Dans le monde entier, la pression s'accentue sur les entreprises pour maintenir l'engagement des employés, d'autant plus que le télétravail et les modes de travail hybrides se généralisent. Dirigeants et employés recherchent constamment des moyens de rester en contact avec leurs collègues, ce qui peut s'avérer complexe à distance, même avec des technologies de visioconférence et des environnements de réunion virtuelle performants.
Des spécialistes de l'organisation et de l'animation de réunions proposent des conseils aux dirigeants sur la manière d'utiliser les réunions virtuelles de façon novatrice et originale, en tirant parti de l'évolution rapide des technologies. Les responsables et directeurs informatiques doivent rester impliqués afin de garantir que le matériel de visioconférence soit compatible avec tous les nouveaux formats de réunion que les chefs d'équipe pourront imaginer.
Voici quelques cas d’utilisation prometteurs visant à renforcer la connexion entre les employés.
Organisation d’ateliers interactifs
Les sessions de formation peuvent perdurer malgré la raréfaction des salles de conférence exiguës. En faisant appel à des experts externes pour partager leurs connaissances, les entreprises peuvent explorer de nouvelles pistes pour aider leurs employés à développer leurs compétences et à faire progresser leur carrière – un avantage qui peut également réduire le roulement du personnel.
D'un point de vue technique, ces sessions ne nécessitent pas forcément une infrastructure de vidéoconférence exigeante, bien que certaines tactiques gagnent en popularité pour rendre les réunions de groupe plus inclusives et participatives .
L'essentiel est de concevoir des paramètres intuitifs pour ces outils, afin que les participants puissent par exemple activer un mode « podcast » sans vidéo avant le début d'une session ou modifier leur photo de profil ou leur nom pour faciliter les échanges. Il est également important que la messagerie instantanée soit suffisamment flexible et performante pour gérer une utilisation simultanée par tous, notamment lorsque les animateurs sollicitent des retours et des idées concernant leur présentation.
Les technologies de vidéoconférence offrent de nombreux moyens inédits de maintenir l’implication des télétravailleurs et des travailleurs hybrides.
Amélioration du recrutement et de l’embauche à distance
Un élément essentiel de l'engagement d'une équipe est de s'assurer que les bonnes personnes rejoignent l'équipe, que ce soit en présentiel ou à distance. Un recrutement efficace est d'autant plus important que la mobilité professionnelle s'accentue. La visioconférence devrait être utilisée à chaque étape du processus de recrutement, aussi bien pour les candidats à distance que pour les premiers entretiens de présélection. Grâce à la disponibilité de technologies de visioconférence haute définition , avec des caméras 4K ultra HD et des microphones à directivité optimisée pour une image et un son d'une clarté exceptionnelle, les entreprises peuvent faire une excellente première impression auprès des candidats.
Pour les candidats en fin de processus de recrutement, susceptibles de recevoir plusieurs offres, il est également important de mettre en valeur l'environnement de travail et la culture d'entreprise. Les responsables informatiques devraient collaborer avec les RH pour créer des vidéos présentant au mieux les personnes et les lieux. Cela va bien au-delà du simple partage d'écran ; les présentateurs peuvent aussi proposer une visite virtuelle en direct et spontanée, offrant ainsi aux candidats potentiels un aperçu authentique des personnes avec lesquelles ils travailleront au quotidien.
Créer des liens qui renforcent la culture d’entreprise
Offrir aux employés la possibilité de s'impliquer dans la culture d'entreprise et de la façonner peut renforcer leur moral, célébrer et inspirer la créativité, et permettre aux membres de l'équipe de tisser des liens au-delà des tâches quotidiennes. C'est plus important que jamais pour fidéliser les employés à l'heure où les démissions se multiplient.
Les équipes peuvent utiliser la visioconférence de manière novatrice pour se réunir, stimuler leur créativité et partager leurs talents. Par exemple, elles peuvent réunir des représentants de différents services autour d'un tableau blanc virtuel pour réfléchir ensemble à des initiatives favorisant la cohésion d'équipe. Des sessions artistiques en ligne peuvent également être organisées, où les employés partagent leurs talents (musique, art, écriture, etc.) pour interagir différemment avec leurs collègues. Des présentations virtuelles mensuelles ou trimestrielles permettent de mettre en lumière les réussites récentes ou les projets à venir, et de célébrer le travail de chacun. Quel que soit le format choisi, il est essentiel que la technologie utilisée fournisse une vidéo, un son et un éclairage de qualité pour garantir le succès de ces initiatives.
Optimisation des outils d’IA
La transcription voix-texte est sans doute la fonction d’intelligence artificielle la plus couramment utilisée dans l’environnement de vidéo à distance actuel. Cependant, les responsables informatiques ont bien d’autres moyens d’améliorer leurs technologies de vidéoconférence pour favoriser la communication entre les employés.
Des outils de traitement du langage naturel capables d'améliorer la voix d'un orateur, aux capacités de stabilisation, en passant par les chatbots et autres assistants virtuels IA, il existe des options intéressantes qui peuvent rendre les réunions beaucoup plus productives et engageantes.
Intégration de la réalité virtuelle
La réalité virtuelle poursuit son essor et représente la prochaine grande frontière des technologies de visioconférence. Les casques de réalité virtuelle, qui constituent le point de convergence des utilisateurs, devront s'intégrer facilement aux systèmes de visioconférence existants, et les responsables informatiques devront sélectionner du matériel compatible, fonctionnant avec un maximum de plateformes et d'outils émergents.
Cela peut paraître futuriste et lointain, mais les acteurs majeurs du secteur recherchent activement les applications et les cas d'usage les plus performants pour optimiser la productivité des réunions et des sessions de collaboration en réalité virtuelle. Ainsi, la réalité virtuelle deviendra bientôt aussi courante que la vidéo en direct l'est aujourd'hui, ouvrant la voie à de nouvelles possibilités et à des avancées significatives dans le potentiel de cette technologie.
Alors que le télétravail se démocratise, les équipes informatiques jouent un rôle déterminant pour optimiser l’utilisation des technologies de vidéoconférence afin d’impliquer les employés, de stimuler l’inspiration et ainsi de contribuer à la réussite des entreprises.