職場におけるテクノロジーは、ITディレクターが従業員の生産性とつながりを強化する方法を変革しました。今日の絶えず変化する環境において、ビデオ会議ソリューションからコラボレーションソフトウェアに至るまで、新たなテクノロジーが、リモートワークやハイブリッドワークへの急速な移行を可能にし、それらは今後も定着していくでしょう。実際、ガートナーは、2022年末までに全ナレッジワーカーの半数がリモートワークになると予測しています。
ITリーダーは、職場におけるテクノロジーの活用が未活用または認識されていないメリットを特定することで、生産性の向上、コラボレーション体験の改善、そして優れたデジタルカスタマーエクスペリエンスの提供に貢献できます。ここでは、ツール、テクノロジートレーニング、そして的を絞った参考資料を通して、最も重要なメリットを明らかにし、従業員の生産性向上を支援する方法について詳しく説明します。
1. 職場のテクノロジーツールを探る
人事管理協会（Society for Human Resource Management）の報告によると、企業はハイブリッドチームの生産性とエンゲージメントを高める職場テクノロジーソリューションに投資しています。主な投資対象としては、コラボレーションプラットフォーム（70%）、接続インフラの強化（70%）、研修（64%）、バーチャル接続を備えた会議室（57%）などが挙げられます。最も重要なテクノロジートレンドの一つは、ビデオ会議の劇的な増加です。調査によると、ビデオ会議は対面会議よりも生産性を向上させることが示されています。
ITディレクターは、職場のテクノロジーからすぐにメリットを実感することがよくあります。例えば、柔軟性の向上、コスト削減、そして従来の電話会議に比べてビデオ会議によるコラボレーションの強化などです。テクノロジーは強力であり、その範囲は広大です。多くのITリーダーにとって、生産性を飛躍的に向上させるには、自社の環境と従業員のニーズに合ったテクノロジーを活用することが重要です。
以前は出張が多く、顧客先で日々を過ごしていた営業担当者の事例を考えてみましょう。今では、最高レベルのバーチャルビデオ会議システムのおかげで、彼女はリモートオフィスを離れることなく、1日でより多くの顧客にリーチし、1週間でより多くの取引を成立させています。別の例では、ある製造会社が統合されたハドルポイントを設置し、従業員がリモートで顧客の問題を相談したり、現場の技術専門家をサポートしたりできるようにしました。自分の業務や目標に合った成功事例を見つけ、従業員のテクノロジー研修の計画に活用しましょう。
女性が複数のモニターが置かれたオフィスの机に寄りかかり、画面の一つを指差しながら、彼女が指差しているコンピューターを見ている男性の同僚と話している。
2.ビデオ会議とビデオエンドポイントについて従業員をトレーニングする
ビデオ会議プラットフォームの爆発的な普及により、以前はこのテクノロジーを敬遠していた多くの従業員が、今では使いこなせるようになりました。しかし、音声、映像、あるいは参加に関する問題に遭遇する従業員も依然として多く、会議の進行を遅らせたり、参加者に悪い印象を与えたりすることがあります。問題によっては技術的な介入が必要になる場合もありますが、プラットフォームの基本的なトラブルシューティングトレーニングを提供することで、従業員の信頼を築き、問題を迅速に解決することができます。ハイブリッド環境では、使いやすい統合エンドポイントと会議ソリューションを活用することで、従業員がスムーズな会議を簡単に開催できるようになります。
3. 新機能を活用できるよう従業員をトレーニングする
バーチャルコラボレーション基盤への移行に伴い、企業は新たな交流と協働の方法を試行錯誤しています。ハーバード・ビジネス・レビューは、ビデオ会議やバーチャルミーティングの意外なメリットを数多く取り上げています。例えば、投票機能の向上、より体系化された「オフサイト」ミーティング、より建設的なブレインストーミングなどです。非デジタル環境での業務に慣れている従業員は、こうした機会に恵まれていないことがよくあります。従業員にこれらの機能を紹介し、活用方法を提案することで、より生産性の高いセッションを実現できます。投票機能は、例えばタウンホールミーティングで従業員の懸念事項を掘り下げたり、バーチャル製品発表会で会場の聴衆が最も関心を持つ機能を把握したりする際に活用できます。
4. 従業員に必要なインフラを特定する
ビデオ会議は、特に複数の参加者、リアルタイムのファイル共同作業、デバイス間の大容量ドキュメントの転送など、帯域幅を大量に消費する可能性があります。IT責任者は、新興技術を活用するために、社内のインフラストラクチャとデバイスのアップグレードをますます進めています。デロイトの報告によると、 IT幹部が5GとWi-Fi 6を採用する最大の理由は、生産性と効率性の向上です。しかし、多くの従業員はこれらの技術、対応デバイス、アクセス方法に精通していません。インフラストラクチャの改善と、それによってコラボレーションソフトウェアやビデオ会議でのやり取りなどへのアクセスがどのように向上するかを示すことで、ITチームは会社全体のパフォーマンスを向上させることができます。
5. BYOM（Bring Your Own Meeting）ポリシーを検討する
従業員、チーム、そして顧客がデジタル環境での共同作業に費やす時間が増えるにつれ、自然と異なるソリューションへの好みが生まれます。Microsoft Teams、Google Meet、Zoomはいずれも、この1年間で爆発的な成長を遂げました。企業は、ユーザーに単一のホスト型ソリューションを強制するのではなく、従業員が選択したソリューションで会議を開催できるBYOMポリシーを導入しています。複数の仮想環境をサポートする機能を開発し、ハイブリッド環境における会議間のスムーズな移行を可能にする統合ソリューションを活用するITリーダーは、人々が開催する会議に最適なプラットフォームを見つけるのを支援することができます。