L'organisation de vidéoconférences inclusives garantit à tous les employés la meilleure expérience possible.
Une étude récente a révélé que les employés de bureau passent en moyenne entre 4 et 12 heures par semaine en réunions , dont la plupart se déroulent par visioconférence. Si les réunions virtuelles peuvent présenter les mêmes biais que les réunions en présentiel, la technologie offre néanmoins une solution précieuse pour garantir l'équité des réunions et la prise en compte des besoins de chacun.
Voici un aperçu des meilleures pratiques en matière de vidéoconférence pour une participation équitable aux réunions numériques.
1. Définissez à l'avance les attentes concernant les réunions.
Facilitez la participation en définissant clairement les attentes de la réunion à l'avance. Les organisateurs peuvent facilement y parvenir en envoyant un ordre du jour qui précise les objectifs, les sujets abordés et la gestion du temps. Ainsi, chaque participant peut se préparer, réfléchir à ses interventions et questions, et anticiper les éventuels problèmes.
Informez les participants de la plateforme que vous utiliserez, des fonctionnalités disponibles (telles que les paramètres d'accessibilité ou la fonction « lever la main ») et si des enregistrements ou des notes seront distribués après la réunion.
2. Développer une culture de l'équité en matière de réunions
La culture d'entreprise joue un rôle important pour favoriser l'équité des réunions. Dans le contexte du télétravail ou du travail hybride, il arrive que des personnes participent à des visioconférences qui dévoilent des aspects de leur vie privée qu'elles préféreraient garder confidentiels. Par ailleurs, certains employés doivent concilier réunions et responsabilités familiales, comme la garde d'enfants, la prise en charge de personnes âgées ou la gestion de proches malades.
Donnez le ton en programmant les réunions à des moments qui tiennent compte de ces problèmes. Établissez des bonnes pratiques pour gérer les distractions, comme l'autorisation générale de couper son micro ou sa caméra, ou la possibilité d'ajouter un faux arrière-plan ou de le flouter. Il peut également être utile de rappeler qu'il arrive qu'un animal de compagnie ou un enfant entre dans la salle pendant une réunion et qu'il faut prendre cela avec patience et bonne humeur.
Il est également utile de sensibiliser les équipes à l'importance de l'équité lors des réunions et de mettre en lumière les outils et le langage qui peuvent y contribuer, qu'il s'agisse d'encourager les collègues à prendre la parole lorsqu'ils constatent des interruptions ou de créer un espace dans chaque réunion pour inviter chacun à contribuer.
3. Utilisez une solution de vidéoconférence avec des options d'accessibilité
Les réunions numériques permettent de s'appuyer sur la technologie pour améliorer l'accessibilité. Lors du choix de la technologie pour un espace de conférence ou une réunion d'entreprise, il est important de tenir compte de la compatibilité avec les différentes plateformes de visioconférence et d'examiner comment elles prennent en charge une accessibilité étendue. Des fonctionnalités telles que la synthèse vocale, le sous-titrage et la compatibilité avec les lecteurs d'écran peuvent favoriser la participation des employés malentendants.
Voici un aperçu utile des différentes plateformes et de leurs fonctionnalités d'accessibilité pour une consultation rapide.
4. Tirer parti des fonctionnalités pour accroître les contributions
Les solutions de visioconférence actuelles offrent un large éventail de fonctionnalités facilitant la participation des utilisateurs. Souvent, la dynamique du groupe influence le temps de parole. Une personne dominante aura généralement plus de temps de parole qu'une personne introvertie ou qu'une personne qui prend le temps de traiter l'information. Plusieurs fonctionnalités permettent de pallier ce problème.
La fonction « lever la main », par exemple, permet aux organisateurs d'événements d'indiquer que certains employés souhaitent prendre la parole. Activer le chat permet également aux personnes qui n'oseraient pas s'exprimer oralement ou dont l'environnement immédiat ne se prête pas à l'activation de leur caméra et de leur micro de poser des questions. Enfin, la fonction « noms affichés » permet aux employés d'afficher leurs pronoms à l'écran s'ils le souhaitent.
5. Adoptez une politique facultative en matière de prise de photos.
Au début de la pandémie, de nombreux managers, soucieux de renforcer les liens et l'inclusion, ont encouragé leurs employés à activer leur caméra. Or, une nouvelle étude suggère que cette obligation accroît la fatigue liée aux visioconférences et peut affecter de manière disproportionnée les femmes et les nouveaux employés. Les chercheurs indiquent que les problèmes rencontrés vont de la crainte de voir des images révélant le statut socio-économique ou les responsabilités liées à la garde d'enfants, à la question de l'apparence, souvent soumise à des normes plus strictes pour les employées.
En rendant les caméras facultatives lors de toutes les réunions ou de certaines d'entre elles (par exemple, celles qui n'incluent pas de clients), la visioconférence en ligne peut devenir plus inclusive.
Prochaines étapes
L'accès équitable aux réunions numériques est essentiel pour optimiser la productivité et offrir la meilleure expérience possible aux employés dans le contexte actuel du travail hybride. La technologie facilite plus que jamais l'organisation de réunions productives, permettant à chacun de s'exprimer et répondant aux besoins d'accessibilité.
Mettre en place les solutions audio et visuelles adéquates peut aider les entreprises à faire de leurs réunions un moyen privilégié de mettre en valeur leurs valeurs les plus importantes en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
