办公场所技术改变了IT总监提升员工生产力和加强沟通的方式。在当今瞬息万变的环境中，从视频会议解决方案到协作软件等新技术，推动了远程和混合办公模式的快速转变，而这种模式也将成为常态。事实上，Gartner预测，到2022年底，一半的知识工作者将远程办公。
IT 领导者可以帮助企业识别未被利用或未被认可的办公技术优势，从而提高生产力、改善协作体验并打造卓越的数字化客户体验。本文将详细介绍如何挖掘最重要的优势，并通过工具、技术培训和针对性参考资料帮助员工提高工作效率。
1. 探索工作场所技术工具
美国人力资源管理协会 (SHRM) 的报告显示，企业正在投资办公场所技术解决方案，以提高混合办公团队的生产力和员工敬业度。主要投资项目包括协作平台 (70%)、更强大的连接基础设施 (70%)、培训 (64%) 以及配备虚拟连接的会议室 (57%)。其中一项最重要的技术趋势是视频会议的迅猛发展，研究表明，与面对面会议相比，视频会议能够显著提高生产力。
IT主管通常能从办公技术中立即获益：相比传统电话会议，视频会议能带来更高的灵活性、更低的成本和更高效的协作。技术强大而博大精深。对许多IT领导者而言，生产力的最大飞跃来自于利用那些能够契合其特定架构和员工需求的技术。
设想一位销售代表，她以前经常出差，每天都待在客户现场。如今，得益于一流的虚拟视频会议技术，她无需离开远程办公室，就能在一天内接触到更多客户，在一周内达成更多交易。再举一个例子，一家制造公司建立了集成式远程协作平台，使员工能够远程咨询客户问题，并为现场技术专家提供支持。寻找与您的工作和目标相符的成功案例，并在制定员工技术培训计划时加以借鉴。
一位女士俯身在摆放着多台显示器的办公桌前，指着其中一个屏幕，和一位男同事说话。男同事看着她指着的那台电脑。
2. 对员工进行视频会议和视频终端培训
随着视频会议平台的蓬勃发展，许多以前对这项技术不屑一顾的员工如今已成为熟练用户。然而，员工仍然会遇到音频、视频或参与度方面的问题，这些问题会拖慢会议进度，并给参会者留下不太好的印象。有些问题可能需要技术干预。但提供平台的基本故障排除培训可以增强员工的信心，并快速解决问题。在混合办公环境中，易于使用的集成终端和会议解决方案可以帮助员工轻松主持流畅的会议。
3. 培训员工接受新功能
随着向虚拟协作基础设施的转型，企业正在尝试新的互动和协作方式。《哈佛商业评论》重点介绍了视频会议和虚拟会议的诸多意想不到的好处，包括改进的投票机制、更高效的“异地”会议结构以及更具建设性的头脑风暴。通常，习惯于在非数字化环境中工作的员工并未接触到这些机会。向员工介绍这些功能并分享使用建议，可以提高会议效率。例如，可以在全体员工大会上使用投票功能，以精准了解员工的诉求；或者在虚拟产品发布会上，利用投票功能来收集现场观众最感兴趣的功能。
4. 确定员工所需的基础设施
视频会议会占用大量带宽，尤其是在会议包含多名参与者、实时文件协作或在设备间传输大型文档的情况下。IT 总监们正日益升级公司的基础设施和设备，以充分利用新兴技术。德勤报告指出，提高生产力和效率是IT 高管采用 5G 和 Wi-Fi 6 的首要原因。然而，许多员工并不熟悉这些技术，也不清楚哪些设备支持这些技术，以及如何访问它们。通过展示基础设施的改进及其如何增强对协作软件、视频会议互动等方面的访问，IT 团队可以提升整个公司的绩效。
5. 考虑自带会议设备（BYOM）政策
随着员工、团队和客户越来越多地在数字化环境中协作，他们对不同解决方案的偏好也自然而然地涌现。过去一年，Microsoft Teams、Google Meet 和 Zoom 的用户数量都出现了爆炸式增长。企业正在推行自带办公 (BYOM) 政策，允许员工使用自己选择的解决方案主持会议，而不是强制用户使用单一的托管解决方案。IT 领导者如果能够开发出支持多种虚拟环境的能力，并利用集成解决方案简化混合办公环境中会议之间的切换，就能帮助用户找到适合他们主持会议的平台。