Organizar videoconferencias inclusivas garantiza que todos los empleados tengan la mejor experiencia posible.
Un estudio reciente reveló que el empleado de oficina promedio dedica de 4 a 12 horas semanales a reuniones , y la mayoría de estas pueden realizarse mediante plataformas de videoconferencia. Las reuniones virtuales pueden presentar los mismos sesgos que las presenciales, pero la tecnología ofrece una vía importante para garantizar la equidad en las reuniones y que se satisfagan las necesidades de todos.
A continuación, presentamos un análisis más detallado de las mejores prácticas de videoconferencia para lograr la equidad en las reuniones digitales.
1. Establezca expectativas para las reuniones con antelación
Ayude a eliminar las barreras a la participación estableciendo las expectativas de la reunión con antelación. Los líderes de la reunión pueden lograrlo fácilmente enviando una agenda que destaque los objetivos de las reuniones, los temas a tratar y cómo se utilizará el tiempo. Al establecer las expectativas, los participantes tienen la oportunidad de prepararse, pensar en sus contribuciones o preguntas con antelación y gestionar cualquier problema que pueda surgir.
Informe a las personas qué plataforma utilizará, las funciones disponibles (como configuraciones de accesibilidad o la función de levantar la mano) y si se distribuirán grabaciones o notas después de la reunión.
2. Desarrollar una cultura de cumplimiento de la equidad
La cultura empresarial desempeña un papel importante para fomentar la equidad en las reuniones. La realidad de una fuerza laboral remota o híbrida es que muchas personas pueden participar en videollamadas que ofrecen una mirada al interior de sus vidas personales que preferirían no compartir. En otros casos, los empleados pueden compaginar reuniones con responsabilidades como el cuidado de niños, de personas mayores o la atención de familiares enfermos.
Establezca el tono programando reuniones en horarios que consideren estos temas. Establezca buenas prácticas para gestionar las distracciones, como permitir silenciar o apagar las cámaras, o la opción de usar un fondo falso o desenfocarlo. También puede ser útil destacar que la entrada de una mascota o un niño en una sala durante una reunión es algo que ocurre y que debe tomarse con calma, paciencia y buen humor.
También es útil educar a los equipos sobre la importancia de lograr la equidad y destacar herramientas y lenguaje que pueden ayudar con eso, desde alentar a los colegas a hablar cuando presencian interrupciones hasta crear espacio en cada reunión para invitar a cualquiera a contribuir.
3. Utilice una solución de videoconferencia con opciones de accesibilidad
Las reuniones digitales ofrecen la posibilidad de aprovechar la tecnología para mejorar la accesibilidad. Al elegir la tecnología para un espacio de conferencias o una reunión de empresa, considere la compatibilidad con diferentes plataformas de conferencias y explore cómo facilitan una mayor accesibilidad. Funciones como la conversión de texto a voz, los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla pueden aumentar la participación de los empleados con discapacidad auditiva.
A continuación se presenta una descripción general útil de las diferentes plataformas y sus funciones de accesibilidad para una referencia rápida.
4. Aproveche las funciones para ampliar las contribuciones
Las soluciones actuales de videoconferencia en línea incluyen una amplia gama de funciones que facilitan la participación de los usuarios. A menudo, las dinámicas de poder influyen en quién tiene tiempo para hablar. Alguien con una personalidad dominante puede tener más tiempo en antena que una persona introvertida o que se toma su tiempo para procesar la información, por ejemplo. Varias funciones pueden ayudar con esto.
La función de levantar la mano, por ejemplo, puede alertar a los facilitadores de eventos sobre la participación de empleados específicos. La función de chat también permite que quienes no se sientan cómodos hablando o cuyo entorno inmediato no sea propicio para activar la cámara y el volumen en ese momento puedan hacer preguntas. La función de "mostrar nombres" permite a los empleados compartir sus pronombres en pantalla si lo desean.
5. Adopte una política de cámaras opcional
Al principio de la pandemia, muchos gerentes, con la esperanza de fomentar una mayor conexión e inclusión, animaron a los empleados a mantener las cámaras encendidas. Una nueva investigación sugiere que exigir a los empleados que mantengan las cámaras encendidas aumenta la fatiga de Zoom y podría afectar desproporcionadamente a las mujeres y a los nuevos empleados. Los investigadores informan que los problemas abarcaban desde la preocupación por los antecedentes, que podrían revelar detalles sobre el estatus socioeconómico o las responsabilidades del cuidado infantil, hasta la "brecha de apariencia" que a menudo obliga a las empleadas a cumplir con estándares de apariencia más estrictos.
Al hacer que las cámaras sean opcionales durante todas las reuniones o en reuniones seleccionadas (como aquellas que no incluyen clientes, por ejemplo), las videoconferencias en línea pueden volverse más inclusivas.
Próximos pasos
La equidad en las reuniones digitales es fundamental para maximizar la productividad y ofrecer la mejor experiencia posible a los empleados en el actual panorama laboral híbrido. La tecnología facilita más que nunca la creación de reuniones productivas, la creación de espacios para la participación de todos y la adaptación a las necesidades de accesibilidad.
Obtener las soluciones audiovisuales adecuadas puede ayudar a las empresas a convertir sus reuniones en un canal clave para mostrar sus valores más importantes de diversidad, equidad e inclusión.
