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多くの人が職場の生産性を妨げるものといえば、音響を思い浮かべることはないでしょう。しかし、会議室スペースの音響は、特にビデオ会議を使用するハイブリッド型ワークプレイスでは、お互いの理解度を左右する重要な役割を果たします。騒音公害を解決するのは容易ではありませんが、いくつかの解決策があります。ここでは、音響が会議の質にどのような影響を与えるのか、また、設備管理者がより良いビデオ会議体験を実現するために、テクノロジーと組み合わせてどのように音響処理を行うことができるのかをご紹介します。
音響は目に見えるものではありませんが、ビデオ会議の体験に大きな影響を与えます。騒音が原因でお互いの声が聞き取りにくい（明瞭度が低い）場合、同僚は会話の流れを中断して今言ったことをもう一度言ってもらうか、無言のままイライラしながら座っていなければなりません。
最悪の場合、音響環境が悪いと、参加者はオフィスであろうと在宅勤務であろうと、組織の生活から切り離されたように感じてしまいます。聴覚に障がいのある人は、音響の悪いオフィスでのミーティングに参加することに特に違和感を感じるかもしれません。また、遠隔地の同僚は、オフィス内の同僚よりも会話についていけず、見過ごされていると感じるかもしれない。内向的な人など特定の性格の人も、騒がしい空間では最高のアイデアを出すのが難しいと感じるかもしれない。
チームが集まってミーティングを行う場合、全員が目の前の問題に集中することが暗黙の期待となっています。しかし、音響が悪いと集中力が低下し、不必要な精神的疲労や職場ストレスが生じ、組織の生産性が低下することがよくあります。取締役会や取引先、社外パートナーが参加するような注目度の高い会議の場合、音響環境が悪いと、ミッションクリティカルな議題から参加者の注意が逸れ、会社がプロフェッショナルで洗練された印象を与えることが難しくなります。
会議スペースの音響を改善することで、会議の効率と生産性を高めることができます。
会議室の音響問題を解決するには時間がかかり、多層的なアプローチが必要です。特に従業員の不満が大きいにもかかわらず、経営陣がスペースの配置換えや必要な解決策への投資を躊躇しているようなケースでは、経験豊富なコンサルタントに依頼してスペースの正式な調査を実施し、問題の会議室に対する具体的な提案書を作成してもらうことが有効な場合もあります。とはいえ、設備管理者は、以下の5つの解決策を用いることで、会議室の音響を改善するための長い道のりを歩むことができます。
多くの企業が硬く平らな表面を持つ洗練された家具を好みますが、これは会議室における騒音公害の主な原因です。硬い表面は音波を反射し、人々が話したり、書類をシャッフルしたり、椅子の位置を変えたりすると、部屋中に反響します。その累積効果は、使用されていないときに部屋に立っているだけで、想像以上に強くなる可能性があります。そのため、布張りの家具や布製のカバーが付いた柔らかい家具を選ぶと、部屋中に響く音を吸収することができ、不協和音を増やすことがありません。
布張りの家具と同じように、床や窓、壁などの硬い表面にラグやドレープ、カーテンを敷くことで、会議室の音響効果を高めることができます。ラグは目立たないので、美観を重視する企業には良い選択肢かもしれません。ドレープやカーテンは、会議室に大きな窓やガラスパネルがある場合に大きな効果を発揮します。遮音性の高いタイプは特に音を吸収するように設計されており、会議参加者はビデオ会議中にカーテンを閉めるのを忘れないようにする必要があります。会議室のコントロールパネルにリモコンを追加すれば、会議中に必要に応じて調整することができ、会議室の参加者にとってより便利になります。
また、インテリアの美観を引き立てたり、会議室の背景に無理なく溶け込んだりして、周囲の音を吸収する防音パネルを設置することもできます。同じ機能を果たす専用の防音ドアパネルもあり、室内の反射面の総量を減らすことができます。天井から吊り下げるアコースティックバッフルは、空間内での音の振る舞いをコントロールするのに役立ち、騒音公害の量を大幅に減らすことができます。同じ目的を達成するのに役立つ様々な魅力的な音響照明ソリューションがあります。
下がり天井は美観と音響のトレードオフの関係にあり ますが、ハイブリッド型ワークプレイスでのコラボレーション を不必要に難しくする騒々しい状況を作り出す要因のいくつかを軽減 するのに役立ちます。天井が高ければ高いほど、部屋全体に響く音の総面積は増えます。防音タイルで下がり天井を作ることで、その表面積を縮小し、会議環境の不協和音をさらに最小限に抑えることができます。新しい会議室をゼロから設計する場合、または既存の会議室を大幅に変更する場合は、会議スペースの壁に遮音乾式壁を使用することを検討する必要があります。
使用する会議ソリューションは、会議の音響の質にも影響するため、現在使用しているテクノロジーを見て、ハイブリッド会議環境をどの程度サポートしているかを検討するのが賢明です。例えば、Bose Professional Videobar VB1 のようなソリューションには、音声に積極的に焦点を合わせ、ノイズを除去する6つのビームステアリングマイクロホンと、参加者全員に最適な音声を提供するオートEQが搭載されています。例えば、このようなソリューションでは、サウンドマスキング技術を使って、紙を広げたり椅子を動かしたりするような部屋の周囲の雑音を排除し、話している人に自動的に焦点を合わせる排除ゾーンを作ることができます。また、ドアの隙間から入ってくる音を無視するようにカスタマイズすることもできます。このようなノイズキャンセリングやサウンドマスキング機能により、ビデオ会議で遠隔地から参加する同僚も、話の内容を理解しやすくなります。同じ部屋にいなくても、全員が一体感を感じることができ、チームのコラボレーションをより効果的に行うことができます。
音響は見過ごされがちですが、ワークプレイスでのコラボレーショ ンにおいては多くの人が思っている以上に重要な役割を担っています。特にハイブリッドなワークプレイス環境では、騒音はせっかくの生産的なミーティングを頓挫させ、同僚に不必要なフラストレーションを与えることになりかねません。会議室スペースの音響を改善するための積極的なステップを踏むことで、ファシリティマネジャーは企業がより良いミーティングを行い、クライアントやステークホルダーに対してより洗練されたプレゼンテーションを行うことができるようになります。
