Für IT-Leiter, die die Zusammenarbeit von Remote-Mitarbeitern in mehreren Niederlassungen sicherstellen müssen, ist Komplexität ein zentrales Thema.
Um Herausforderungen zu bewältigen, sind folgende Aspekte wichtig:
- Prozesse und Richtlinien für technischen Support
- Beziehungen zu Anbietern
IT-Kompetenz und Personal, insbesondere zur:
- Netzwerkverwaltung
- Unterstützung von Mitarbeitern, die mit Collaboration-Tools arbeiten
Wenn es darum geht, eine sinnvolle Zusammenarbeit in einem Unternehmen mit mehreren Standorten und dezentralen Mitarbeitern zu ermöglichen, stehen IT- und Facility-Manager vor großen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur die passende Kollaborationstechnologie für die Bedürfnisse des Unternehmens auswählen, sondern auch sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen von Anbietern verfügen, um eine erfolgreiche Implementierung an allen Standorten zu gewährleisten.
Hier ein Überblick darüber, was IT- und Facility-Manager benötigen, um die Zusammenarbeit in diesen Organisationstypen erfolgreich zu ermöglichen.
IT- und Standortanforderungen für die Zusammenarbeit zwischen mehreren Niederlassungen
Videokonferenzsysteme sind im hybriden Arbeitsumfeld aufgrund der anhaltenden Abstandsregeln wichtiger denn je. Selbst diejenigen, die ins Büro zurückgekehrt sind, werden voraussichtlich mehr virtuelle Meetings besuchen – sei es mit Kollegen im Homeoffice oder mit anderen, die zwar im Büro, aber an separaten Arbeitsplätzen arbeiten. Neben einer Videostrategie müssen die Endgeräte über eine hochwertige Audioausgabe und Mikrofone verfügen, damit Teams alles sehen und hören können, was passiert, egal ob sie vor Ort oder virtuell anwesend sind. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Bewegungen im Raum oder Notizen auf einem Whiteboard klar zu erkennen, um Diskussionen und Interaktionen zu verbessern. Diese umfassenden Funktionen und großen Bildschirme beseitigen die Frustration, die durch das Gefühl der Isolation oder des Ausschlusses im Homeoffice entsteht. Stattdessen können Teams unabhängig von ihrem Standort auf natürliche Weise zusammenarbeiten und ihre Arbeit gemeinsam gestalten.
Kompetenzen und Personal
IT-Verantwortliche sollten objektiv beurteilen, ob ihre Teams über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, um die Kollaborationsanforderungen einer Organisation mit mehreren Standorten und Remote-Mitarbeitern zu erfüllen. Was an einem einzelnen Standort gut funktioniert hat, ist nicht unbedingt für ein Szenario mit mehreren Standorten geeignet. Verfügt das IT-Team einer Organisation beispielsweise noch nicht über fundierte Kenntnisse in der internen Netzwerkadministration, ist es unerlässlich, diese Kompetenzen durch Neueinstellungen, Schulungen oder eine Partnerschaft mit einem externen Dienstleister aufzubauen.
Videokonferenztechnik ist ressourcenintensiv und beansprucht viel Netzwerkbandbreite. Sowohl Video- als auch Audioverbindungen können bei Latenz oder Verzögerungen beeinträchtigt werden, insbesondere bei WAN-Verbindungen (Wide Area Network) zwischen zwei oder mehr Standorten. In solchen Fällen kommt die Zusammenarbeit zum Erliegen. Kann das IT-Team die Ursache von Netzwerkproblemen, die Video- oder Audiokonferenzen beeinträchtigen, nicht schnell ermitteln, wird es deutlich schwieriger, produktive Meetings und Kollaborationssitzungen für das Unternehmen zu gewährleisten.
Die IT- und Gebäudemanagement-Teams müssen ausreichend dimensioniert sein, um den Supportbedarf einer geografisch verteilten Belegschaft optimal zu decken. Kollegen in anderen Büros sowie im Homeoffice benötigen hilfreiche Antworten auf Fragen zur Durchführung produktiver virtueller oder hybrider Meetings oder zur optimalen Audioeinstellung in großen Besprechungsräumen. Daher müssen IT- und Gebäudemanagement-Verantwortliche ihre Teams so aufstellen, dass sie den passenden Support bieten können.
Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Mitarbeitern im Homeoffice ist die richtige Technologie entscheidend, um stabile Verbindungen herzustellen und so eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Unterstützungsprozesse
Die Arbeit im Homeoffice kann sich isolierend und mitunter einsam anfühlen. Kollaborationstools sind unerlässlich, um diese Kluft zu überbrücken und Mitarbeitern an verschiedenen Standorten das Gefühl zu geben, mit dem Unternehmensleben verbunden zu sein. Gleichzeitig könnten IT- und Gebäudemanagement-Teams anfangs Schwierigkeiten haben, das erhöhte Anfragevolumen aus verschiedenen Standorten zu bewältigen.
Wenn ein Kollege in einer Regional- oder Homeoffice-Niederlassung in einer anderen Zeitzone Hilfe beim Einrichten eines wichtigen Zoom-Meetings mit externen Stakeholdern benötigt, muss er wissen, wann seine Anfrage beantwortet wird. Es ist ratsam, die Erwartungen der Mitarbeiter an allen Standorten zu steuern, indem schriftlich festgehalten wird, wie IT und Gebäudemanagement diese Anfragen priorisieren und bearbeiten, damit die Mitarbeiter diese Informationen schnell und einfach abrufen können. Darüber hinaus können IT- und Gebäudemanagement-Fachkräfte durch die Bereitstellung von Selbsthilfe-Ressourcen und Schulungen zur Nutzung von Konferenztechnologie ihre Kollegen im Homeoffice befähigen, Kollaborationstools sicher zu nutzen. Dies wiederum reduziert den Bedarf an technischem Support und Gebäudemanagement.
Beziehungen zu Anbietern
IT- und Facility-Management-Teams sind mitunter auf enge Lieferantenbeziehungen angewiesen, um die Zusammenarbeit an mehreren Standorten zu ermöglichen. Dies erfordert häufig eine gute Partnerschaft mit einem oder mehreren Telekommunikationsanbietern (abhängig von den an den verschiedenen Standorten verfügbaren Internetdiensten) und eine Service-Level-Vereinbarung, die die exakten Netzwerk-Performance-Standards festlegt.
Ebenso wichtig ist es, ausgezeichnete Beziehungen zu allen Anbietern zu pflegen und ihnen zu vertrauen, die die Kollaborationstechnologie des Unternehmens bereitstellen, einschließlich cloud -basierte Unified-Communications-Software und Konferenzlösungen . IT- und Facility-Management-Teams können sich auch auf lokale Managed-Service-Provider verlassen, die ihnen Vor-Ort-Support bieten.
Telearbeit-Lösungen für mehrere Niederlassungen
Organisationen mit mehreren Standorten nutzen häufig Unified-Communications-Software zur Unterstützung der internen Zusammenarbeit. Diese Lösungen umfassen oft Funktionen wie Sprach- und Videokonferenzen , Messaging und Webinare. Sie lassen sich in Office-Anwendungen oder CRM-Systeme integrieren und verbessern so die Produktivität und Kommunikation mit Kollegen, Kunden und potenziellen Kunden zusätzlich. Dank des Zugriffs auf diese Tools über Desktop- und mobile Apps können Mitarbeiter an allen Standorten effektiv zusammenarbeiten – im Büro wie auch unterwegs.
Darüber hinaus gibt es Konferenzlösungen, die speziell für bestimmte Büroräume entwickelt wurden. Vollintegrierte Besprechungsraumsysteme unterstützen Mitarbeiter in Büros dabei, in größeren Meetings effektiver mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, während Lösungen für kleinere Besprechungsräume die Vernetzung kleinerer Teams ermöglichen, die an spezifischen Projekten arbeiten.
Diese Konferenzlösungen lassen sich auch in gängige Plattformen integrieren, die Mitarbeiter zur Kommunikation mit externen Geschäftspartnern und Kunden nutzen, wie beispielsweise Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Dank des flexiblen Zugriffs auf verschiedene Kollaborationstools kann das Unternehmen schnell reagieren und über die jeweils optimale Plattform erreichbar sein.
Best Practices für die Vernetzung mehrerer Niederlassungen
Die Vernetzung mehrerer Standorte ist komplexer als zunächst angenommen. Was an einem einzelnen Standort relativ einfach war, wird bei der Anbindung mehrerer Standorte über ein WAN zu einem komplizierten Unterfangen. IT-Verantwortliche sollten daher im Vorfeld festlegen, wie sie die für die unternehmensweite Zusammenarbeit notwendige Netzwerkleistung gewährleisten. Dies umfasst die Implementierung von QoS-Einstellungen (Quality of Service), die die Priorisierung verschiedener Netzwerkverkehrsarten regeln.
Video- und Audiokonferenzen sind beispielsweise bandbreitenintensiv und latenzempfindlich. Sie benötigen daher eine höhere Priorität als E-Mails, die asynchron sind und nicht denselben Leistungsproblemen unterliegen. Viele IT-Verantwortliche nutzen SD-WAN-Technologie (Software-Defined WAN), um ein privates WAN zu schaffen und QoS an mehreren Standorten zu implementieren. SD-WAN bietet darüber hinaus weitere attraktive Funktionen für die Fernadministration und Geschäftskontinuität.
Netzwerküberwachungs- und Analysetools sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Netzwerkleistung Konferenzen und die Zusammenarbeit unterstützt. Sie helfen auch dabei zu überprüfen, ob Telekommunikationsanbieter ihre Service-Level-Agreements (SLAs) einhalten. IT-Verantwortliche sollten proaktiv überlegen, wie sie die Netzwerkleistung an allen Standorten des Unternehmens unabhängig überwachen können.
Telearbeit ermöglichen
Effektive Zusammenarbeit ist heute wichtiger denn je, stellt aber Unternehmen mit mehreren Standorten vor große Herausforderungen. Daher sollten IT- und Facility-Manager vor der Implementierung einer Kollaborationslösung sorgfältig prüfen, welche Möglichkeiten bestehen. Mit der richtigen Kombination aus Technologie, Kompetenzen und guten Lieferantenbeziehungen können sie sicherstellen, dass ihre Organisationen alles Notwendige für eine erfolgreiche und effektive Zusammenarbeit über mehrere Standorte und virtuelle Umgebungen hinweg haben.