Durch die Bereitstellung inklusiver Videokonferenzlösungen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die bestmögliche Erfahrung machen.
Eine aktuelle Studie ergab, dass Büroangestellte durchschnittlich 4 bis 12 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringen, wobei die meisten dieser Besprechungen über Videokonferenzplattformen stattfinden. Virtuelle Besprechungen können dieselben Verzerrungen beinhalten wie Präsenzbesprechungen, doch die Technologie bietet eine wichtige Möglichkeit, für Chancengleichheit in Besprechungen zu sorgen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller Teilnehmenden berücksichtigt werden.
Hier ein genauerer Blick auf die Best Practices für Videokonferenzen im Hinblick auf Chancengleichheit in digitalen Meetings.
1. Erwartungen an Besprechungen im Vorfeld klären
Beseitigen Sie Teilnahmebarrieren, indem Sie die Erwartungen an das Meeting im Voraus klar kommunizieren. Meetingleiter können dies einfach tun, indem sie eine Agenda versenden, die die Ziele des Meetings, die behandelten Themen und die Zeiteinteilung aufzeigt. Durch diese klare Kommunikation haben die einzelnen Teilnehmer die Möglichkeit, sich vorzubereiten, über Beiträge oder Fragen nachzudenken und eventuell auftretende Probleme zu lösen.
Informieren Sie die Teilnehmer darüber, welche Plattform Sie verwenden werden, welche Funktionen verfügbar sind (z. B. Barrierefreiheitseinstellungen oder die Handhebefunktion) und ob Aufzeichnungen oder Notizen nach dem Meeting verteilt werden.
2. Eine Kultur der Chancengleichheit entwickeln
Die Unternehmenskultur trägt wesentlich dazu bei, Chancengleichheit in Meetings zu fördern. In der Realität von Remote- oder Hybrid-Arbeitsverhältnissen nehmen viele Mitarbeitende an Videokonferenzen teil, die Einblicke in ihr Privatleben gewähren, die sie lieber nicht preisgeben möchten. In anderen Fällen müssen Mitarbeitende Meetings mit Verpflichtungen wie Kinderbetreuung, Pflege älterer Angehöriger oder der Betreuung kranker Familienmitglieder vereinbaren.
Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre, indem Sie Besprechungen so planen, dass diese Aspekte berücksichtigt werden. Entwickeln Sie bewährte Vorgehensweisen für den Umgang mit Ablenkungen, z. B. die generelle Erlaubnis, Mikrofone stummzuschalten oder Kameras auszuschalten, oder die Option, einen Hintergrund einzublenden oder zu verwischen. Es kann auch hilfreich sein, darauf hinzuweisen, dass es vorkommt, dass ein Haustier oder ein Kind während einer Besprechung den Raum betritt, und dass man dies gelassen und mit Geduld und Humor hinnehmen sollte.
Es ist außerdem sinnvoll, Teams über die Bedeutung von Chancengleichheit in Meetings aufzuklären und Hilfsmittel und Formulierungen hervorzuheben, die dabei helfen können, von der Ermutigung von Kollegen, sich zu Wort zu melden, wenn sie Unterbrechungen bemerken, bis hin zur Schaffung von Raum in jedem Meeting, um jeden zur Mitwirkung einzuladen.
3. Nutzen Sie eine Videokonferenzlösung mit Barrierefreiheitsoptionen.
Digitale Meetings bieten die Möglichkeit, Technologien zur Verbesserung der Barrierefreiheit einzusetzen. Bei der Auswahl der Technologie für Konferenzräume oder Firmenmeetings sollte die Kompatibilität mit verschiedenen Konferenzplattformen berücksichtigt und deren Unterstützung für erweiterte Barrierefreiheit geprüft werden. Funktionen wie Text-to-Speech, Untertitelung und Kompatibilität mit Screenreadern können die Teilnahme von Mitarbeitenden mit Hörbeeinträchtigungen verbessern.
Hier finden Sie eine hilfreiche Übersicht über verschiedene Plattformen und deren Barrierefreiheitsfunktionen als schnelle Referenz.
4. Nutzen Sie Funktionen, um die Beiträge zu erweitern
Moderne Online-Videokonferenzlösungen bieten zahlreiche Funktionen, die die Beteiligung der Nutzer erleichtern. Oftmals beeinflussen Machtverhältnisse, wer zu Wort kommt. So erhält beispielsweise eine dominante Persönlichkeit mehr Redezeit als ein introvertierter Mensch oder jemand, der Informationen erst verarbeiten muss. Verschiedene Funktionen können hierbei Abhilfe schaffen.
Die Funktion zum Handheben kann beispielsweise die Veranstaltungsleitung darauf aufmerksam machen, dass bestimmte Mitarbeitende sprechen möchten. Durch die Aktivierung der Chatfunktion können auch diejenigen Fragen stellen, die sich vielleicht nicht trauen, selbst zu sprechen, oder deren unmittelbare Umgebung es nicht zulässt, Kamera und Mikrofon einzuschalten. Mithilfe der Funktion „Anzeigenamen“ können Mitarbeitende zudem ihre Pronomen nach Wunsch auf dem Bildschirm anzeigen lassen.
5. Eine optionale Kamerarichtlinie einführen
Zu Beginn der Pandemie ermutigten viele Führungskräfte ihre Mitarbeitenden, die Kameras eingeschaltet zu lassen, um die Vernetzung und Inklusion zu fördern. Neue Forschungsergebnisse deuten jedoch darauf hin, dass diese Pflicht die Zoom-Müdigkeit erhöht und Frauen sowie neue Mitarbeitende unverhältnismäßig stark betreffen kann. Die Forschenden berichten, dass die Gründe dafür von Bedenken hinsichtlich des Hintergrunds, der Aufschluss über den sozioökonomischen Status oder die Kinderbetreuung geben könnte, bis hin zum sogenannten „Grooming Gap“ reichen, der oft strengere Schönheitsideale für weibliche Angestellte zur Folge hat.
Indem die Kameras bei allen Meetings oder bei ausgewählten Meetings – beispielsweise solchen, an denen keine Kunden teilnehmen – optional gemacht werden, kann die Online-Videokonferenz inklusiver gestaltet werden.
Nächste Schritte
Die Chancengleichheit in digitalen Meetings ist entscheidend für maximale Produktivität und ein optimales Mitarbeitererlebnis im heutigen hybriden Arbeitsumfeld. Dank moderner Technologie ist es einfacher denn je, produktive Meetings zu gestalten, allen Teilnehmenden Raum zum Sprechen zu geben und Barrierefreiheitsbedürfnisse zu berücksichtigen.
Die Bereitstellung der richtigen Audio- und Videolösungen kann Unternehmen dabei helfen, ihre Meetings zu einem wichtigen Instrument zu machen, um ihre wichtigsten Werte in Bezug auf Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion zu präsentieren.
