视频会议：举办包容性在线会议的 5 个技巧

1. 提前设定会议期望

通过提前设定满足期望，帮助消除参与的障碍。会议负责人可以通过发送议程来轻松做到这一点，该议程突出了会议的目标、涵盖的主题以及时间的使用方式。通过设定期望，个别会议参与者有机会提前准备、思考贡献或问题，并管理可能出现的任何问题。

让人们知道您将使用什么平台、任何可用的功能（例如辅助功能设置或举手功能），以及录音或笔记是否会在会议结束后分发。

2. 培养会议公平文化

公司文化在进一步支持会议公平方面发挥着重要作用。远程或混合劳动力的现实情况是，许多人可能正在参与视频通话，这些视频通话提供了他们不愿透露的个人生活的内部情况。在其他情况下，员工可能要兼顾会议和责任，例如照顾孩子、照顾老人或处理生病的家庭成员。

通过在考虑这些问题的时间安排会议来定下基调。创建处理干扰的最佳实践，例如全面允许静音或关闭摄像头，或者选择放入虚假背景或模糊背景。强调在会议期间宠物或儿童徘徊在房间里的情况也会有所帮助，应该以耐心和幽默的态度从容应对。

教育团队了解会议公平的重要性并强调可以帮助实现这一目标的工具和语言也很有用，从鼓励同事在目睹中断时大声说出来，到在每次会议中创造空间邀请任何人做出贡献。

3. 使用具有辅助功能选项的视频会议解决方案

数字会议提供了依靠技术来改善可访问性的能力。在为会议空间或公司会议选择技术时，请考虑与不同会议平台的兼容性，并探索它们如何支持扩展的可访问性。文本转语音、字幕以及与屏幕阅读器的兼容性等功能可以提高有听力问题的员工的参与度。

以下是对不同平台及其辅助功能的有用概述，以供快速参考。

4. 利用功能扩展贡献

当今的在线视频会议解决方案包括广泛的功能，可以使用户更轻松地做出贡献。通常，权力动态会影响谁有时间发言。例如，具有主导人格的人可能比内向的人或花时间处理信息的人获得更多的通话时间。有几个功能可以帮助解决这个问题。

例如，举手功能可以提醒活动主持人特定员工想要发言。启用聊天功能还允许人们提出可能不习惯说话的问题，或者他们的直接环境可能不利于在当下打开摄像头和音量。利用“显示名称”功能，员工也可以根据需要在屏幕上分享他们的代词。

5. 采用可选的相机政策

在疫情初期，许多希望促进更大联系和包容性的经理鼓励员工保持摄像头打开状态。新的研究表明，要求员工保持相机打开会增加 Zoom 疲劳，并可能对女性和新员工产生不成比例的影响。研究人员报告说，问题包括对背景的担忧，这些背景可能会揭示社会经济地位或育儿责任的细节，以及“仪容差距”，这种差距往往使女性员工遵守更严格的外表标准。

通过在所有会议或选定的会议（例如不包括客户的会议）期间将摄像头设置为可选，在线视频会议可以变得更具包容性。