentralisiert und reguliert die Meeting-Funktionen sein müssen.
Die zentrale Frage ist, ob Ihr Konferenzraum-Setup eine "Bring Your Own Meeting"-Struktur (BYOM) fördern sollte, die es den Teilnehmern ermöglicht, Meetings mit ihrer eigenen Ausrüstung und Besprechungsplattform durchzuführen – oder ob ein dedizierter PC, der für den Raum vorkonfiguriert ist, besser funktioniert.
Die Unified Communications (UC)-Anforderungen eines modernen Konferenzraums erfordern eine Reihe von Standardfunktionen: Präsentationen halten und Dokumente freigeben, einen Online-Dienst oder eine Website nutzen, Konferenzen mit Remote-Kollegen, Fotos und Bilder freigeben und gleichzeitig von mehreren Geräten aus zusammenarbeiten. Nachdem wir diese Anforderungen verstanden haben, werden wir uns die Unterschiede zwischen dem BYOM-Stil und dem gehosteten PC-Ansatz ansehen, um die richtige Lösung für Ihre Organisation zu bestimmen.
In dieser Situation sind die Wissensarbeiter die treibende Kraft hinter den Meetings und Kollaborationssitzungen und haben die Möglichkeit, ihren eigenen Laptop, ihr Tablet oder ein anderes Gerät zu verwenden, um sich mit der bereits vorhandenen Hardware zu verbinden, wie z. B. den Bildschirmen und den hybriden Audio-/Videokomponenten wie der Bose Professional Videobar VB1.
Dieses Setup ermöglicht es jedem im Raum, seinen bevorzugten UC-Konferenzdienst ins Spiel zu bringen, und gibt ihm die Flexibilität, zwischen Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder anderen Plattformen mit den von ihm bevorzugten Funktionen und Schnittstellen zu wählen. Die Möglichkeit, einfach zwischen Geräten zu wechseln – insbesondere für Kollaborationssitzungen mit kreativ denkenden Arbeitsgruppen – ist ein wesentlicher Vorteil von "Bring Your Own"-Umgebungen, die dazu beitragen können, Gemeinschaft und Kameradschaft in einer Zeit aufzubauen, in der es schwierig ist, Bindungen zwischen Arbeitsbeziehungen aufzubauen.
BYOM-Räume müssen über Geräte und Netzwerkfunktionen verfügen, die für Konferenz- und Zusammenarbeitstechnologien wie VB1 in Kombination mit Mersive Solstice Conference oder Barco ClickShare CX-30 oder CX-50 offen und unabhängig sind. Dies erfordert häufige und gut geplante Firmware-Updates für alle relevanten Geräte, damit die Benutzer problemlos Verbindungen herstellen und Präsentationen durchführen können. Außerdem muss eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein, um eine Vielzahl von Präsentations- und Produktivitätstools zu unterstützen, die fast gleichzeitig verwendet werden.
In einem Konferenzraum mit eigenem PC und Diensten für Konferenzen und Zusammenarbeit werden alle Arbeiten im Voraus erledigt, so dass die Teilnehmer teilnehmen können, ohne ihre Ausrüstung für das Rampenlicht vorbereiten zu müssen.
Die genauen Bedürfnisse des Raums werden von einer Top-Down-Organisationsebene aus betrachtet und berücksichtigt, was bedeutet, dass es in der Regel eine einzige Plattform oder Suite gibt, die von allen Mitarbeitern und Teilnehmern ausgewählt wird. Sobald diese Entscheidungen getroffen sind, können IT-Abteilungen mit der Hardware und den zugehörigen Funktionen fortfahren, um sicherzustellen, dass die Computer über die Software verfügen, die in Standard-Meeting- und Konferenzsituationen benötigt wird.
Die Lösung dieser Herausforderung beginnt mit der Erstellung eines aktualisierten Plans für das Videokonferenzsystem. Der erste Schritt: Ermitteln Sie die maximale Kapazität, die erforderlich ist, um die Zunahme der virtuellen Sitzungen zu bewältigen. Das bedeutet, dass IT-Manager gut begründete Vorschläge für Investitionen in die Aufstockung ihrer Netzwerke machen und bewährte Taktiken anwenden müssen, um die Auswirkungen von Fernnutzern auf die Ressourcen vor Ort zu verringern.
Alle ergänzenden Geräte wie Videobar, Mikrofone und Lautsprecher sind bereits angeschlossen und für das Host-PC-Setup konfiguriert, wodurch einige weitere Schritte des Rätselratens und der Unvertrautheit für Teilnehmer und Moderatoren beseitigt werden. Bose ProfessionalDie Ceiling Audio Solution von beispielsweise kombiniert mit einem ihrer Technologie-Allianz-Partner Bose Professional Lautsprecher, das Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 Mikrofon, ein Bose Professional Verstärker und digitaler Signalprozessor (DSP) zusammen mit einem gehosteten Gerät wie dem Lenovo ThinkSmart Core + Controller , um das ultimative Meeting-Erlebnis für vollständig integrierte Besprechungsräume zu bieten.
Gehostete PC-Räume eignen sich in der Regel am besten für Versammlungen, die stark strukturiert und so geplant sind, dass sie vorausgewählte Software verwenden, die von Teilnehmern verwendet wird, die mit den Tools auf dem dedizierten Computer vertraut sind. Sie erfordern auch die Auswahl eines UC-Raumtyps wie Zoom Room, Microsoft Teams Room und Google Meet Room sowie ein Abonnement. Die Kehrseite dieser starren Struktur ist, dass sie für Teilnehmer, die mit der Benutzeroberfläche der Raumausrüstung oder -software nicht vertraut sind, eine Herausforderung darstellen kann, da es nur wenige – wenn überhaupt – sekundäre Optionen für die Nutzung des Raums gibt.
Die Entscheidung, wie Sie Ihre Konferenz- und Besprechungsräume im Zeitalter der hybriden Arbeit konfigurieren, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wenn Sie sich zwischen BYOM oder einem Host-PC-Setup entscheiden, befragen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter zu ihren täglichen und höchsten Nutzungsbedürfnissen, um die Balance zwischen Flexibilität und Stabilität und Sicherheit zu finden.
Die Ausstattung des modernen Konferenzraums erfordert die Entscheidung zwischen der Verwendung eines BYOM-Setups oder einer gehosteten PC-Konfiguration.
