In der heutigen hybriden Arbeitswelt helfen Tools für die ortsunabhängige Zusammenarbeit großen Unternehmen, eine stärkere Unternehmenskultur aufzubauen, die Interaktion zu fördern und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken – daher ihre zunehmende Verbreitung. Laut einem Gartner-Bericht vom August 2021 nutzen fast 80 % der Beschäftigten Kollaborationstools , ein Anstieg von 44 % seit 2019. Einer aktuellen Studie von Quantum Workplace zufolge arbeiten derzeit 30 % der Beschäftigten remote und 35 % hybrid. Doch wie kann der Einsatz dieser Tools sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden – ob im Homeoffice oder in verschiedenen Büros – engagiert und produktiv bleiben?
Hier ein genauerer Blick darauf, wie IT-Verantwortliche Lösungen für die Remote-Arbeit identifizieren und unterstützen können, die Interaktion und Gemeinschaft fördern.
Herausforderungen der Kollaborationstechnologie verstehen
Für einen erfolgreichen Übergang zum Homeoffice sind die richtigen technologischen Werkzeuge und Unterstützung unerlässlich. Die Personalberatung Mercer fand heraus, dass rund 37 % der befragten Unternehmen moderate Auswirkungen auf ihre Homeoffice-Kultur berichten, während fast 5 % erhebliche Auswirkungen mit gravierenden Problemen angaben. Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Auswahl von Tools für die Remote-Zusammenarbeit gehören:
- Auswahl von Funktionen, die den unterschiedlichen Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter gerecht werden
- Gleichgewicht zwischen Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit und Verbindungsfunktionen
- Überwindung von Bandbreiten- und Hardwarekompatibilitätsproblemen zur effektiven Bereitstellung von Tools
- Berücksichtigung von Sicherheitsthemen
- Laufende Unterstützung und Einarbeitung der Mitarbeiter
Die Remote-Zusammenarbeit kann engere Beziehungen fördern, die Weiterentwicklung der Mitarbeiter unterstützen und die Leistung in hybriden Arbeitsumgebungen optimieren.
Fokus auf stärkeren Verbindungen zwischen Mitarbeitern
Fernzugriffstechnologien können Mitarbeitern helfen, effektiver in Verbindung zu bleiben, sich wahrgenommen zu fühlen und wichtige kulturelle Initiativen voranzutreiben. IT-Manager können Technologien und Lösungen unter Berücksichtigung dieser Vorteile auswählen und empfehlen:
- Persönlicher Kontakt: Um eine vernetzte und engagierte Belegschaft aufzubauen, ist visueller Kontakt wichtig. Wie Microsoft feststellte, geben 89 % der Remote-Mitarbeiter an, dass Videogespräche ihnen helfen, sich stärker mit der Arbeit und den Kollegen verbunden zu fühlen .
- Weniger soziale Isolation: Ob der Übergang ins Homeoffice für Extrovertierte schwierig ist oder sich für Menschen mit zusätzlichen Einschränkungen durch soziale Distanzierung noch verstärkt – Kollaborationstools können Abhilfe schaffen. Untersuchungen der Harvard Business Review zeigen, dass solche Tools die Auswirkungen sozialer Isolation deutlich reduzieren können .
- Mehr Chancengleichheit: Initiativen für Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (DEI) sind für die heutige Arbeitskultur unerlässlich, und der Zugang zu Technologie rückt dabei immer stärker in den Fokus. Gartner prognostiziert, dass persönliche Unternehmensmeetings bis 2024 von 60 % auf nur noch 25 % zurückgehen werden. Das Unternehmen empfiehlt, Chancengleichheit für alle Mitarbeitenden unabhängig von Standort oder Position durch Investitionen in die richtige Technologie zu fördern. cloud -basierte Kollaborationstools, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat.
- Nahtlose Übergänge: PwC berichtet, dass 57 % der Unternehmen in Konferenzräume mit besserer Technologieausstattung investieren wollen. IT-Manager, die Strategien für Hardware- und Softwarelösungen entwickeln, sollten berücksichtigen, wie die Planung verschiedener Räumlichkeiten – vom Homeoffice bis zum Besprechungsraum vor Ort – eine reibungslose Zusammenarbeit und flexible Übergänge ermöglicht, unabhängig davon, wo die Teams arbeiten.
Die richtigen Remote-Technologien strategisch auswählen und unterstützen
IT-Verantwortliche, die Technologien zur Förderung von Interaktion und Engagement auswählen, sollten verschiedene Faktoren berücksichtigen, um den Erfolg ihrer Initiativen zu gewährleisten. Dazu gehört die Auswahl der passenden Funktionen, die die Unternehmenskultur und die internen Arbeitsabläufe unterstützen. Videofunktionen, effektive Lösungen für mobiles Arbeiten und die Nutzung von Kollaborationstechnologien können letztendlich eine technologische Grundlage für ein intensiveres Engagement schaffen. IT-Verantwortliche, die zunächst die individuellen Bedürfnisse ihres Teams analysieren und anschließend die benötigten Funktionen identifizieren, haben bessere Chancen, Lösungen mit breiter Akzeptanz auszuwählen.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Bereitstellung von Schulungen tragen dazu bei, dass Teams die angebotenen Kollaborationslösungen optimal nutzen. Dabei werden häufig grundlegende Funktionen und Bedienungshinweise vermittelt. IT-Verantwortliche sollten Schulungen anbieten, die den Mehrwert von Tools für die Remote-Zusammenarbeit aufzeigen. Sie können sich auch auf spezifische Vorteile von Funktionen im Bereich Engagement konzentrieren und Anwendungsfälle hervorheben, die für die jeweiligen Teams relevant sind. Beispielsweise profitiert ein Vertriebsteam möglicherweise am meisten von Funktionen für Einzelgespräche mit Kunden oder tägliche Kurzbesprechungen, während HR-Mitarbeiter eher an der Durchführung von Führungskräftesitzungen interessiert sind. Gezielte Schulungen und Einarbeitungen beschleunigen die Wertschöpfung.
Schließlich ist es wichtig, die notwendigen Infrastrukturinvestitionen zu berücksichtigen, um die Technologie optimal zu nutzen. IT-Manager müssen beispielsweise ihre Netzwerke modernisieren, Cybersicherheitsstrategien für den Fernzugriff entwickeln oder in optimierte Displays mit integrierten Konferenzräumen investieren. Indem sie die benötigte Hard- und Software für die optimale Zusammenarbeit im Homeoffice und im Büro ermitteln, können IT-Manager gängige Hürden bei der Einführung neuer Technologien beseitigen. IT-Leiter können zudem häufigen Problemen vorbeugen, indem sie Supportstrategien sorgfältig planen. Wer beantwortet Benutzerfragen? Wie werden laufender Support und Upgrades abgewickelt?
Remote-Zusammenarbeit richtig angehen
Mit den richtigen Tools können Unternehmen die Vernetzung ihrer Mitarbeiter verbessern, stärkere Teams aufbauen und eine positive Unternehmenskultur fördern. IT-Verantwortliche, die die häufigsten Fallstricke, Vorteile und Strategien für die Implementierung von Kollaborationstools kennen, legen letztendlich den Grundstein für langfristigen Erfolg im Bereich Remote- und Hybridarbeit.