Dans le contexte hybride actuel, les outils de collaboration à distance aident les grandes entreprises à renforcer leur culture d'entreprise, à favoriser les échanges et à consolider le sentiment d'appartenance à une communauté ; c'est pourquoi leur popularité ne cesse de croître. Selon un rapport de Gartner publié en août 2021, près de 80 % des employés utilisent des outils de collaboration , soit une augmentation de 44 % depuis 2019. Par ailleurs, une étude récente de Quantum Workplace indique que 30 % des travailleurs sont actuellement en télétravail et 35 % en mode hybride. Mais comment garantir l'engagement et la productivité de tous les employés, qu'ils travaillent à domicile ou dans des bureaux différents ?
Voici un aperçu plus détaillé de la manière dont les responsables informatiques peuvent identifier et soutenir les solutions de travail à distance qui favorisent l'interaction et le sentiment d'appartenance à une communauté.
Comprendre les défis liés aux technologies de collaboration
Réussir la transition vers le télétravail nécessite des outils technologiques adaptés et un accompagnement approprié. Le cabinet de conseil en ressources humaines Mercer a constaté qu'environ 37 % des entreprises interrogées font état d'impacts modérés sur leur culture d'entreprise en télétravail , tandis que près de 5 % signalent des impacts importants, voire des problèmes majeurs. Parmi les difficultés courantes à prendre en compte lors du choix d'outils de collaboration à distance, on peut citer :
- Sélectionner des fonctionnalités qui répondent aux différents besoins professionnels des employés.
- Trouver un équilibre entre la gestion des tâches et les fonctionnalités de collaboration et de connexion.
- Surmonter les problèmes de bande passante et de compatibilité du matériel pour exécuter efficacement les programmes.
- Prendre en compte des aspects liés à la sécurité.
- Fournir une assistance continue et assurer l’intégration des employés.
La collaboration à distance peut permettre de nouer des liens plus étroits, soutenir la progression des employés et optimiser les performances dans des environnements de travail hybrides.
Privilégier la promotion des liens entre collègues à distance
Les technologies de travail à distance permettent aux employés de rester connectés plus efficacement, de se sentir valorisés et de faire progresser les initiatives culturelles importantes. Les responsables informatiques peuvent sélectionner les technologies et recommander des solutions en tenant compte de ces avantages :
- Le contact visuel est essentiel pour favoriser l'engagement et la cohésion des équipes. Comme l'a souligné Microsoft, 89 % des télétravailleurs affirment que les appels vidéo renforcent leurs liens avec leur travail et leurs collègues.
- Réduction de l'isolement social : Que la transition vers le télétravail soit difficile pour les extravertis ou aggravée pour les personnes vivant dans un contexte de distanciation sociale accrue, les outils de collaboration peuvent s'avérer utiles. Une étude de la Harvard Business Review révèle que ces outils peuvent réduire considérablement les effets de l'isolement social .
- Amélioration de l'équité : Les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) sont essentielles à la culture du travail actuelle, et l'accès aux technologies est un domaine qui bénéficie d'une attention croissante. Gartner prévoit que les réunions d'entreprise en présentiel passeront de 60 % à seulement 25 % d'ici 2024. L'organisme recommande de soutenir l'équité pour tous les travailleurs, quel que soit leur lieu de travail ou leur poste, en investissant dans les technologies appropriées. cloud -des outils de collaboration auxquels chaque employé peut avoir accès.
- Transitions fluides : PwC a indiqué que 57 % des entreprises prévoient d’investir dans des salles de conférence mieux équipées en technologies . Les responsables informatiques qui élaborent des stratégies pour les solutions matérielles et logicielles devraient réfléchir à la manière dont la planification de différents espaces – des bureaux à domicile aux salles de réunion sur site – favorise une collaboration et des transitions fluides, quel que soit le lieu de travail des équipes.
Choisir de manière stratégique et privilégier les bonnes technologies à distance
Les responsables informatiques qui choisissent des technologies favorisant l'interaction et l'engagement doivent tenir compte de plusieurs facteurs pour assurer le succès de leurs initiatives. Il s'agit notamment de sélectionner les fonctionnalités adaptées à leur culture et à leurs méthodes de travail internes. Les fonctionnalités vidéo, les solutions de travail à distance efficaces et la capacité à tirer parti des outils collaboratifs peuvent contribuer à établir une base technologique solide pour un engagement plus profond. Les responsables informatiques qui commencent par analyser les besoins spécifiques de leur équipe, puis identifient les fonctionnalités nécessaires, auront plus de chances de choisir des solutions largement adoptées.
L'intégration des nouveaux employés et la formation qui leur est dispensée permettent aux équipes de tirer pleinement parti des solutions de collaboration proposées et couvrent généralement les opérations de base et une présentation des fonctionnalités. Les responsables informatiques doivent dispenser une formation qui démontre comment les outils de collaboration à distance créent de la valeur. Ils peuvent également mettre l'accent sur les avantages spécifiques des fonctionnalités liées à l'engagement et souligner des cas d'utilisation pertinents pour les équipes formées. Par exemple, si une équipe commerciale tirera le meilleur parti des fonctionnalités liées aux entretiens individuels avec les clients ou aux réunions quotidiennes, les utilisateurs RH seront peut-être davantage intéressés par la manière d'organiser des réunions avec la direction. Une formation et une intégration ciblées permettent d'accélérer la mise en œuvre et le retour sur investissement.
Enfin, il est important de prendre en compte les investissements d'infrastructure nécessaires pour optimiser l'utilisation des technologies. Par exemple, les responsables informatiques devront peut-être moderniser leurs réseaux, élaborer des stratégies de cybersécurité pour l'accès à distance ou investir dans des écrans optimisés avec salles de visioconférence intégrées . En identifiant le matériel et les logiciels nécessaires à domicile et au bureau pour optimiser la collaboration, les responsables informatiques peuvent lever les obstacles courants à l'adoption. Les directeurs informatiques peuvent également anticiper les difficultés en réfléchissant aux stratégies de support. Qui répondra aux questions des utilisateurs ? Comment le support et les mises à jour seront-ils assurés ?
Réussir la collaboration à distance
Avec les bons outils, les organisations peuvent renforcer les liens entre leurs employés, consolider leurs équipes et instaurer une culture d'entreprise positive. Les responsables informatiques conscients des écueils, des avantages et des stratégies de mise en œuvre des outils collaboratifs jetteront les bases d'un succès durable du télétravail et du travail hybride.