视频会议：举办包容性在线会议的 5 个技巧

1. 提前设定会议预期

提前设定会议预期有助于消除参与障碍。会议组织者可以通过发送议程轻松做到这一点，议程应重点说明会议目标、讨论主题和时间安排。通过设定预期，每位参会者都有机会提前准备，思考发言或提出问题，并妥善处理可能出现的任何问题。

告知大家你将使用哪个平台、有哪些功能（例如辅助功能设置或举手功能），以及会后是否会分发录音或笔记。

2. 建立公平会议文化

公司文化在进一步促进会议公平方面发挥着重要作用。远程或混合办公模式的现实情况是，许多员工可能需要参加视频会议，而这些会议可能会让他们的个人生活暴露在外，而他们并不愿意公开这些信息。在其他情况下，员工可能需要在参加会议的同时兼顾照顾孩子、老人或生病的家人等责任。

安排会议时间时，要考虑到这些问题，以此来营造氛围。制定应对干扰的最佳实践，例如允许与会者将摄像头静音或关闭，或者允许使用虚拟背景或模糊背景。此外，还可以强调，会议期间宠物或孩子闯入房间的情况时有发生，应该以耐心和幽默的态度来应对。

对团队进行有关会议公平性重要性的教育也很有帮助，并重点介绍可以帮助实现这一目标的工具和语言，例如鼓励同事在发现被打断时提出异议，以及在每次会议中创造空间，邀请任何人发言。

3. 使用具有辅助功能选项的视频会议解决方案

数字化会议能够借助技术提升无障碍体验。在为会议室或公司会议选择技术方案时，应考虑其与不同会议平台的兼容性，并了解其如何支持更强大的无障碍功能。诸如文本转语音、字幕以及与屏幕阅读器的兼容性等功能，可以提高听力障碍员工的参与度。

这里提供了一个不同平台及其辅助功能功能的简要概述，方便您快速参考。

4. 利用功能扩大贡献范围

如今的在线视频会议解决方案包含多种功能，可帮助用户更轻松地参与讨论。通常，权力动态会影响发言时间的分配。例如，性格强势的人可能比性格内向或需要时间思考的人获得更多发言机会。一些功能可以帮助解决这个问题。

例如，举手功能可以提醒活动组织者哪些员工想要发言。启用聊天功能也方便那些不方便发言或身处不便开启摄像头和音量环境的员工提问。此外，员工还可以利用“显示名称”功能，根据需要在屏幕上显示自己的代词。

5. 采纳可选摄像头政策

疫情初期，许多管理者为了促进沟通和包容，鼓励员工开启摄像头。但最新研究表明，要求员工开启摄像头会加剧“Zoom疲劳”，并可能对女性和新员工造成不成比例的影响。研究人员指出，问题包括担心背景信息泄露社会经济地位或育儿责任等细节，以及“仪容仪表差距”——即女性员工往往面临更严格的着装标准。

通过让所有会议或部分会议（例如不涉及客户的会议）期间摄像头成为可选功能，在线视频会议可以变得更具包容性。