Dans la recherche constante des meilleures solutions et configurations pour l'espace de travail hybride, les espaces de réunion et les salles de conférence représentent un défi majeur en matière de collaboration, de communication et de ressources nécessaires. La flexibilité et la polyvalence requises pour ces espaces à l'ère des réunions en ligne impliquent de définir les modalités de déroulement des sessions et le niveau de centralisation et de réglementation des capacités de réunion.
La question centrale est de savoir si l'aménagement de votre salle de conférence doit encourager une structure « Apportez votre propre réunion » (BYOM) qui permet aux participants d'organiser des réunions avec leur propre équipement et plateforme de réunion, ou s'il est préférable d'utiliser un PC dédié préconfiguré pour la salle.
Les besoins en communications unifiées (CU) d'une salle de conférence moderne impliquent un ensemble de fonctionnalités assez standard : présentations et partage de documents, utilisation d'un service ou site web en ligne, visioconférences avec des collègues à distance, partage de photos et d'images, et collaboration simultanée depuis plusieurs appareils. Ces besoins étant définis, nous examinerons les différences entre l'approche BYOM (Apportez votre propre appareil) et l'approche PC hébergé afin de déterminer la solution la plus adaptée à votre organisation.
Principes de base du BYOM
Dans ce contexte, ce sont les travailleurs du savoir qui animent les réunions et les sessions de collaboration, grâce à la possibilité d'utiliser leur propre ordinateur portable, tablette ou autre appareil pour se connecter à du matériel préexistant, comme les écrans et les composants hybrides audio/vidéo tels que la barre vidéo Bose Professional VB1 .
Cette configuration permet à chaque participant d'utiliser son service de visioconférence préféré, lui offrant ainsi la possibilité de choisir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ou d'autres plateformes aux fonctionnalités et à l'interface qui lui conviennent. La facilité de passer d'un appareil à l'autre, notamment lors de sessions de collaboration avec des groupes de travail créatifs, constitue un avantage majeur des environnements « apportez votre propre appareil », favorisant la création d'un esprit d'équipe et la camaraderie, à une époque où les liens professionnels sont difficiles à tisser.
Les salles BYOM doivent inclure des équipements et des capacités de réseau largement ouverts et compatibles avec toutes les technologies de conférence et de collaboration, telles que : VB1 Associé à Mersive Solstice Conference ou à Barco ClickShare CX-30 ou CX-50 , ce système nécessite des mises à jour fréquentes et bien planifiées du micrologiciel de tous les équipements concernés afin que les utilisateurs puissent se connecter et présenter facilement. Il est également nécessaire de garantir une bande passante suffisante pour prendre en charge divers outils de présentation et de productivité utilisés quasi simultanément.
Explication du PC hébergé
Dans une salle de conférence équipée d'un PC dédié et de services de visioconférence et de collaboration, tout le travail préparatoire sera effectué en amont afin que les participants puissent se concentrer sur leur rôle sans avoir à se soucier de la préparation de leur matériel.
Les besoins précis de la salle sont soigneusement définis par la direction, ce qui implique généralement le choix d'une plateforme ou d'une suite unique par tous les employés et participants. Une fois ces choix effectués, les services informatiques peuvent procéder à l'acquisition du matériel et des fonctionnalités nécessaires pour garantir que les machines disposent des logiciels requis pour les réunions et les visioconférences standard.
Pour relever ce défi, il est essentiel de mettre à jour le plan du système de visioconférence. Première étape : identifier la capacité maximale nécessaire pour faire face à l’augmentation des réunions virtuelles. Les responsables informatiques devront donc élaborer des propositions d’investissement bien argumentées afin de renforcer leurs réseaux et mettre en œuvre des stratégies éprouvées pour limiter l’impact des utilisateurs distants sur les ressources sur site.
Tous les équipements complémentaires, tels que le vidéobar, les microphones et les Enceintes, auront déjà été connectés et configurés pour l'installation du PC hôte, ce qui élimine quelques étapes supplémentaires de devinettes et de méconnaissance pour les participants et les présentateurs. Bose ProfessionalLa solution Ceiling Audio Solution de Lenovo, par exemple, associée à l'un de ses partenaires technologiques, combine Bose Professional enceintes , le microphone Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un amplificateur Bose Professional et un processeur de signal numérique (DSP) avec un appareil hébergé comme le contrôleur Lenovo ThinkSmart Core + pour offrir une expérience de réunion ultime dans des salles de réunion entièrement intégrées.
Les salles informatiques partagées sont généralement plus adaptées aux réunions très structurées et planifiées, utilisant des logiciels présélectionnés et destinés à des participants familiarisés avec les outils installés sur la machine dédiée. Elles nécessitent également le choix d'un type de salle de communication unifiée (par exemple, Zoom Room, Microsoft Teams Room ou Google Meet Room), ainsi qu'un abonnement. En revanche, cette structure rigide peut poser problème aux participants qui ne connaissent pas l'interface du matériel ou des logiciels de la salle, car les options alternatives d'utilisation sont rares, voire inexistantes.
Configurer ses salles de conférence et de réunion à l'ère du travail hybride est une responsabilité importante. Pour choisir entre le BYOM (Apportez votre propre appareil) et une configuration avec un ordinateur hôte, il est essentiel de sonder la direction et les employés sur leurs besoins quotidiens et les plus fréquents afin de trouver le juste équilibre entre flexibilité et stabilité et sécurité.
L'équipement d'une salle de conférence moderne nécessite de choisir entre une configuration BYOM (apportez votre propre matériel) et une configuration PC hébergée.