Pour les équipes informatiques, assurer la collaboration des effectifs en télétravail dans plusieurs bureaux est une tâche complexe.
Relevez les défis de la collaboration en évaluant :
- Les procédures et politiques d’assistance technique
- Les relations avec les fournisseurs
Compétences informatiques et dotation en personnel, en particulier pour :
- L’administration du réseau
- L’accompagnement du personnel utilisant des outils de collaboration
Lorsqu'il s'agit de permettre une collaboration efficace au sein d'une organisation multisite avec des employés travaillant à distance, les responsables informatiques et des services généraux ont fort à faire. Ils doivent non seulement choisir la technologie de collaboration adaptée aux besoins de l'organisation, mais aussi s'assurer de disposer des compétences et des ressources des fournisseurs nécessaires pour garantir un déploiement réussi sur tous les sites.
Voici un aperçu des besoins des responsables informatiques et des infrastructures pour permettre une collaboration réussie au sein de ces types d'organisations.
Installations et ressources informatiques nécessaires pour la collaboration entre plusieurs sites
Dans un environnement de travail hybride, marqué par la distanciation sociale, les terminaux de visioconférence sont plus importants que jamais. Même ceux qui sont retournés au bureau participeront probablement davantage de réunions virtuelles, que ce soit avec des collègues en télétravail ou avec d'autres présents au bureau mais travaillant dans des espaces séparés. Outre une stratégie privilégiant la vidéo, ces terminaux doivent offrir une qualité audio optimale, avec notamment des microphones, permettant aux équipes de voir et d'entendre clairement tout ce qui se passe, qu'elles soient sur place ou à distance. Cela inclut la possibilité de voir distinctement les personnes se déplacer dans la pièce ou prendre des notes sur un tableau blanc, pour des échanges et des interactions plus fluides. Ces fonctionnalités performantes et les grands écrans permettent d'éviter la frustration liée au sentiment d'isolement ou de déconnexion en télétravail. Les équipes pourront ainsi collaborer naturellement et travailler ensemble, quel que soit leur emplacement.
Compétences et personnel
Les responsables informatiques doivent évaluer objectivement si leurs équipes possèdent les compétences requises pour répondre aux besoins de collaboration d'une organisation comportant plusieurs sites et des télétravailleurs. Ce qui fonctionnait bien pour un site unique ne sera pas forcément adapté à un contexte multisite. Par exemple, si l'équipe informatique d'une organisation ne dispose pas encore de solides compétences en administration réseau interne, il sera essentiel de les développer, que ce soit par le recrutement, la formation ou un partenariat avec un prestataire.
La visioconférence est gourmande en ressources réseau, et les connexions audio et vidéo peuvent être affectées par la latence, notamment sur les réseaux étendus (WAN) reliant plusieurs sites. Dans ce cas, la collaboration est totalement paralysée. Si l'équipe informatique n'est pas en mesure d'identifier rapidement la cause des problèmes de performance réseau qui affectent une visioconférence ou une audioconférence, il sera d'autant plus difficile de garantir des réunions et des sessions de collaboration productives pour l'organisation.
Les équipes informatiques et des services généraux doivent être dimensionnées de manière adaptée pour répondre aux besoins de collaboration liés à une main-d'œuvre répartie géographiquement. Les collègues travaillant dans d'autres bureaux traditionnels, ainsi qu'à domicile, auront besoin de réponses concrètes à leurs questions sur l'organisation de réunions virtuelles ou hybrides productives, ou encore sur le réglage du son dans les grandes salles de réunion pour une clarté et une intelligibilité optimales. C'est pourquoi les responsables informatiques et des services généraux doivent concevoir leurs équipes de manière à fournir le niveau de soutien adéquat.
Dans les entreprises disposant de plusieurs bureaux et d’employés en télétravail, le choix de la bonne technologie est décisif pour la collaboration et la communication.
Processus d’assistance
Le télétravail peut engendrer un sentiment d'isolement et de solitude. Les outils de collaboration sont essentiels pour pallier ce manque et permettre aux employés répartis sur plusieurs sites de rester connectés à la vie de l'entreprise. Parallèlement, les équipes informatiques et techniques peuvent initialement rencontrer des difficultés à gérer l'augmentation du volume de demandes provenant de différents sites.
Si un collègue travaillant dans un bureau régional ou à domicile, situé dans un fuseau horaire différent, a besoin d'aide pour organiser une réunion Zoom importante avec des partenaires externes, il doit savoir quand sa demande sera traitée. Il est judicieux de gérer les attentes du personnel sur tous les sites en précisant par écrit comment les services informatiques et généraux traiteront ces demandes, afin qu'ils puissent consulter rapidement et facilement cette information. De plus, en fournissant des ressources d'auto-assistance et en formant le personnel à l'utilisation des outils de visioconférence, les professionnels des services informatiques et généraux peuvent permettre à leurs collègues travaillant à distance d'utiliser les outils de collaboration en toute confiance. Cela contribue à réduire le besoin d'assistance technique et générale.
Relations avec les fournisseurs
Les équipes informatiques et d'infrastructure s'appuient parfois sur des relations solides avec leurs fournisseurs pour faciliter la collaboration entre plusieurs sites. Cela implique souvent d'entretenir une bonne relation avec un ou plusieurs fournisseurs de services de télécommunications (selon les services Internet disponibles sur les différents sites), assortie d'un accord de niveau de service (SLA) qui spécifie les normes de performance réseau exactes à respecter.
De même, il est essentiel d'entretenir d'excellentes relations et de faire confiance à tous les fournisseurs qui fournissent la technologie de collaboration de l'organisation, notamment cloud Les équipes informatiques et de maintenance peuvent également faire appel à des fournisseurs de services gérés locaux pour bénéficier d'une assistance sur site.
Solutions de collaboration à distance pour bureaux décentralisés
Les organisations multisites utilisent souvent des logiciels de communication unifiée pour faciliter la collaboration interne. Ces solutions incluent généralement des fonctionnalités telles que la visioconférence , la messagerie et les webinaires. Elles peuvent s'intégrer à une suite bureautique ou à un logiciel de gestion de la relation client (CRM), optimisant ainsi la productivité et la communication avec les collègues, les clients et les prospects. Grâce à l'accès à ces outils via des applications de bureau et mobiles, les employés de tous les sites peuvent collaborer efficacement, que ce soit au bureau ou en déplacement.
Il existe ensuite des solutions de visioconférence conçues pour des espaces de bureaux spécifiques. Les systèmes de salles de réunion entièrement intégrés permettent aux employés de collaborer plus efficacement lors de réunions plus importantes, tandis que les espaces de réunion informels facilitent les échanges entre les petites équipes travaillant sur des projets spécifiques.
Ces solutions de visioconférence s'intègrent également aux plateformes populaires utilisées par les employés pour communiquer avec les partenaires et clients externes, telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Grâce à un accès flexible à divers outils de collaboration, l'organisation peut être réactive et disponible sur la plateforme la plus adaptée.
Meilleures pratiques pour la connexion de plusieurs sites
Connecter plusieurs sites est plus complexe qu'il n'y paraît. Ce qui était relativement simple sur un seul site devient une tâche ardue lorsqu'il s'agit de relier plusieurs sites via un réseau étendu (WAN). Les responsables informatiques doivent définir en amont comment garantir les performances réseau nécessaires à la collaboration au sein de toute l'organisation. Cela implique la mise en œuvre de paramètres de qualité de service (QoS) qui déterminent la priorité des différents types de trafic réseau.
Le trafic des visioconférences et des audioconférences, par exemple, est gourmand en bande passante et sensible à la latence. Il requiert une priorité plus élevée que la messagerie électronique, qui est asynchrone et ne souffre pas des mêmes problèmes de performance. De nombreux responsables informatiques utilisent la technologie SD-WAN (réseau étendu défini par logiciel) pour créer un réseau étendu privé et mettre en œuvre la qualité de service (QoS) sur plusieurs sites. Le SD-WAN offre également d'autres fonctionnalités intéressantes pour l'administration à distance et la continuité d'activité.
Les outils de surveillance et d'analyse du réseau sont essentiels pour garantir des performances réseau optimales pour les visioconférences et la collaboration. Ils permettent également de vérifier le respect des SLA par les opérateurs télécoms. Les responsables informatiques doivent anticiper et mettre en place un système de surveillance indépendant des performances réseau sur l'ensemble des sites de l'organisation.
Faciliter la collaboration à distance
La collaboration efficace est plus que jamais essentielle, mais elle se complexifie pour les organisations multisites. C'est pourquoi les responsables informatiques et des infrastructures doivent mener une analyse approfondie avant de mettre en œuvre une solution collaborative. En combinant judicieusement technologies, compétences et relations avec les fournisseurs, ils peuvent garantir à leur organisation tout le nécessaire pour collaborer efficacement sur plusieurs sites et dans des environnements virtuels.