ビデオ会議：インクルーシブなオンライン会議を開催するための5つのヒント

1. 会議の期待値を事前に設定しておく

会議への参加を阻む障壁を取り除くために、事前に会議の期待値を設定することが大切です。会議のリーダーは、会議の目標、議題、時間の使い方を明記したアジェンダを配布することで、簡単にこれを実現できます。期待値を設定することで、個々の会議参加者は事前に準備し、発言内容や質問について考え、発生する可能性のある問題に対処する機会を得ることができます。

使用するプラットフォーム、利用できる機能（アクセシビリティ設定や挙手機能など）、会議後に録画やメモを配布するかどうかなどを参加者に知らせます。

2. 公平な会議文化を育む

企業文化は、会議の公平性をさらに促進する上で重要な役割を果たします。リモートワークやハイブリッドワークの現実として、多くの従業員がビデオ通話に参加し、本来は明かしたくない私生活を垣間見てしまう可能性があります。また、育児、介護、病気の家族の世話といった責任と会議を両立させなければならない従業員もいるでしょう。

これらの問題を考慮した時間帯に会議をスケジュールすることで、雰囲気を作りましょう。カメラをミュートまたはオフにすることを全面的に許可したり、偽の背景を挿入したりぼかしたりするオプションを用意するなど、気が散る状況への対処法に関するベストプラクティスを確立しましょう。会議中にペットや子供が部屋に入ってくることはよくあることであり、忍耐強くユーモアを持って対処すべきであることを強調するのも効果的です。

また、チームに会議の公平性の重要性を教育し、中断を目撃したときに同僚に発言を促したり、各会議で誰でも発言できるスペースを作ったりするなど、公平性を支援するツールや言語を強調することも役立ちます。

3. アクセシビリティオプションを備えたビデオ会議ソリューションを使用する

デジタル会議は、テクノロジーを活用してアクセシビリティを向上させる機会を提供します。会議室や社内会議で使用するテクノロジーを選択する際には、様々な会議プラットフォームとの互換性を考慮し、アクセシビリティの拡張をどのようにサポートしているかを検討してください。音声読み上げ、字幕、スクリーンリーダーとの互換性などの機能は、聴覚に障がいのある従業員の参加を促進するのに役立ちます。

ここでは、簡単に参照できるように、さまざまなプラットフォームとそのアクセシビリティ機能の概要を示します。

4. 貢献を拡大するための機能を活用する

今日のオンラインビデオ会議ソリューションには、ユーザーの発言を容易にする幅広い機能が搭載されています。多くの場合、力関係によって誰が話す時間を持つかが左右されます。例えば、支配的な性格の人は、内向的な人や情報処理に時間のかかる人よりも多くの発言時間を得られるかもしれません。いくつかの機能が、その点に役立ちます。

例えば、挙手機能を使えば、特定の従業員が発言を希望していることをイベントのファシリテーターに知らせることができます。チャット機能を有効にすれば、発言に抵抗がある人や、カメラをオンにして音量を上げるのに適さない環境にいる人にも質問することができます。「表示名」機能を使えば、従業員は必要に応じて画面上で自分の代名詞を共有することもできます。

5. オプションのカメラポリシーを採用する

パンデミックの初期には、多くの管理職が従業員の繋がりとインクルーシブな環境づくりを目指し、カメラのオンオフを推奨していました。しかし、新たな研究によると、従業員にカメラのオンオフを義務付けるとZoom疲れが増し、特に女性や新入社員に悪影響を与える可能性があることが示唆されています。研究者らは、背景情報によって社会経済的地位や育児責任の詳細が明らかになる懸念から、女性従業員に厳しい外見基準を課す「身だしなみ格差」まで、問題の範囲は多岐にわたると報告しています。

すべての会議、または顧客が参加しない会議など一部の会議でカメラの使用をオプションにすることで、オンラインビデオ会議はより包括的なものになります。