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使用远程协作工具在大型组织内创建社区

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在当今的混合环境中，远程协作工具正在帮助大型企业建立更强大的工作场所文化，促进更多的互动，并支持一个整体社区，这也是它们呈上升趋势的原因所在。在 2021 年 8 月的一份报告中，Gartner 发现近 80% 的员工使用协作工具，自 2019 年以来增长了 44%。根据 Quantum Workplace 最近的一项研究，目前有 30% 的员工使用远程办公，35% 的员工使用混合办公。但是，如何使用这些工具才能确保所有员工--无论他们是在家工作还是在不同的办公室工作--都能保持参与度和工作效率呢？

下面我们来看看 IT 领导者如何确定和支持能促进互动和社区的远程工作解决方案。

理解协作技术的挑战

成功过渡到远程工作环境需要正确的技术工具和支持。人力资源咨询公司美世（Mercer）发现，约 37% 的受访公司表示远程工作环境文化受到了一定影响，近 5% 的受访公司表示影响较大，存在重大问题。在选择远程协作工具时需要考虑的常见挑战包括

  • 选择能满足不同员工工作需求的功能。
  • 平衡任务管理与协作和连接功能。
  • 克服带宽和硬件兼容性问题，有效地运行工具。
  • 解决安全问题。
  • 提供持续支持和员工入职培训。
两名同事坐在办公室里，用笔记本电脑与另一名员工进行视频通话。

远程协作可以促进更深层次的联系、支持员工成长、优化混合工作环境中的表现。

专注于促进远程员工的联系

远程技术可以帮助员工更有效地保持联系，同时感受到被关注，并推进重要的文化计划。IT 经理在选择技术和推荐解决方案时可以考虑到这些优势：

  • 面对面的联系：为了建立一支相互联系和参与的员工队伍，视觉接触非常重要。正如微软所指出的，89% 的远程工作人员表示，视频通话让他们感觉与工作和同事的联系更加紧密。
  • 减少社会隔离：无论对于性格外向的人来说，向在家工作的过渡是困难的，还是对于生活在更多社会隔阂中的人来说，协作工具都能提供帮助。哈佛商业评论》（Harvard Business Review）的研究发现，协作工具可以大大减少社会隔离的影响。
  • 提高公平性：多样性、公平性和包容性（DEI）措施对当今的工作文化至关重要，其中一个日益受到关注的领域就是技术接入。Gartner 预测，到 2024 年，企业现场会议的比例将从 60%降至25%。他们建议，通过投资合适的基于cloud 的协作工具，让每一位员工都能使用这些工具，从而支持员工的公平性，无论其工作地点或职位如何。
  • 无缝过渡： 普华永道报告称，57% 的公司计划投资建设能更好地使用技术的会议室。制定硬件和软件解决方案战略的 IT 经理应考虑如何为各种空间（从家庭办公室到现场会议空间）制定计划，以支持无缝协作和过渡，无论团队在何处工作。

战略性选择和支持正确的远程技术

IT 领导者在选择支持互动和参与的技术时，应牢记几个因素，以帮助他们的计划取得成功。这包括选择合适的功能来支持企业文化和内部工作流。视频功能、有效的远程工作解决方案以及利用协作技术的能力，最终都有助于为更深入的参与奠定技术基础。IT 领导者首先要了解团队的独特需求，然后确定所需的功能，这样可能会更成功地选择广泛采用的解决方案。

为员工提供入职培训有助于确保团队充分利用所提供的协作解决方案，培训内容通常包括基本操作和功能概述。IT 领导者应提供培训，展示远程协作工具如何推动价值的实现。他们还可以重点介绍与参与相关的功能的具体优势，并强调适用于所培训团队的使用案例。例如，销售团队可能最喜欢使用与一对一客户会议或日常会议相关的功能，而人力资源用户可能对如何召开高管会议更感兴趣。有针对性的培训和入职可以加快实现价值的时间。

最后，必须考虑最大限度利用技术所需的基础设施投资。例如，IT 经理可能需要升级网络，为远程访问制定网络安全战略，或投资于集成会议室的优化显示器。通过研究家庭和办公室中优化协作所需的硬件和软件，IT 经理可以消除采用技术的常见障碍。IT 总监还可以通过考虑支持策略来克服常见障碍。谁来回答用户的问题？如何处理持续支持和升级？

正确对待远程协作

有了正确的工具，企业就能增加员工之间的联系，建立更强大的团队，培养积极的企业文化。了解实施协作工具的常见误区、益处和策略的 IT 领导者，最终将为远程和混合工作的长期成功奠定基础。

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