ハイブリッドワークプレイスに最適なソリューションと環境を模索する中で、コラボレーション、コミュニケーション、そして必要なリソースの確保において、ミーティングエリアや会議室は最も困難な課題の一つとなっています。オンライン会議時代において、これらのスペースには柔軟性と「あらゆることをこなす」という要求が求められており、会議の実施方法や、会議機能の集中管理と制御をいかに行うべきかを決定することが求められています。
中心的な問題は、会議室の設定で、参加者が自分の機器と会議プラットフォームを使用して会議を運営できる「Bring Your Own Meeting (BYOM)」構造を推奨する必要があるかどうか、または、部屋用に事前に構成された専用 PC の方が適しているかどうかです。
現代の会議室におけるユニファイド・コミュニケーション（UC）のニーズには、プレゼンテーションの実施やドキュメントの共有、オンラインサービスやウェブサイトの利用、遠隔地の同僚との会議、写真や画像の共有、複数デバイスからの同時コラボレーションなど、標準的な機能セットが求められます。これらのニーズを理解した上で、BYOMスタイルとホスト型PCアプローチの違いを検討し、組織に最適なアプローチを決定していきます。
BYOMの基本
このような状況では、ナレッジ ワーカーが会議やコラボレーション セッションを主導し、自分のラップトップ、タブレット、または別のデバイスを使用して、ディスプレイ画面やBose Professional Videobar VB1などのオーディオ/ビデオ ハイブリッド コンポーネントなどの既存のハードウェアに接続することができます。
この設定により、部屋にいる誰もが好みのUC会議サービスを持ち込むことができ、Microsoft Teams、Google Meet、Zoom、あるいは好みの機能とインターフェースを持つ他のプラットフォームから柔軟に選択できます。デバイスを簡単に切り替えられることは、特にクリエイティブなワークグループとのコラボレーションセッションにおいて、「Bring Your Own（自分のデバイスを持ち込む）」環境の大きなメリットであり、仕事上の人間関係を築くのが難しい時代に、コミュニティと仲間意識を育むのに役立ちます。
BYOMルームには、会議やコラボレーションテクノロジーなど、あらゆる用途に対応できる機器とネットワーク機能が必要です。 VB1 Mersive Solstice Conference、またはBarco ClickShare CX-30またはCX-50と組み合わせる場合、ユーザーがスムーズに接続してプレゼンテーションを行えるよう、関連するすべての機器のファームウェアを頻繁かつ計画的にアップデートする必要があります。また、ほぼ同時に使用される様々なプレゼンテーションツールや生産性向上ツールをサポートするために、十分な帯域幅を確保することも必要です。
ホスト型PCの説明
専用の PC と会議およびコラボレーションのためのサービスを備えた会議室では、すべての作業が事前に行われるため、参加者はスポットライトを浴びるために機器を準備する責任を負うことなく参加できます。
組織のトップダウンレベルで、会議室の具体的なニーズについて綿密な検討と検討が行われます。つまり、通常、すべての従業員と参加者が単一のプラットフォームまたはスイートを選択します。これらの選択が完了すると、IT部門はハードウェアと関連機能の導入を進め、標準的な会議やカンファレンスに必要なソフトウェアが機器に搭載されていることを確認します。
この課題を解決するには、ビデオ会議システムの最新計画を作成することから始まります。最初のステップは、仮想会議の増加に対応するために必要な最大容量を特定することです。つまり、ITマネージャーは、ネットワークを増強するための十分な根拠のある設備投資計画を策定し、リモートユーザーがオンプレミスのリソースに与える影響を軽減するための実績のある戦術を活用する必要があります。
ビデオバー、マイク、スピーカーなどの補完的な機器 はすべて、ホストPCのセットアップ用に接続・設定済みであ るため、出席者やプレゼンターにとっては、当てずっぽうで不慣れ なステップを省くことができます。Bose Professional例えば、 Lenovoの シーリング・オーディオ・ソリューションは、テクノロジー・アライアンス・パートナーとの組み合わせにより、Bose Professional スピーカー、Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 マイク、Bose Professional アンプ、デジタル・シグナル・プロセッサー（DSP）を、Lenovo ThinkSmart Core + Controllerのようなホスト・デバイスと組み合わせて、完全に統合された会議室で究極の会議体験を提供します。
ホスト型PCルームは、通常、事前に選択されたソフトウェアを利用するように綿密に計画され、専用マシンのツールに慣れた参加者が使用する会議に最適です。また、Zoom Room、Microsoft Teams Room、Google Meet RoomなどのUCルームタイプを選択し、サブスクリプションを契約する必要があります。この堅固な構造の反面、ルームの機器やソフトウェアのインターフェースに慣れていない参加者にとっては、ルームの利用方法に関する二次的な選択肢がほとんどないため、使いこなすのが難しい場合があります。
ハイブリッドワークの時代において、会議室やミーティングルームの構成をどのように決定するかは、非常に重要な責任です。BYOMとホストPCのどちらを選択するかを決める際には、経営陣と従業員に日常的なニーズと最も頻繁に利用されるニーズについて調査を行い、柔軟性と、自動化による安定性とセキュリティのバランスを見つけましょう。
現代の会議室を整備するには、BYOM セットアップを使用するか、ホストされた PC 構成を使用するかを決定する必要があります。