今日のハイブリッドな環境において、リモートコラボレーションツールは、大企業がより強固な職場文化を構築し、交流を促進し、コミュニティ全体をサポートするのに役立っており、それがリモートコラボレーションツールの利用増加の理由です。ガートナーは2021年8月のレポートで、従業員の約80%がコラボレーションツールを利用しており、これは2019年から44%増加していると報告しています。また、Quantum Workplaceの最近の調査によると、現在、従業員の30%がリモートワーク、35%がハイブリッドワークをしています。しかし、これらのツールを活用することで、在宅勤務者であれ、単に別のオフィスで勤務しているだけであれ、すべての従業員のエンゲージメントと生産性を維持するにはどうすればよいでしょうか？
ここでは、IT リーダーが相互作用とコミュニティを促進するリモート ワーク ソリューションを特定し、サポートする方法について詳しく説明します。
コラボレーションテクノロジーの課題
リモートワーク環境への移行を成功させるには、適切なテクノロジーツールとサポートが必要です。人事コンサルティング会社マーサーの調査によると、調査対象企業の約37%がリモートワークの職場文化に中程度の影響があると回答し、約5%が大きな問題を伴う大きな影響があると回答しています。リモートコラボレーションツールの選択時に考慮すべき一般的な課題には、以下のものがあります。
- あらゆる従業員のニーズを満たす機能を備えている必要がある
- タスク管理機能とコラボレーション機能を両立する必要がある
- ツールを効果的に運用できる帯域幅やハードウェアの互換性
- セキュリティの懸念に対処できる必要がある
- 全従業員への使い方の周知と継続的なサポートができる必要がある
リモートコラボレーションによって、ハイブリッドな職場環境で深いつながりを築き、従業員の成長を支援し、パフォーマンスの最適化を実現できます。
リモートコラボレーションツールのメリット
リモートテクノロジーは、従業員がより効果的につながりを保ち、常に認識されていると感じ、重要な文化活動を推進するのに役立ちます。ITマネージャーは、以下のメリットを念頭に置いてテクノロジーを選択し、ソリューションを推奨することができます。
- 対面でのつながり：従業員のつながりとエンゲージメントを高めるには、視覚的なコミュニケーションが重要です。Microsoft の調査によると、リモートワーカーの 89% が、ビデオ通話によって仕事や同僚とのつながりが深まると回答しています。
- 社会的孤立の軽減：外向的な人にとって在宅勤務への移行が難しい場合でも、ソーシャルディスタンスをさらに強化する必要がある人にとってはより困難になる場合でも、コラボレーションツールは役立ちます。ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、コラボレーションツールは社会的孤立の影響を大幅に軽減できることが示されています。
- 公平性の向上：多様性、公平性、包摂性（DEI）の取り組みは、今日の職場文化にとって極めて重要であり、特にテクノロジーへのアクセスは注目を集めています。ガートナーは、対面での企業会議が2024年までに60%からわずか25%に減少すると予測しています。同社は、適切な投資を行うことで、場所や役職に関わらず、従業員の公平性を支援することを推奨しています。 cloudすべての従業員がアクセスできる、Microsoft ベースのコラボレーション ツールです。
- シームレスな移行： PWCの報告によると、企業の57%がテクノロジーへのアクセスが容易な会議室への投資を計画しています。ハードウェアおよびソフトウェアソリューションの戦略を策定するITマネージャーは、ホームオフィスからオンサイトの会議スペースまで、さまざまなスペースの計画策定において、チームがどこで作業していても、シームレスなコラボレーションと移行をどのようにサポートするかを検討する必要があります。
リモートテクノロジーを活用するために
相互作用とエンゲージメントを支援するテクノロジーを選択するITリーダーは、取り組みを成功させるために、いくつかの要素を念頭に置く必要があります。これには、企業文化と社内のワークストリームをサポートする適切な機能の選択が含まれます。ビデオ機能、効果的なリモートワークソリューション、そしてコラボレーションテクノロジーを活用する能力は、最終的にはより深いエンゲージメントのための技術的基盤を築くのに役立ちます。まずチーム固有のニーズをマッピングし、必要な機能を特定するITリーダーは、広く採用されるソリューションを選択する上でより成功するでしょう。
従業員のオンボーディングとトレーニングは、チームが提供するコラボレーションソリューションを最大限に活用するのに役立ちます。多くの場合、基本的な操作と機能の概要が網羅されます。ITリーダーは、リモートコラボレーションツールがどのように価値を生み出すかを示すトレーニングを提供する必要があります。また、エンゲージメントに関連する機能の具体的なメリットに焦点を当て、トレーニング対象のチームに当てはまるユースケースを強調することもできます。例えば、営業チームは顧客との1対1のミーティングや日々の打ち合わせに関連する機能を最大限に活用するかもしれませんが、人事担当者はエグゼクティブセッションの実施方法に関心があるかもしれません。ターゲットを絞ったトレーニングとオンボーディングは、価値実現までの時間を短縮します。
最後に、テクノロジーを最大限に活用するために必要なインフラ投資を検討することが重要です。例えば、ITマネージャーは、ネットワークのアップグレード、リモートアクセスのためのサイバーセキュリティ戦略の策定、会議室と統合された最適化されたディスプレイへの投資などが必要になる場合があります。自宅やオフィスでのコラボレーションを最適化するために必要なハードウェアとソフトウェアを検討することで、ITマネージャーは導入における一般的なハードルを取り除くことができます。また、ITディレクターはサポート戦略を綿密に検討することで、一般的な障壁を回避できます。ユーザーの質問に誰が答えるのか？継続的なサポートとアップグレードはどのように行われるのか？
適切なリモートコラボレーションを実現するために
適切なツールを導入することで、組織は従業員のつながりを強化し、より強力なチームを構築し、ポジティブな企業文化を育むことができます。コラボレーションツール導入における一般的な落とし穴、メリット、そして戦略を理解しているITリーダーは、最終的にリモートワークとハイブリッドワークの長期的な成功の基盤を築くことになるでしょう。