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Das Veranstalten von inklusiven Videokonferenzen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die bestmögliche Erfahrung machen.
Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass der durchschnittliche Büroangestellte 4 bis 12 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringt, und ein Großteil dieser Besprechungen kann Videokonferenzplattformen beinhalten. Virtuelle Meetings können die gleichen Vorurteile aufweisen wie persönliche Meetings, aber die Technologie bietet einen wichtigen Weg, um die Gerechtigkeit bei Meetings zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller erfüllt werden.
Hier ist ein genauerer Blick auf die Best Practices für Videokonferenzen für die Gerechtigkeit digitaler Meetings.
Helfen Sie mit, Hindernisse für die Teilnahme zu beseitigen, indem Sie die Erwartungen an die Erfüllung im Voraus festlegen. Besprechungsleiter können dies ganz einfach tun, indem sie eine Agenda versenden, in der die Ziele für die Besprechungen, die behandelten Themen und die Zeitnutzung hervorgehoben werden. Durch das Festlegen von Erwartungen haben einzelne Besprechungsteilnehmer die Möglichkeit, sich vorzubereiten, im Voraus über Beiträge oder Fragen nachzudenken und eventuell auftretende Probleme zu bewältigen.
Teilen Sie den Teilnehmern mit, welche Plattform Sie verwenden werden, welche Funktionen verfügbar sind (z. B. Barrierefreiheitseinstellungen oder die Funktion zum Heben der Hand) und ob Aufzeichnungen oder Notizen nach dem Meeting verteilt werden.
Die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle bei der weiteren Unterstützung der Chancengleichheit bei Meetings. Die Realität einer Remote- oder Hybrid-Belegschaft ist, dass viele Menschen an Videoanrufen teilnehmen, die einen Einblick in ihr Privatleben bieten, den sie lieber nicht geben möchten. In anderen Fällen jonglieren die Mitarbeiter möglicherweise mit Besprechungen mit Verantwortlichkeiten wie Kinderbetreuung, Altenpflege oder dem Umgang mit kranken Familienmitgliedern.
Geben Sie den Ton an, indem Sie Meetings zu Zeiten planen, die diese Probleme berücksichtigen. Erstellen Sie Best Practices für den Umgang mit Ablenkungen, wie z. B. die pauschale Erlaubnis, Kameras stummzuschalten oder auszuschalten, oder die Option, einen falschen Hintergrund einzufügen oder zu verwischen. Es kann auch hilfreich sein, hervorzuheben, dass ein Haustier oder Kind, das während eines Meetings in einen Raum kommt, passiert und mit Geduld und guter Laune gelassen werden sollte.
Es ist auch nützlich, Teams über die Bedeutung von Meeting-Gerechtigkeit aufzuklären und Tools und Formulierungen hervorzuheben, die dabei helfen können, von der Ermutigung von Kollegen, sich zu äußern, wenn sie Unterbrechungen beobachten, bis hin zur Schaffung von Raum in jeder Besprechung, um jeden einzuladen, einen Beitrag zu leisten.
Digitale Meetings bieten die Möglichkeit, sich auf Technologie zu stützen, um die Zugänglichkeit zu verbessern. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Technologie für einen Konferenzraum oder ein Firmenmeeting die Kompatibilität mit verschiedenen Konferenzplattformen und untersuchen Sie, wie diese eine erweiterte Barrierefreiheit unterstützen. Funktionen wie Text-to-Speech, Untertitel und Kompatibilität mit Screenreadern können die Beteiligung von Mitarbeitern mit Hörproblemen erhöhen.
Hier finden Sie eine hilfreiche Übersicht über verschiedene Plattformen und ihre Barrierefreiheitsfunktionen zum schnellen Nachschlagen.
Die heutigen Online-Videokonferenzlösungen enthalten eine breite Palette von Funktionen, die es den Benutzern erleichtern können, einen Beitrag zu leisten. Oft kann die Machtdynamik beeinflussen, wer Zeit zum Reden hat. Jemand mit einer dominanten Persönlichkeit kann beispielsweise mehr Sendezeit bekommen als ein Introvertierter oder jemand, der sich Zeit nimmt, um Informationen zu verarbeiten. Dabei können mehrere Funktionen helfen.
Die Funktion zum Heben der Hand kann beispielsweise Event-Moderatoren darauf aufmerksam machen, dass bestimmte Mitarbeiter sprechen möchten. Die Aktivierung einer Chat-Funktion ermöglicht es Personen auch, Fragen zu stellen, die sich möglicherweise nicht wohl dabei fühlen, sich zu äußern, oder deren unmittelbare Umgebung möglicherweise nicht förderlich ist, um eine Kamera und Lautstärke im Moment einzuschalten. Die Nutzung der Funktion "Anzeigenamen" ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Pronomen auch nach Belieben auf dem Bildschirm zu teilen.
Zu Beginn der Pandemie hofften viele Manager, mehr Verbindung und Inklusivität zu fördern, und ermutigten die Mitarbeiter, Kameras eingeschaltet zu lassen. Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass die Verpflichtung von Mitarbeitern, ihre Kameras eingeschaltet zu lassen, die Zoom-Ermüdung erhöht und Frauen und neue Mitarbeiter unverhältnismäßig stark betreffen kann. Die Forscher berichten, dass die Probleme von Bedenken über Hintergründe reichten, die Details des sozioökonomischen Status oder der Kinderbetreuungspflichten preisgeben könnten, bis hin zur "Pflegelücke", die weibliche Angestellte oft an strengere Aussehensstandards bindet.
Indem Kameras während aller Besprechungen oder ausgewählter Besprechungen – z. B. solcher, an denen keine Kunden teilnehmen – optional sind, können Online-Videokonferenzen integrativer werden.
Digitale Meeting-Gerechtigkeit ist ein entscheidender Aspekt, um die Produktivität zu maximieren und die bestmögliche Mitarbeitererfahrung in der heutigen hybriden Arbeitslandschaft zu bieten. Die Technologie macht es einfacher denn je, Meetings zu unterstützen, die produktiv sind, Raum für alle zum Reden schaffen und Bedenken hinsichtlich der Barrierefreiheit berücksichtigen.
Die richtigen Audio- und Videolösungen können Unternehmen dabei helfen, ihre Meetings zu einem wichtigen Weg zu machen, um ihre wichtigsten Werte für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion zu präsentieren.
