Como un líder de TI que apoya la colaboración entre varias oficinas con una fuerza laboral remota, tendrá que enfrentar ciertas complejidades.
Para abordar los desafíos de la colaboración, evalúe los siguientes elementos:
- Procesos y políticas de soporte técnico
- Relaciones con los proveedores
Habilidades de TI y dotación de personal, en particular para lo siguiente:
- Administración de red
- Soporte para el personal que utiliza herramientas de colaboración
Cuando se trata de facilitar una colaboración significativa en una organización con varias oficinas y personal remoto, los responsables de TI e instalaciones tienen un gran trabajo por delante. No solo deben seleccionar la tecnología de colaboración adecuada para las necesidades de la organización, sino también asegurarse de contar con las habilidades y los recursos de los proveedores necesarios para garantizar una implementación exitosa en todas las ubicaciones.
A continuación, se presenta un vistazo a lo que los líderes de TI e instalaciones necesitan para habilitar con éxito la colaboración entre este tipo de organizaciones.
Requisitos de las instalaciones y TI para la colaboración entre varias oficinas
Los terminales de video son más importantes que nunca en el entorno de trabajo híbrido debido al distanciamiento social continuo. Es probable que incluso quienes han regresado a la oficina asistan a más reuniones virtuales, ya sea con colegas que continúan trabajando de forma remota o con otros que están en la oficina, pero en espacios de trabajo separados. Además de una estrategia que prioriza el video, los terminales deben ofrecer salida de audio y micrófonos de alta calidad, lo que permite a los equipos ver y escuchar todo lo que sucede, ya sea presencialmente o de forma remota. Esto incluye la capacidad de ver claramente a las personas moviéndose por la sala o tomando notas en una pizarra para mejorar la discusión y la interacción. Estas robustas funciones y pantallas grandes eliminan la frustración que genera sentirse desconectado o desconectado en un entorno remoto. En cambio, los equipos podrán colaborar con naturalidad y coordinar su trabajo sin importar dónde se encuentren.
Habilidades y dotación de personal
Los líderes de TI deben evaluar objetivamente si sus equipos cuentan con las habilidades necesarias para satisfacer las necesidades de colaboración de una organización con múltiples oficinas y personal remoto. Lo que funcionó bien en una sola ubicación no necesariamente será apropiado para un escenario con múltiples ubicaciones. Por ejemplo, si el equipo de TI de una organización aún no cuenta con sólidas habilidades de administración de redes internas, será esencial incorporarlas mediante la contratación, la capacitación o la colaboración con un proveedor.
La tecnología de videoconferencia consume muchos recursos en cuanto al ancho de banda de la red, y tanto las conexiones de video como las de audio pueden verse afectadas si se produce latencia o retraso, especialmente en conexiones de red de área extensa (WAN) que conectan dos o más ubicaciones. Cuando esto ocurre, la colaboración se paraliza. Si el equipo de TI no puede determinar rápidamente la causa raíz de los problemas de rendimiento de la red que afectan a una videoconferencia o audioconferencia, será mucho más difícil garantizar reuniones y sesiones de colaboración productivas para la organización.
Los equipos de TI e instalaciones también deben tener el tamaño adecuado para gestionar adecuadamente las necesidades de soporte colaborativo que conlleva una fuerza laboral distribuida geográficamente. Los compañeros que trabajan en oficinas tradicionales, así como en teletrabajo, necesitarán respuestas útiles a sus preguntas sobre cómo gestionar una reunión virtual o híbrida productiva o cómo ajustar el audio en salas de reuniones grandes para una claridad e inteligibilidad óptimas. Por ello, los responsables de TI e instalaciones deben diseñar sus equipos para que brinden el nivel de soporte adecuado.
Para las organizaciones de varias oficinas con una fuerza de trabajo remota, tener la tecnología correcta en el lugar es clave para permitir la colaboración y la conexión.
Procesos de soporte
El teletrabajo puede resultar aislante y, en ocasiones, solitario. Las herramientas de colaboración son esenciales para superar esta brecha y ayudar a los empleados en múltiples ubicaciones a sentirse conectados con la vida de la organización. Al mismo tiempo, los equipos de TI y de instalaciones podrían tener dificultades iniciales para gestionar el creciente volumen de solicitudes provenientes de múltiples ubicaciones.
Si un compañero de una oficina regional o local en una zona horaria diferente necesita ayuda para organizar una reunión importante de Zoom con partes interesadas externas, necesita saber cuándo se responderá su consulta. Es recomendable gestionar las expectativas del personal en todas las ubicaciones aclarando por escrito cómo el departamento de TI y el de instalaciones priorizarán y atenderán estas solicitudes, para que puedan consultar esta información rápida y fácilmente. Además, al proporcionar recursos de autoayuda y capacitar al personal en el uso de la tecnología de conferencias, los profesionales de TI y de instalaciones pueden capacitar a sus compañeros remotos para que utilicen las herramientas de colaboración con confianza. Esto, a su vez, reduce la necesidad de soporte técnico y de instalaciones.
Relaciones con los proveedores
Los equipos de TI e instalaciones a veces dependen de sólidas relaciones con los proveedores para facilitar la colaboración en múltiples ubicaciones. Esto suele implicar una buena relación con un proveedor de servicios de telecomunicaciones (o varios, según los servicios de internet disponibles en las distintas ubicaciones), junto con un acuerdo de nivel de servicio que especifique los estándares exactos de rendimiento de la red que deben cumplirse.
Asimismo, es esencial tener excelentes relaciones y confiar en todos los proveedores que entregan la tecnología de colaboración de la organización, incluidos cloud Software de comunicación unificada y soluciones de conferencias . Los equipos de TI e instalaciones también pueden recurrir a proveedores de servicios gestionados locales para que les brinden soporte in situ.
Soluciones de colaboración remota para varias ubicaciones
A menudo, las organizaciones con múltiples ubicaciones utilizan software de comunicación unificada para facilitar la colaboración interna. Estas soluciones suelen incluir funciones como conferencias de voz y video , mensajería y seminarios web. Pueden integrarse con una suite de productividad ofimática o un software de gestión de relaciones con clientes, lo que mejora aún más la productividad y la comunicación con colegas, clientes o clientes potenciales. Con acceso a estas herramientas a través de aplicaciones de escritorio y móviles, los empleados de todas las ubicaciones pueden colaborar eficazmente en la oficina o desde cualquier lugar.
También existen soluciones de conferencias diseñadas para espacios de oficina específicos. Los sistemas de salas de reuniones totalmente integrados ayudan a los empleados de las oficinas a colaborar de forma más eficaz con sus compañeros en reuniones más grandes, mientras que las soluciones para espacios de reunión conectan a equipos más pequeños que trabajan en proyectos específicos.
Estas soluciones de conferencias también se integran con plataformas populares que los empleados utilizan para interactuar con socios comerciales y clientes externos, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Gracias al acceso flexible a diversas herramientas de colaboración, la organización puede ser ágil y estar disponible en la plataforma ideal.
Prácticas recomendadas para conectar varias ubicaciones
Conectar varias ubicaciones es más difícil de lo que parece a primera vista. Lo que era una tarea relativamente sencilla en una sola ubicación se convierte en una tarea compleja al conectar varias ubicaciones a través de la WAN. Los responsables de TI deben definir con antelación cómo garantizarán el rendimiento de la red necesario para facilitar la colaboración en toda la organización. Esto incluye la implementación de configuraciones de calidad de servicio (QoS) que dicten cómo se priorizarán los distintos tipos de tráfico de red entre sí.
El tráfico de videoconferencias y audioconferencias, por ejemplo, consume mucho ancho de banda y es sensible a la latencia. Requiere mayor prioridad que el correo electrónico, que es asíncrono y no sufre los mismos problemas de rendimiento. Muchos responsables de TI utilizan la tecnología WAN definida por software (SD-WAN) para crear una WAN privada e implementar QoS en múltiples ubicaciones. La SD-WAN también ofrece otras atractivas funciones de administración remota y continuidad del negocio.
Las herramientas de monitorización y análisis de red también son esenciales para garantizar que el rendimiento de la red facilite las conferencias y la colaboración. Además, son útiles para verificar si los proveedores de telecomunicaciones cumplen con sus acuerdos de nivel de servicio (SLA). Los responsables de TI deben considerar proactivamente cómo supervisarán de forma independiente el rendimiento de la red en todas las ubicaciones de la organización.
Habilite la colaboración con la fuerza de trabajo remota
La colaboración eficaz nunca ha sido tan importante como ahora, pero también es compleja para las organizaciones con múltiples ubicaciones. Por ello, los responsables de TI e instalaciones deben realizar la debida diligencia antes de implementar una solución de colaboración. Con la combinación adecuada de tecnología, habilidades y relaciones con los proveedores, pueden garantizar que sus organizaciones cuenten con todo lo necesario para colaborar de forma exitosa y eficaz en múltiples ubicaciones y entornos virtuales.