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Lorsqu'il s'agit de mettre en place une collaboration efficace au sein d'une organisation regroupant plusieurs bureaux et une main-d'œuvre à distance, les responsables des technologies de l'information et des installations ont du pain sur la planche. Ils doivent non seulement sélectionner la technologie de collaboration adaptée aux besoins de l'organisation, mais aussi s'assurer qu'ils disposent des compétences et des ressources des fournisseurs nécessaires pour garantir une mise en œuvre réussie sur tous les sites.
Voici un aperçu de ce dont les responsables des technologies de l'information et des installations ont besoin pour favoriser la collaboration au sein de ces types d'organisations.
Les terminaux vidéo sont plus importants que jamais sur le lieu de travail hybride en raison de l'éloignement social. Il est probable que même ceux qui sont retournés au bureau participeront à davantage de réunions virtuelles, que ce soit avec des collègues qui continuent à travailler à distance ou avec d'autres qui sont au bureau mais dans des espaces de travail séparés. En plus d'une stratégie axée sur la vidéo, les terminaux doivent offrir une sortie audio et des microphones installés de haut niveau, permettant aux équipes de voir et d'entendre tout ce qui se passe, qu'elles soient en personne ou à distance. Cela inclut la possibilité de voir clairement les personnes se déplaçant dans la pièce ou faisant des annotations sur un tableau blanc pour améliorer la discussion et l'interaction. Ces fonctionnalités robustes et ces grands écrans éliminent la frustration liée au sentiment de déconnexion ou de désengagement dans un environnement à distance. Au contraire, les équipes seront en mesure de collaborer naturellement et d'unir leurs efforts, quel que soit l'endroit où elles se trouvent.
Les responsables informatiques doivent évaluer objectivement si leurs équipes possèdent les compétences requises pour répondre aux besoins de collaboration d'une organisation ayant plusieurs bureaux et une main-d'œuvre à distance. Ce qui a bien fonctionné pour un seul site ne sera pas nécessairement approprié pour un scénario à plusieurs sites. Par exemple, si l'équipe informatique d'une organisation ne dispose pas encore de solides compétences internes en matière d'administration de réseau, il sera essentiel d'intégrer ces compétences par le biais d'une embauche, d'une formation ou d'un partenariat avec un fournisseur.
La technologie de vidéoconférence est gourmande en ressources du point de vue de la bande passante du réseau, et les connexions vidéo et audio peuvent souffrir en cas de latence ou de décalage, en particulier sur les connexions de réseaux étendus (WAN) reliant deux ou plusieurs sites. Lorsque cela se produit, la collaboration est interrompue. Si l'équipe informatique n'est pas en mesure de déterminer rapidement la cause première des problèmes de performance du réseau affectant une conférence vidéo ou audio, il sera d'autant plus difficile d'assurer des réunions et des sessions de collaboration productives pour l'organisation.
Les équipes chargées des technologies de l'information et des installations doivent également être dimensionnées pour répondre correctement aux besoins de soutien à la collaboration qu'implique une main-d'œuvre géographiquement répartie. Les collègues travaillant dans d'autres bureaux traditionnels, ainsi que dans des bureaux à domicile, auront besoin de réponses utiles à leurs questions sur la manière d'organiser une réunion virtuelle ou hybride productive ou de régler le son dans les grandes salles de réunion pour obtenir une clarté et une intelligibilité optimales. C'est pourquoi les responsables des technologies de l'information et des installations doivent concevoir leurs équipes de manière à fournir le niveau d'assistance adéquat.
Dans les entreprises disposant de plusieurs bureaux et d’employés en télétravail, le choix de la bonne technologie est décisif pour la collaboration et la communication.
Le travail à distance peut donner l'impression d'être isolé et, parfois, de se sentir seul. Les outils de collaboration sont essentiels pour combler ce fossé et aider les employés de plusieurs sites à se sentir connectés à la vie de l'organisation. Dans le même temps, les équipes chargées des technologies de l'information et des installations peuvent, dans un premier temps, avoir du mal à gérer le volume accru de demandes émanant de sites multiples.
Si un collègue d'un bureau régional ou national situé dans un fuseau horaire différent a besoin d'aide pour organiser une réunion Zoom importante avec des parties prenantes externes, il a besoin de savoir quand sa demande sera traitée. Il est judicieux de gérer les attentes du personnel de tous les sites en clarifiant par écrit la manière dont l'informatique et les installations classeront ces demandes par ordre de priorité et y répondront, de manière à ce qu'ils puissent consulter ces informations rapidement et facilement. En outre, en fournissant des ressources d'auto-assistance et en formant le personnel à l'utilisation de la technologie de conférence, les professionnels de l'informatique et des installations peuvent donner à leurs collègues éloignés les moyens d'utiliser en toute confiance les outils de collaboration. Cela permet de réduire les besoins en matière d'assistance technique et d'installations.
Les équipes chargées des technologies de l'information et des installations s'appuient parfois sur de solides relations avec les fournisseurs pour permettre une collaboration entre plusieurs sites. Cela signifie souvent qu'il faut entretenir de bonnes relations avec un fournisseur de services de télécommunications (ou des fournisseurs, en fonction des services internet disponibles dans les différents sites), avec un accord de niveau de service qui spécifie les normes exactes de performance du réseau à respecter.
De même, il est essentiel d'entretenir d'excellentes relations avec tous les fournisseurs qui fournissent la technologie de collaboration de l'organisation, y compris les logiciels de communication unifiée basés sur le cloud et les solutions de conférence, et de leur faire confiance. Les équipes chargées des technologies de l'information et des installations peuvent également faire appel à des fournisseurs de services gérés locaux pour assurer une assistance sur site en leur nom.
Souvent, les organisations ayant plusieurs sites utilisent des logiciels de communication unifiée pour soutenir la collaboration interne. Ces solutions comprennent souvent des fonctions telles que la conférence vocale et la vidéoconférence, la messagerie et les webinaires. Elles peuvent s'intégrer à une suite bureautique ou à un logiciel de gestion de la relation client, ce qui améliore encore la productivité et la communication avec les collègues, les clients ou les prospects. Grâce à l'accès à ces outils via des applications de bureau et mobiles, les employés de tous les sites peuvent collaborer efficacement au bureau ou en déplacement.
Il existe également des solutions de conférence conçues pour des espaces de bureau spécifiques. Les systèmes de salles de réunion entièrement intégrés aident les employés des bureaux à collaborer plus efficacement avec leurs collègues lors de réunions plus importantes, tandis que les solutions d'espaces de réunion permettent de relier des équipes plus restreintes travaillant sur des projets spécifiques.
Ces solutions de conférence peuvent également s'intégrer à des plateformes populaires que les employés peuvent utiliser pour communiquer avec des partenaires commerciaux et des clients externes, telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Avec un accès flexible à une variété d'outils de collaboration, l'organisation peut être réactive et disponible sur la plateforme idéale.
Connecter plusieurs sites est plus difficile qu'il n'y paraît à première vue. Ce qui était une tâche relativement simple sur un seul site devient une entreprise compliquée lorsqu'il s'agit de relier plusieurs sites sur le réseau étendu. Les responsables informatiques doivent définir à l'avance comment ils garantiront les performances du réseau nécessaires pour soutenir la collaboration dans l'ensemble de l'organisation. Cela inclut la mise en œuvre de paramètres de qualité de service (QoS) qui dictent la manière dont les différents types de trafic réseau seront hiérarchisés les uns par rapport aux autres.
Le trafic des vidéoconférences et des audioconférences, par exemple, est gourmand en bande passante et sensible à la latence. Ils requièrent une priorité plus élevée que le courrier électronique, qui est asynchrone et ne souffre pas des mêmes types de problèmes de performance. De nombreux responsables informatiques utilisent la technologie SD-WAN (Software-defined WAN) pour créer un réseau WAN privé et mettre en œuvre la qualité de service sur plusieurs sites. Le SD-WAN offre également d'autres fonctions intéressantes d'administration à distance et de continuité des activités.
Les outils de surveillance et d'analyse du réseau sont également essentiels pour s'assurer que les performances du réseau prennent en charge la conférence et la collaboration. Ils sont également utiles pour vérifier si les fournisseurs de télécommunications respectent leurs accords de niveau de service. Les responsables informatiques doivent réfléchir de manière proactive à la façon dont ils contrôleront de manière indépendante les performances du réseau sur tous les sites de l'organisation.
Une collaboration efficace n'a jamais été aussi importante qu'aujourd'hui, mais elle est également compliquée pour les organisations disposant de plusieurs sites. C'est pourquoi les responsables de l'informatique et des installations doivent faire preuve de diligence raisonnable avant de mettre en œuvre une solution de collaboration. Avec la bonne combinaison de technologies, de compétences et de relations avec les fournisseurs, ils peuvent s'assurer que leurs organisations disposent de tout ce dont elles ont besoin pour collaborer avec succès et efficacité sur plusieurs sites et dans des environnements virtuels.
