職場の生産性を阻害するものといえば、音響は思い浮かばない人が多いでしょう。しかし、会議室の音響は、特にビデオ会議を利用するハイブリッドな職場環境において、人々がどれだけお互いを理解しやすいかを左右する上で重要な役割を果たします。騒音公害の解決は容易ではありませんが、解決策はいくつかあります。ここでは、音響が会議の質にどのような影響を与えるのか、そして施設管理者がテクノロジーと音響対策を組み合わせ、より良いビデオ会議体験を生み出す方法についてご紹介します。
音環境がビデオ会議に与える影響とは
音響は肉眼では見えませんが、ビデオ会議の体験に大きな影響を与えます。特に、対面とリモートの両方の同僚がいるハイブリッドな職場環境では、その影響は顕著です。騒音公害によって同僚同士の会話が聞き取りにくくなる（明瞭度が低い）と、会話の流れを何度も中断して誰かに繰り返してもらうか、時折聞き取れないまま会議が長引くのを黙って苛立ちながら座って待つしかありません。
最悪の場合、音響環境が悪いと、オフィスにいるときでも在宅勤務のときでも、参加者は組織から疎外されたように感じてしまう可能性があります。聴覚に障がいのある人は、音響の悪いオフィスでの会議に参加するのが特に不快に感じるかもしれません。また、リモートワークの同僚は、オフィスにいる同僚よりも会話についていくのが難しく、疎外感を感じることもあります。内向的な性格の人など、特定の性格の人でさえ、騒がしい空間では最高のアイデアを出すのが難しいと感じるかもしれません。
チームが会議に集まる際、全員が目の前の課題に集中することが暗黙の了解となっています。しかし、音響環境が悪いと集中力が損なわれ、結果として不必要な精神的疲労や職場でのストレスが生じ、組織の生産性が低下します。取締役会、顧客、外部パートナーなどが参加する重要な会議の場合、音響環境が悪いと参加者が重要な議題に集中できなくなり、プロフェッショナルで洗練された印象を与えにくくなります。
会議スペースの音響を改善することで、会議の効率と生産性を高めることができます。
会議室の音環境を改善する5つの対処法
会議室の音響問題を解決するには時間がかかり、多層的なアプローチが必要です。特に従業員の間で大きな不満が生じているにもかかわらず、経営陣が空間の再配置や必要な解決策への投資に躊躇しているようなケースでは、経験豊富なコンサルタントに依頼して正式な調査を実施し、該当する会議室に関する具体的な提案を準備してもらうことが効果的です。とはいえ、施設管理者は、これらの5つの解決策を活用することで、会議室の音響改善に大きく貢献できる場合が多いです。
1. ソフトファニチャー
多くの企業は、硬くて平らな表面を持つ洗練された家具を好みますが、これは会議室における騒音公害の主な原因です。これらの硬い表面は音波を反射し、人々が話したり、書類をめくったり、椅子を動かしたりすると、部屋全体に反響します。その累積効果は、使用されていない部屋に立っているだけで想像するよりもはるかに大きくなる可能性があります。そのため、布張りや布張りのカバーが付いた柔らかい家具を選ぶことを検討してください。これらは、部屋全体に反響する音をある程度吸収し、騒音を増やすことはありません。
2. ラグ、ドレープ、カーテン
布張りの家具と同様に、床、窓、壁などの硬い表面にラグ、ドレープ、カーテンを敷くことで、会議室の音響効果を高めることができます。ラグは目立たないため、美観を重視する企業にとって最適な選択肢となるでしょう。会議室に大きな窓やガラスパネルがある場合は、ドレープやカーテンが大きな効果を発揮します。防音仕様のドレープやカーテンは、音を吸収するように特別に設計されており、ビデオ会議中は会議参加者が必ず閉める必要があります。会議室のコントロールパネルにリモコンを追加すれば、会議中に必要に応じて操作することができ、会議室にいる全員がより便利に操作できるようになります。
3. 音響パネルまたはバッフル
防音効果のある音響パネルを設置することで、室内の美観を引き立てたり、会議室の背景に自然に溶け込んで周囲の音を吸収したりすることも可能です。専用の防音ドアパネルも同様の機能を果たし、室内の反射面の総量を減らすことができます。天井から吊り下げる音響バッフルは、空間内での音の挙動を制御し、騒音公害を大幅に軽減するのに役立ちます。また、同様の効果をもたらす魅力的な音響照明ソリューションも数多く存在します。
4. 吊り天井
吊り天井は美観と音響の両立というトレードオフを伴いますが、ハイブリッドワークプレイスにおけるコラボレーションを不必要に困難にする騒音環境を生み出す要因の一部を軽減するのに役立ちます。天井が高いほど、部屋全体に音が反響する表面積が大きくなります。防音タイルを用いて吊り天井を作ることで、その表面積を縮小し、会議環境における不協和音をさらに最小限に抑えることができます。新しい会議室を一から設計する場合、または既存の会議室に大幅な変更を加える場合は、会議スペースの壁に防音乾式壁を使用することを検討してください。
5. 会議テクノロジー
会議ソリューションの種類も会議の音響品質に影響を与えるため、現在使用しているテクノロジーを見直し、ハイブリッド会議環境をどれだけサポートしているかを検討することが重要です。例えば、 Bose Professional Videobar VB1のようなソリューションには、音声にアクティブにフォーカスしてノイズを除去する6つのビームステアリングマイクと、参加者全員に最適な音声を提供する自動EQが搭載されています。例えば、このようなソリューションは、サウンドマスキング技術を使用して、紙をめくる音や椅子を動かす音など、室内の周囲のノイズを除外し、話している人に自動的にフォーカスする除外ゾーンを作成できます。さらに、人々が部屋に入ってくる際にドアから聞こえる音を無視するようにカスタマイズすることも可能です。これらのノイズキャンセリング機能とサウンドマスキング機能により、ビデオ会議で遠隔地から参加する同僚は、発言内容を把握しやすくなります。同じ部屋にいなくても、全員が一体感を感じられるため、チームはより効果的にコラボレーションできます。
音響を改善してビデオ会議体験を向上
音響は見落とされがちですが、職場のコラボレーションにおいて、多くの人が考えるよりもはるかに重要な役割を果たします。特にハイブリッドワークプレイス環境では、騒音公害は本来であれば生産性の高い会議をあっという間に台無しにし、同僚に不必要なフラストレーションを引き起こす可能性があります。会議室の音響改善に積極的に取り組むことで、ファシリティマネージャーは、企業がより良い会議を開催し、顧客や関係者に対してより洗練されたプレゼンテーションを行うよう支援することができます。