世界中の職場では、特にリモートワークやハイブリッドワークが一般的になるにつれ、従業員のエンゲージメント維持に対するプレッシャーが高まっています。経営陣と従業員は、チームメンバーとのつながりを維持する方法を常に模索していますが、最高クラスのビデオ会議技術やバーチャルミーティング環境が利用可能であっても、リモート環境では困難な場合があります。
組織科学者や会議科学者たちは、急速に進化するテクノロジーを活用し、リーダーが従来とは異なる新しい方法でバーチャル会議を活用する方法についてアドバイスを提供しています。ITマネージャーやディレクターは、チームリーダーが思いつくあらゆる新しい会議形式に対応できるビデオ会議ハードウェアを確保するために、常に関与していく必要があります。
以下に、社員のつながりをより高めるために有効な事例をいくつかご紹介します。
対話型ワークショップを開催する
狭い会議室が当たり前ではなくなったとしても、教育セッションをなくす必要はありません。外部の専門家を招き、その知識を共有してもらうことで、企業は従業員のスキルアップとキャリアアップを支援する新たな方法を見つけることができ、従業員の離職率の低下にもつながります。
技術的な観点から見ると、これらのセッションでは、必要なビデオ会議インフラストラクチャに関して厳しい要求を課す必要はありませんが、1対多の会議形式をより包括的かつ参加型のものにするための戦術が普及しつつあります。
重要なのは、これらのツールの設定を簡単に操作できるようにすることです。参加者は、セッション開始前にビデオなしの「ポッドキャストモード」に切り替えたり、プロフィール写真や名前を変更してつながりや交流を促進したりすることができます。また、主催者がプレゼンテーションに関するフィードバックやアイデアを求める際に、一斉にチャット機能を使用する必要があるため、チャット機能は柔軟かつ堅牢である必要があります。
ビデオ会議テクノロジーは、リモートワーカーやハイブリッドワーカーの一体感を維持する新たなオプションを数多くもたらします。
リモート採用を強化する
チームエンゲージメントの重要な要素は、適切な人材が入社してくるか、リモートでチームに加わることです。従業員の転職頻度が高まるにつれ、効果的な採用活動はますます重要になっています。リモートワークの候補者や早期スクリーニング面接など、採用プロセスのあらゆる段階でビデオ会議を活用するべきです。4KウルトラHDカメラとビームステアリングマイクを備えた高品質なビデオ会議技術により、クリアな映像と音声を実現できるため、企業は採用活動の最初から候補者に強い印象を与えることができます。
複数のオファーを受ける可能性のある、採用活動の深い段階にある候補者にとっては、職場環境や企業文化をアピールすることも効果的です。ITリーダーは人事部門と連携し、人材と職場環境を可能な限り効果的に捉えた動画素材を作成する必要があります。これは画面共有だけにとどまりません。プレゼンターは、計画的かつ既成概念にとらわれない、ライブで移動中のバーチャルツアーを提供することもできます。これにより、採用候補者は、共に働くことになるであろう人材を率直に知ることができます。
企業文化を醸成する
従業員が企業文化に積極的に関わり、それを形作る機会を見つけることは、士気を高め、創造性を称賛・刺激し、チームメンバーが日々の業務を超えて繋がり合うことを可能にします。これは、従業員の大量退職が進む時代に、従業員の定着率向上を支援するためにこれまで以上に重要です。
チームはビデオ会議テクノロジーを斬新な方法で活用し、会合を開き、思考を広げ、才能を共有することができます。例えば、異なる部門の代表者をビデオ会議用ホワイトボードに集め、文化醸成の機会についてブレインストーミングを行うことなどです。また、従業員が音楽、アート、ライティングなどの才能を共有し、同僚と新しい方法で交流するオンラインパフォーマンスアートセッションの形をとることもできます。毎月または四半期ごとに開催される社内バーチャルショーケースでは、最近の成功事例や今後のプロジェクトを紹介し、チームメンバーが互いの成果を称える機会を設けることができます。どのような形態であっても、これらの機会を支える高品質な映像、音声、照明を提供できるテクノロジーを確保することが、成功の鍵となります。
AIツールを活用する
ビデオ会議で現在最も広く使用されているAIツールは、音声をテキストへ自動変換する文字起こし機能ではないでしょうか。IT担当はこうしたAIツールを最大限活用してビデオ会議の利便性をより高めることができます。
話者の声を鮮明にする自然言語処理ツールから安定化機能、チャットボットやその他の AI 仮想アシスタントまで、会議の生産性と魅力を大幅に高める魅力的なオプションが存在します。
仮想現実を取り入れる
バーチャルリアリティ（VR）は急速に発展を続け、ビデオ会議技術の新たなフロンティアを拓いています。VRの集客拠点となるヘッドセットは、既存のビデオ会議機器と容易に統合できる必要があり、ITリーダーは、可能な限り多くの新興プラットフォームやツールと幅広く連携できる互換性のあるハードウェアを選択する必要があります。
これは「突飛な」、遠い未来の話のように思えるかもしれませんが、主要企業はVR環境での会議やコラボレーションセッションの生産性を向上させるための、最適なアプリとユースケースを模索しています。つまり、VRがライブビデオと同じくらい当たり前のものになる日が来るということです。そうなれば、この技術がもたらす可能性は大きく広がり、新たな進歩がもたらされるでしょう。
リモートの従業員が増え続ける中、ビデオ会議テクノロジーの使用を最大限に高めるうえで、ITチームが重要な役割を果たします。これを実現することで、従業員の一体感を向上させ、業務を促進し、最終的には企業の成功に貢献することができます。