En la búsqueda constante de las mejores soluciones y configuraciones para el entorno de trabajo híbrido, las áreas de reuniones y salas de conferencias presentan algunos de los mayores desafíos en cuanto a colaboración, comunicación y los recursos que requieren. La flexibilidad y la capacidad de hacer de todo en estos espacios, en la era de las reuniones en línea, exigen decidir cómo llevar a cabo las sesiones y cuán centralizadas y reguladas deben ser las capacidades de reunión.
La pregunta central es si la configuración de su sala de conferencias debe fomentar una estructura de “traiga su propia reunión” (BYOM) que permita a los asistentes realizar reuniones con su propio equipo y plataforma de reunión, o si funciona mejor una PC dedicada preconfigurada para la sala.
Las necesidades de comunicaciones unificadas (UC) de una sala de conferencias moderna requieren un conjunto de funciones bastante estándar: realizar presentaciones y compartir documentos, usar un servicio en línea o un sitio web, realizar conferencias con colegas remotos, compartir fotos e imágenes, y colaborar simultáneamente desde múltiples dispositivos. Con estas necesidades claras, analizaremos las diferencias entre el estilo BYOM y el enfoque de PC alojado para ayudarle a determinar la opción más adecuada para su organización.
Conceptos básicos de BYOM
En esta situación, los trabajadores del conocimiento son los que dirigen las reuniones y las sesiones de colaboración, con la capacidad de usar su propia computadora portátil, tableta u otro dispositivo para conectarse a hardware preexistente, como pantallas de visualización y componentes híbridos de audio/video como Bose Professional Videobar VB1 .
Esta configuración permite que cualquier persona en la sala utilice su servicio de conferencias UC preferido, lo que les da la flexibilidad de elegir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom u otras plataformas con las funciones y la interfaz que prefieran. La posibilidad de cambiar fácilmente entre dispositivos, especialmente para sesiones de colaboración con grupos de trabajo creativos, es una ventaja significativa de los entornos "trae tu propio", lo que puede ayudar a fomentar la comunidad y la camaradería en una época en la que es difícil establecer vínculos laborales.
Las salas BYOM deben incluir equipos y capacidades de red que sean totalmente abiertas y agnósticas cuando se trata de tecnologías de conferencias y colaboración como VB1 En combinación con Mersive Solstice Conference o Barco ClickShare CX-30 o CX-50 , se requieren actualizaciones de firmware frecuentes y bien planificadas de todos los equipos relevantes para que los usuarios puedan conectarse y realizar presentaciones fácilmente. También implica garantizar un ancho de banda suficiente para diversas herramientas de presentación y productividad que se utilizan casi simultáneamente.
Explicación de la PC alojada
En una sala de conferencias con un PC dedicado y servicios para conferencias y colaboración, todo el trabajo se realizará de antemano para que los participantes puedan intervenir sin la responsabilidad de preparar su equipo para ser el centro de atención.
Se dedica mucha atención a las necesidades exactas de la sala desde una perspectiva organizativa de arriba a abajo, lo que significa que generalmente todos los trabajadores y participantes seleccionan una única plataforma o suite. Una vez tomadas estas decisiones, los departamentos de TI pueden avanzar con el hardware y las capacidades relacionadas para garantizar que las máquinas cuenten con el software necesario en situaciones estándar de reuniones y conferencias.
Para resolver este desafío, es necesario crear un plan actualizado para el sistema de videoconferencias. El primer paso es identificar la capacidad máxima necesaria para satisfacer el aumento de reuniones virtuales. Esto significa que los administradores de TI deberán elaborar propuestas de gastos de capital bien fundamentadas para ampliar sus redes y utilizar estrategias probadas para minimizar el impacto de los usuarios remotos en los recursos locales.
Todo el equipo complementario, como la barra de video, los micrófonos y los altavoces, ya estará conectado y configurado para la configuración del PC anfitrión, lo que elimina algunos pasos adicionales de incertidumbre y desconocimiento para los asistentes y presentadores. La solución de audio de techo de Bose Professional , por ejemplo, en conjunto con uno de sus socios de alianza tecnológica, combina... Bose Professional altavoces, el micrófono Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un Bose Professional amplificador y procesador de señal digital (DSP) junto con un dispositivo alojado como Lenovo ThinkSmart Core + Controller para ofrecer la mejor experiencia de reunión para salas de reuniones totalmente integradas.
Las salas de PC alojadas suelen ser ideales para reuniones muy estructuradas y planificadas que utilizan software preseleccionado, utilizado por participantes familiarizados con las herramientas de la máquina dedicada. También requieren la selección de un tipo de sala de comunicaciones unificadas, como Zoom Room, Microsoft Teams Room y Google Meet Room, además de una suscripción. La desventaja de esta estructura rígida es que puede presentar dificultades para los participantes que no están familiarizados con la interfaz del equipo o el software de la sala, ya que existen pocas opciones secundarias, o ninguna, para su uso.
Decidir cómo configurar sus salas de conferencias y reuniones en la era del trabajo híbrido es una responsabilidad exigente. Al elegir entre BYOM o una configuración de PC host, consulte a los directivos y trabajadores sobre sus necesidades diarias y de mayor uso para encontrar el equilibrio entre flexibilidad, estabilidad y seguridad listas para usar.
Equipar una sala de conferencias moderna requiere decidir entre utilizar una configuración BYOM o una configuración de PC alojada.