Les technologies en milieu de travail ont transformé la manière dont les directeurs informatiques optimisent la productivité et la communication des employés. Dans un contexte professionnel en constante évolution, les nouvelles technologies, des solutions de visioconférence aux logiciels collaboratifs, ont permis une transition rapide vers le télétravail et les modes de travail hybrides, désormais bien ancrés dans la durée. Gartner prévoit d'ailleurs que la moitié des travailleurs du savoir exerceront leur activité à distance d'ici fin 2022.
Les responsables informatiques peuvent contribuer à identifier les avantages inexploités ou méconnus des technologies de l'information au travail afin d'accroître la productivité, d'améliorer la collaboration et d'offrir une expérience client numérique exceptionnelle. Voici un aperçu de la manière dont vous pouvez mettre en lumière les principaux avantages et aider vos employés à être plus productifs grâce à des outils, des formations technologiques et des ressources documentaires ciblées.
1. Explorer les outils technologiques du lieu de travail
La Society for Human Resource Management indique que les entreprises investissent dans des solutions technologiques pour le lieu de travail afin d'améliorer la productivité et l'engagement des équipes hybrides. Parmi les principaux investissements figurent les plateformes collaboratives (70 %), une infrastructure de connectivité renforcée (70 %), la formation (64 %) et les salles de conférence équipées pour la visioconférence (57 %). L'une des tendances technologiques les plus marquantes est l'essor spectaculaire de la visioconférence, dont les études démontrent qu'elle accroît la productivité par rapport aux réunions en présentiel .
Les directeurs informatiques constatent souvent des avantages immédiats grâce aux technologies en milieu de travail : une flexibilité accrue, des économies et une collaboration renforcée grâce à la visioconférence par rapport aux conférences téléphoniques traditionnelles. La technologie est puissante et omniprésente. Pour de nombreux responsables informatiques, les gains de productivité les plus importants proviennent de l’utilisation de technologies adaptées à leur environnement et aux besoins de leurs employés.
Prenons l'exemple d'une commerciale qui, auparavant, voyageait beaucoup et passait ses journées chez ses clients. Aujourd'hui, grâce à des solutions de visioconférence performantes , elle peut contacter davantage de clients par jour et conclure plus de ventes par semaine sans quitter son bureau à distance. Autre exemple : une entreprise manufacturière a mis en place des espaces de réunion collaboratifs intégrés permettant aux employés de consulter à distance les problèmes des clients et d'apporter leur soutien à un expert technique sur site. Trouvez des exemples de réussite qui correspondent à votre activité et à vos objectifs, et inspirez-vous-en pour planifier la formation de vos employés aux technologies numériques.
Une femme se penche sur un bureau équipé de plusieurs écrans, désigne l'un d'eux et parle à un collègue masculin qui regarde l'ordinateur qu'elle lui montre.
2. Former les employés à la vidéoconférence et aux terminaux vidéo
Avec l'essor des plateformes de visioconférence, de nombreux employés qui auparavant les rejetaient sont devenus des utilisateurs compétents. Cependant, des problèmes audio, vidéo ou de participation persistent, pouvant ralentir les réunions et nuire à l'expérience des participants. Certains de ces problèmes nécessitent une intervention technique. Une formation de base au dépannage des plateformes permet de renforcer la confiance des utilisateurs et de résoudre rapidement les problèmes. Dans les environnements hybrides, des solutions de visioconférence et des terminaux intégrés et intuitifs permettent aux employés d'organiser facilement des réunions sans accroc.
3. Former le personnel à l'utilisation des nouvelles fonctionnalités
Avec la transition vers une infrastructure de collaboration virtuelle, les entreprises expérimentent de nouvelles façons d'interagir et de travailler ensemble. La Harvard Business Review souligne plusieurs avantages inattendus de la visioconférence et des réunions virtuelles , notamment des sondages plus efficaces, des réunions « hors site » mieux structurées et des séances de brainstorming plus constructives. Souvent, les employés habitués à travailler dans des environnements non numériques n'ont pas été sensibilisés à ces possibilités. Présenter ces fonctionnalités aux employés et partager des suggestions sur leur utilisation peut permettre d'obtenir des sessions plus productives. Les sondages peuvent être utilisés, par exemple, lors d'une assemblée générale pour cerner les préoccupations des employés ou lors du lancement virtuel d'un produit pour identifier les fonctionnalités qui intéressent le plus le public présent.
4. Identifier les besoins en infrastructure des employés
La visioconférence peut être gourmande en bande passante, surtout lorsqu'une réunion réunit plusieurs participants, implique le partage de fichiers en temps réel ou le transfert de documents volumineux entre appareils. Les directeurs informatiques modernisent de plus en plus l'infrastructure et les équipements de leur entreprise pour tirer parti des nouvelles technologies. Deloitte indique que l'amélioration de la productivité et de l'efficacité est la principale raison pour laquelle les responsables informatiques adoptent la 5G et le Wi-Fi . Cependant, de nombreux employés ne connaissent pas ces technologies, les appareils compatibles ni comment y accéder. En présentant les améliorations apportées à l'infrastructure et en expliquant comment elles peuvent optimiser l'accès aux logiciels de collaboration, aux visioconférences et autres, les équipes informatiques peuvent améliorer les performances de l'ensemble de l'entreprise.
5. Envisager des politiques d'autorisation de réunion en présentiel (BYOM).
Avec la multiplication des collaborations numériques entre employés, équipes et clients, des préférences pour différentes solutions émergent naturellement. Microsoft Teams, Google Meet et Zoom ont tous connu une croissance fulgurante l'an dernier. Les entreprises mettent en place des politiques BYOM (Apportez votre propre appareil) permettant aux employés d'organiser des réunions avec la solution de leur choix, plutôt que d'imposer une solution unique. Les responsables informatiques capables de gérer plusieurs environnements virtuels et d'exploiter des solutions intégrées pour faciliter la transition entre les réunions dans un contexte hybride peuvent aider les utilisateurs à trouver la plateforme la plus adaptée à leurs besoins.