在如今的混合办公模式下，远程协作工具正在帮助大型企业构建更强大的企业文化，促进更多互动，并支持整体社区建设——这也是它们日益普及的原因。Gartner 在 2021 年 8 月的一份报告中指出，近 80% 的员工都在使用协作工具，比 2019 年增长了 44%。而根据 Quantum Workplace 最近的一项研究，目前 30% 的员工远程办公，35% 的员工采用混合办公模式。但是，如何才能确保所有员工——无论他们是在家办公还是在不同的办公室办公——都能保持积极性和高效性呢？
接下来，我们将深入探讨 IT 领导者如何识别和支持能够促进互动和社区建设的远程工作解决方案。
理解协作技术的挑战
成功过渡到远程办公模式需要合适的技术工具和支持。人力资源咨询公司美世（Mercer）的调查发现，约37%的受访公司表示远程办公对其工作场所文化产生了中等程度的影响，近5%的公司表示影响较大，并存在重大问题。选择远程协作工具时需要考虑的常见挑战包括：
- 选择能满足不同员工工作需求的功能。
- 平衡任务管理与协作和连接功能。
- 克服带宽和硬件兼容性问题，有效地运行工具。
- 考虑安全问题。
- 提供持续支持和员工入职培训。
远程协作可以促进更深层次的联系、支持员工成长、优化混合工作环境中的表现。
专注于促进远程员工的联系
远程技术可以帮助员工更有效地保持联系，让他们感到被重视，并推动重要的文化举措。IT经理在选择技术和推荐解决方案时可以考虑以下优势：
- 面对面交流：为了打造一支联系紧密、积极投入的员工队伍，视觉交流至关重要。正如微软指出的，89%的远程办公人员表示，视频通话有助于他们与工作和同事建立更紧密的联系。
- 减少社交隔离：无论居家办公的转变对性格外向的人来说是否困难，或者对那些因保持社交距离而感到更加艰难的人来说是否更加困难，协作工具都能有所帮助。《哈佛商业评论》的研究发现，协作工具可以显著降低社交隔离的影响。
- 提升公平性：多元化、公平性和包容性 (DEI) 举措对当今的工作文化至关重要，而技术获取正日益受到关注。Gartner 预测，到 2024 年，企业面对面会议的比例将从 60% 下降到 25%。他们建议，无论员工身处何地或担任何种职位，都应通过投资于合适的技术来支持他们的公平权益。 cloud基于协作的工具，每个员工都可以使用。
- 无缝衔接：普华永道报告显示，57% 的公司计划投资建设技术更完善的会议室。IT 经理在制定硬件和软件解决方案策略时，应考虑如何为各种空间（从家庭办公室到现场会议空间）制定计划，以支持无缝协作和工作交接，无论团队成员身处何地。
战略性选择和支持正确的远程技术
IT 领导者在选择支持互动和参与的技术时，应考虑以下几个因素，以确保项目成功。这包括选择合适的功能来支持企业文化和内部工作流程。视频功能、高效的远程办公解决方案以及协作技术的应用能力，最终能够为更深入的互动奠定技术基础。IT 领导者如果能够先梳理团队的独特需求，再确定所需的功能，则更有可能选择到被广泛采用的解决方案。
员工入职培训和相关指导有助于确保团队充分利用协作解决方案，通常涵盖基本操作和功能概述。IT 领导者应提供培训，展示远程协作工具如何创造价值。他们还可以重点介绍与员工互动相关的具体功能优势，并突出适用于受训团队的用例。例如，销售团队可能最常使用与一对一客户会议或每日例会相关的功能，而人力资源用户可能更关注如何召开高管会议。有针对性的培训和入职指导可以加快价值实现的速度。
最后，务必考虑为最大限度地发挥技术效用所需的基础设施投资。例如，IT 经理可能需要升级网络、制定远程访问的网络安全策略，或投资配备集成会议室的优化显示设备。通过探索家庭和办公室中优化协作所需的硬件和软件，IT 经理可以消除常见的采用障碍。IT 总监还可以通过制定支持策略来预先应对常见障碍。谁来解答用户问题？如何进行持续支持和升级？
正确对待远程协作
借助合适的工具，企业可以加强员工之间的联系，打造更强大的团队，并营造积极的企业文化。了解协作工具实施过程中常见陷阱、优势和策略的IT领导者，最终将为远程办公和混合办公模式的长期成功奠定基础。