複数の拠点で働くリモートワーカーのコラボレーションを支援するIT担当者は、複雑な課題に直面します。
次の点を評価してコラボレーションの課題を解決:
- テクニカルサポートのプロセスとポリシー
- ベンダーとの関係
ネットワーク管理の
- ITスキルとスタッフ
- コラボレーションツールを使ったスタッフのサポート
複数オフィスを擁し、リモートワーク環境下で有意義なコラボレーションを実現するには、IT部門と施設部門のリーダーが取り組むべき課題が山積しています。組織のニーズに合った適切なコラボレーションテクノロジーを選択するだけでなく、すべての拠点で導入を成功させるために必要なスキルとベンダーリソースを確保する必要があります。
ここでは、これらの種類の組織間でのコラボレーションを成功させるために IT および施設リーダーに求められるものについて説明します。
マルチオフィスコラボレーションのためのITと設備の要件
ソーシャルディスタンスが続くハイブリッドワークプレイスでは、ビデオエンドポイントの重要性がこれまで以上に高まっています。オフィスに戻った人でも、リモートワークを続ける同僚や、オフィスにいても別のワークスペースにいる同僚とのバーチャルミーティングに参加する機会が増えることが予想されます。ビデオファースト戦略に加えて、エンドポイントには最高レベルのオーディオ出力とマイクが搭載され、チームが対面でもリモートでも、すべての状況を視覚的に確認し、音声で確認できるようにする必要があります。これには、部屋の中を動き回る人々や、ホワイトボードにメモを取る人々をはっきりと見ることができる機能などがあり、議論ややり取りを円滑に進めることができます。これらの強力な機能セットと大型スクリーンは、リモート環境での孤立感や無関心から生じるフラストレーションを解消します。チームは、どこにいても自然にコラボレーションし、一緒に仕事をすることができるようになります。
スキルと人材配置
ITリーダーは、複数のオフィス拠点とリモートワークフォースを抱える組織のコラボレーションニーズに対応するために必要なスキルを、自社のチームが備えているかどうかを客観的に評価する必要があります。単一の拠点でうまく機能していたものが、複数の拠点を抱えるシナリオでは必ずしも適切であるとは限りません。例えば、組織のITチームが社内に十分なネットワーク管理スキルをまだ備えていない場合、採用、トレーニング、あるいはベンダーとの提携などを通じて、これらのスキルを組織内に定着させることが不可欠です。
ビデオ会議テクノロジーは、ネットワーク帯域幅の観点からリソースを大量に消費します。特に2つ以上の拠点を結ぶ広域ネットワーク（WAN）接続では、遅延やラグが発生すると、ビデオ接続と音声接続の両方に支障をきたす可能性があります。遅延やラグが発生すると、コラボレーションは完全に停止してしまいます。ITチームがビデオ会議や音声会議に影響を与えるネットワークパフォーマンスの問題の根本原因を迅速に特定できなければ、組織にとって生産性の高い会議やコラボレーションセッションを確保することはさらに困難になります。
ITチームと施設チームは、地理的に分散した従業員の協働的なサポートニーズに適切に対応するために、適切な規模に調整する必要があります。従来のオフィスだけでなく、在宅勤務の従業員も、生産性の高いバーチャルミーティングやハイブリッドミーティングの運営方法、大会議室の音声を最適な明瞭度と聞き取りやすさに調整する方法など、様々な疑問に対する有益な回答を必要としています。そのため、IT部門と施設部門のリーダーは、適切なレベルのサポートを提供できるようにチームを編成する必要があります。
複数の拠点とリモートワーカーを抱える組織は、適切なテクノロジーを導入することがコラボレーションとつながりを可能にする鍵になります。
サポートプロセス
リモートワークは孤立感や孤独感を感じることがあります。こうしたギャップを埋め、複数の拠点にいる従業員が組織との繋がりを感じられるよう支援するためには、コラボレーションツールが不可欠です。同時に、ITチームや施設管理チームは、当初は複数の拠点から寄せられるリクエストの増加に苦労するかもしれません。
タイムゾーンの異なる地方オフィスや本社にいる同僚が、外部の関係者との重要なZoomミーティングの設定にサポートが必要な場合、問い合わせへの回答がいつになるかを知る必要があります。IT部門と施設部門がこれらのリクエストをどのように優先順位付けし、対応するかを文書で明確にすることで、各拠点のスタッフの期待値を管理することが賢明です。そうすることで、スタッフはこれらの情報を迅速かつ容易に参照できるようになります。さらに、IT部門と施設部門の担当者は、セルフヘルプリソースを提供し、スタッフに会議テクノロジーの使用方法をトレーニングすることで、リモートワークの同僚がコラボレーションツールを自信を持って使いこなせるように支援できます。これにより、技術サポートと施設サポートの必要性が軽減されます。
ベンダーとの関係
ITチームや設備チームは、複数拠点でのコラボレーションを実現するために、ベンダーとの強固な関係に頼ることがあります。これは多くの場合、通信サービスプロバイダー（各拠点で利用可能なインターネットサービスに応じて、複数のプロバイダー）との良好な関係を構築し、満たすべきネットワークパフォーマンス基準を具体的に規定したサービスレベル契約を締結することを意味します。
同様に、組織のコラボレーションテクノロジーを提供するすべてのベンダーと良好な関係を築き、信頼関係を築くことも重要です。 cloudベースの統合コミュニケーション ソフトウェアおよび会議ソリューション。IT チームと施設チームは、ローカルのマネージド サービス プロバイダーに依頼して、代わりにオンサイト サポートを提供することもできます。
複数の拠点に対応するリモートコラボレーションソリューション
複数の拠点を持つ組織では、社内コラボレーションをサポートするためにユニファイドコミュニケーションソフトウェアを活用することがよくあります。これらのソリューションには、音声・ビデオ会議、メッセージング、ウェビナーなどの機能が含まれていることがよくあります。オフィス生産性向上スイートや顧客関係管理ソフトウェアと統合することで、生産性と同僚、顧客、見込み客とのコミュニケーションをさらに強化できます。デスクトップアプリやモバイルアプリからこれらのツールにアクセスすることで、あらゆる拠点の従業員がオフィスでも外出先でも効果的にコラボレーションできます。
さらに、特定のオフィススペース向けに設計された会議ソリューションもあります。完全に統合された会議室システムは、オフィス内の従業員が大規模な会議で同僚とより効果的にコラボレーションするのに役立ちます。一方、ハドルスペースソリューションは、特定のプロジェクトに取り組む小規模なチームを結びつけます。
これらの会議ソリューションは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、従業員が社外のビジネスパートナーや顧客とのやり取りに利用する一般的なプラットフォームとの連携も可能です。多様なコラボレーションツールに柔軟にアクセスできるため、組織は最適なプラットフォーム上で迅速かつ円滑な対応が可能になります。
複数の拠点をつなげるベストプラクティス
複数の拠点を接続することは、一見したほど簡単ではありません。単一の拠点では比較的簡単な作業でも、WANを介して複数の拠点をブリッジすると、複雑な作業になります。ITリーダーは、組織全体のコラボレーションをサポートするために必要なネットワークパフォーマンスをどのように保証するかを事前に定義する必要があります。これには、さまざまな種類のネットワークトラフィックの優先順位を決定づけるサービス品質（QoS）設定の実装が含まれます。
例えば、ビデオ会議や音声会議のトラフィックは帯域幅を大量に消費し、遅延の影響を受けやすいため、非同期で同様のパフォーマンス上の課題に悩まされない電子メールよりも高い優先度が必要です。多くのITリーダーは、ソフトウェア定義WAN（SD-WAN）テクノロジーを活用してプライベートWANを構築し、複数の拠点にQoS（Quality of Service）を実装しています。SD-WANは、他にも魅力的なリモート管理機能や事業継続機能を提供します。
ネットワーク監視・分析ツールは、ネットワークパフォーマンスが会議やコラボレーションをサポートするために不可欠です。また、通信事業者がSLAを遵守しているかどうかを確認するのにも役立ちます。ITリーダーは、組織内のすべての拠点におけるネットワークパフォーマンスを独立して監視する方法を積極的に検討する必要があります。
リモートワーカーのコラボレーションを実現
効果的なコラボレーションは、今ほど重要になったことはありませんが、複数の拠点を持つ組織にとっては複雑でもあります。この点を念頭に置き、ITおよび施設管理の責任者は、コラボレーションソリューションを導入する前にデューデリジェンスを実施する必要があります。適切なテクノロジー、スキル、そしてベンダーとの関係を構築することで、組織は複数の拠点や仮想環境において、成功裏かつ効果的なコラボレーションを実現するために必要なものをすべて備えることができます。